Suivez les présentes instructions pour envoyer vos documents à la Section de la protection des réfugiés (SPR) et à la Section d'appel des réfugiés (SAR) par voie électronique ou par télécopieur. Ces instructions peuvent aider à assurer un traitement plus efficace des demandes d'asile et des appels. La SPR et la SAR préfèrent que vous envoyiez vos documents par voie électronique.
Important : Nous mettrons à jour les présentes instructions au besoin, et nous vous en informerons à l'avance. Consultez régulièrement ces instructions pour obtenir les renseignements les plus récents.
Vous trouverez des renseignements supplémentaires dans les documents suivants :
Sur cette page
Utilisez le portail Mon dossier
Mon dossier est un portail en ligne sécurisé pour l'échange de documents électroniques avec la Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR). Si vous êtes admissible, la CISR peut vous envoyer une invitation à vous inscrire. Une fois inscrit, vous pouvez utiliser Mon dossier pour :
- envoyer les documents relatifs à votre demande d'asile ou à votre appel (comme la preuve à l'appui et les formulaires);
- recevoir les communications de la CISR (comme les avis et les décisions);
- vérifier l'état de votre demande d'asile ou de votre appel.
Les conseils et les
représentants désignés doivent utiliser le portail Mon dossier pour soumettre des documents par voie électronique (à partir du 30 octobre 2025).
Les demandeurs d'asile et
les appelants non représentés peuvent utiliser le courriel pour transmettre des documents à la SPR ou à la SAR jusqu'à ce qu'ils reçoivent une invitation à s'inscrire à Mon dossier.
Remarque: Les invitations de Mon dossier sont envoyées
progressivement, de sorte que tous les demandeurs d'asile ou appelants ne recevront pas une invitation en même temps. Si vous ne recevez pas d'invitation, vous devez continuer à envoyer et recevoir des documents par courriel, par la poste, par messagerie ou en personne.
Voir le
Guide d'utilisation de Mon dossier pour obtenir plus de renseignements sur l'inscription, les fonctionnalités du portail et l'aide technique.
Demande en vue d'utiliser un autre moyen électronique
Vous ne pouvez
pas utiliser un autre moyen électronique pour transmettre des documents à moins d'avoir obtenu l'autorisation de la section visée.
Pour faire une demande, vous devez remplir et faire parvenir au
bureau régional approprié une
Demande de transmission de documents par un autre moyen électronique. Ces demandes ne seront approuvées que dans des circonstances exceptionnelles.
Formatez vos courriels correctement
Si vous nous envoyez un courriel, la
ligne d'objet du courriel doit inclure :
- le
numéro de dossier de la
SPR ou de la
SAR ou l'identificateur unique de client (IUC) contenant de 8 à 10 chiffres. Vous trouverez ces renseignements dans le haut des lettres que vous recevez de la SPR ou de la SAR;
- le
type de document (par exemple : communication, demande, formulaire Fondement de la demande d'asile (formulaire FDA), avis d'appel ou dossier de l'appelant);
- la
date de l'audience (si elle a été fixée).
Veuillez utiliser l'exemple ci-dessous pour la ligne d'objet :
- Numéro de dossier ou IUC – Type de document – Date de l'audience (le cas échéant)
- Par exemple : MCX-XXXXX – Communication – AAAA-MM-JJ
- Par exemple : XXXXXXXXXX – Modification au formulaire FDA
Joignez les documents en pièce jointe
N'oubliez pas de joindre le document au courriel. Il doit être en format PDF uniquement. Aucun autre format ne sera accepté.
Ne faites pas de demandes dans le corps du courriel
Nous n'acceptons pas les demandes de renseignements, les requêtes, les demandes de communication de document, ni aucune autre demande soumise directement dans le corps du courriel.
Évitez les soumissions en double
Ne transmettez
pas les mêmes documents par plusieurs moyens (par exemple : par Mon dossier, par courriel ou par télécopieur). Choisissez une seule méthode afin d'éviter les retards ou la confusion.
Nommez vos documents correctement
Dans le nom du document, il faut inclure :
- le numéro de dossier de la SPR ou de la SAR (contenant des lettres et des chiffres) ou IUC contenant de 8 à 10 chiffres. Vous trouverez ces renseignements dans le haut des lettres que vous recevez de la SPR ou de la SAR;
- le type de document (par exemple : communication, demande, formulaire Fondement de la demande d'asile (formulaire FDA), avis d'appel ou dossier de l'appelant).
Veuillez utiliser l'exemple ci-dessous pour nommer votre document :
- Numéro de dossier ou IUC – Type de document
- Par exemple : TCX-XXXXX – Communication
- Par exemple : XXXXXXXXXX – formulaire Fondement de la demande d'asile
Utilisez le bon format pour vos documents
- Utilisez
uniquement le format PDF.
- N'utilisez
pas de liens dans les documents. Joignez toujours un fichier PDF ou une copie numérisée du document papier.
- Utilisez une taille de police d'au moins 12 points.
- Envoyez des photocopies claires et lisibles des documents originaux et numérotez les pages dans le bon ordre.
- Envoyez différents types de documents dans des fichiers PDF distincts. Par exemple, une « demande de changement de date d'audience » et des « documents personnels communiqués » sont des types de documents différents et doivent être envoyés dans des fichiers PDF distincts.
- Si vous mettez plus d'un document du
même type dans un seul fichier PDF (par exemple : communication), incluez une
table des matières qui identifie chaque document.
- Ne combinez
pas les documents de différents groupes de cas au moment de nous les envoyer. N'envoyez que les documents se rapportant à
un même groupe de cas, c'est-à-dire un seul numéro de dossier principal et les dossiers connexes.
- N'ajoutez
pas à vos documents de restrictions qui pourraient empêcher leur visionnement, leur impression ou leur recherche. Cela inclut, par exemple, la protection par mot de passe, les fichiers intégrés ou les liens Internet.
Respectez les limites de taille des fichiers
-
Mon dossier : vous pouvez envoyer jusqu'à 5 fichiers en pièce jointe, pour une taille totale maximale de 110 Mo.
-
Courriel : la taille totale du courriel ne doit pas dépasser 20 Mo.
-
Télécopieur : chaque télécopie ne doit pas dépasser 20 pages.
Faites traduire vos documents au besoin
Si vos documents ne sont pas en anglais ou en français, ils doivent être traduits dans l'une de ces langues officielles. La traduction doit être faite par une personne. N'utilisez
pas d'outils d'intelligence artificielle ni des services Web. Les traductions doivent inclure une déclaration attestant l'exactitude de la traduction, le nom du traducteur, la langue originale et le dialecte (le cas échéant).
Envoyez les éléments de preuve audio et vidéo par la poste ou par messagerie
Si vous prévoyez d'utiliser un fichier audio ou vidéo comme élément de preuve, vous devez l'envoyer sur un
dispositif physique, tel qu'une
clé USB ou un
CD, par la poste ou par messagerie. Vous pouvez aussi le déposer en personne. N'envoyez
pas de liens URL.
Lors de l'envoi de fichiers audio ou vidéo, joignez un résumé du contenu. Ce résumé doit :
- expliquer quelles parties du contenu sont importantes;
- préciser l'heure exacte (horodatage) à laquelle chaque point est traité dans l'enregistrement.
Si l'élément de preuve est dans une langue autre que le français ou l'anglais, veuillez fournir une traduction en français ou en anglais.
Étiquetez clairement les éléments de preuve contenant du contenu explicite
Si vos documents comportent du contenu explicite ou de nature délicate (par exemple violence, blessures graves ou actes sexuels), étiquetez-les avec la mention :
Avis : contenu explicite.
L'étiquette doit être placée à un endroit bien en vue de la trousse documentaire, comme :
- la page couverture;
- la table des matières;
- la ligne d'objet du courriel.
Respectez les délais relatifs à la transmission
Un document est considéré comme
reçu à la date de réception indiquée par l'horodatage électronique. Les documents soumis après
23 h 59, heure normale du Pacifique (HNP), sont considérés comme ayant été déposés le jour suivant.
Les délais relatifs à la transmission sont calculés en fonction des règles de la section.