Avis de pratique : Communication par courriel à la Section de l’immigration

​ À compter du 6 avril 2020, la Section de l’immigration (SI) autorisera les parties à communiquer des pièces de correspondance et d’autres documents par courriel au greffe de la SI de chaque bureau régional. Pour l’application du présent avis, une « partie » comprend le conseil, les personnes non représentées, les cautions et tout représentant désigné.

Ce changement de pratique est prévu à l’alinéa 29b) des Règles de la Section de l’immigration (Règles de la SI), selon lequel les documents peuvent être transmis par courriel, si la Section l’autorise.

Le présent avis explique les circonstances dans lesquelles la communication par courriel est autorisée et la procédure que les parties doivent suivre lorsqu’elles transmettent des documents par courriel.

Consentement à la communication par courriel

Sur consentement, la SI communiquera par courriel avec une partie. Cela inclura toutes les procédures actuelles et à venir devant la SI. À moins que le consentement ne soit expressément révoqué, la SI estimera qu’une partie a consenti à la communication par courriel si, à un moment donné, cette partie lui a fourni son adresse de courriel.

Si une partie fournit son adresse de courriel à la SI, elle consent également à recevoir par courriel la correspondance relative à la procédure devant la SI de la part de toute autre partie à la procédure.

Si vous ne souhaitez pas recevoir de communications de la part de la SI par courriel, vous devez en aviser la SI et le conseil du ministre par écrit. Lorsque l’avis aura été reçu, la SI retirera l’adresse courriel des coordonnées à votre dossier pour toutes les procédures actuelles et à venir à la SI.

Pièces de correspondance pouvant être communiquées par courriel

Les types de documents suivants peuvent être envoyés par courriel à la SI :

  • les formulaires de la SI
  • les demandes
  • la communication de documents
  • les observations écrites
  • les réponses à toute demande de la SI ou de l’autre partie à la procédure

Tous les documents devraient être communiqués sous la forme de pièces jointes au courriel, à l’exception des demandes courtes qui peuvent être rédigées dans le corps du courriel.

Documents que la Section de l’immigration n’enverra pas par courriel

Pour des raisons touchant la protection des renseignements personnels et la sécurité, la SI ne transmettra pas un document par courriel s’il contient des renseignements désignés Protégé B ou de niveau supérieur, ou s’il est assujetti à une ordonnance de confidentialité ou à une interdiction de publication.

Instructions concernant la communication de documents par courriel

Contenu du courriel

  • Vous devez inscrire votre nom, le nom de l’intéressé, le numéro de dossier de la SI applicable et l’identificateur unique de client (IUC) dans l’objet du courriel. Ces renseignements figurent dans le haut de toute correspondance liée au cas reçue de la part de la SI. Si vous n’être pas en mesure d’obtenir ces renseignements, veuillez communiquer avec le greffe de la SI de votre bureau régional.
  • Tous les courriels doivent être adressés au greffe de la SI du bureau régional où l’audience a lieu.
  • Si votre courriel n’est pas adressé à toutes les autres parties à la procédure, vous devez expliquer dans votre courriel la manière dont vous avez communiqué le document soumis aux autres parties et le moment où vous l’avez fait.

Documents joints

  • La taille totale des fichiers de votre courriel, y compris toutes les pièces jointes, ne doit pas excéder dix mégaoctets (Mo).
    Les courriels dont la taille totale des fichiers excède 10 Mo risquent de ne pas être transmis à tous les destinataires. Si vous désirez transmettre un document dont la taille excède 10 Mo, veuillez communiquer avec le greffe de la SI de votre bureau régional pour obtenir des directives.
  • Les documents doivent être communiqués en format de document portable (PDF).
  • Les documents doivent contenir votre nom, le nom de l’intéressé, le numéro de dossier de la SI et l’IUC.
  • Les documents doivent être conformes aux Règles de la SI en ce qui concerne la communication de documents.
  • Les documents en couleur sont acceptés, mais la SI les imprimera en noir et blanc (niveaux de gris) pour les verser au dossier.
  • En ce qui concerne les documents qui requièrent une signature, la signature électronique (c’est à dire dactylographiée) est généralement acceptable. Si le document doit légalement porter une signature manuscrite (comme dans le cas d’un affidavit), une copie numérisée du document est acceptable à la condition que l’expéditeur conserve l’original.

Après avoir envoyé votre courriel, vous recevrez une réponse automatique du serveur de courriels de la SI accusant réception de votre courriel. Vous n’avez pas à envoyer une copie papier par la poste si vous avez communiqué le document par courriel.

Communications non conformes ou inappropriées

Il se peut qu’un courriel qui ne respecte pas les instructions susmentionnées soit retourné à la partie, qui sera invitée à le retransmettre correctement. La SI peut aussi refuser un courriel si l’expéditeur fait une mauvaise utilisation du service en envoyant des courriels excessivement longs, répétitifs ou irrespectueux à l’égard de la SI ou de tout autre participant à l’audience.

Les courriels qui ne se rapportent pas à des cas de la SI seront supprimés sans être traités davantage.

Moment où un document est jugé reçu

Lorsqu’un document est fourni par courriel conformément aux Règles de la SI et aux instructions énoncées dans le présent avis de pratique, la SI juge qu’il est reçu à la date et à l’heure d’envoi ou de réception inscrites dans le courriel, selon le cas.

Pour obtenir de l’aide

Si vous avez des questions concernant la transmission de documents par courriel, veuillez communiquer avec le greffe de la SI de votre bureau régional.

Adresses de courrier électronique du greffe de la Section de l’immigration

Lorsque vous communiquez par courriel avec la SI, veuillez utiliser l’adresse de courriel appropriée :

SI, bureau régional de l’Ouest (numéros de dossier de la SI commençant par 0001-)
IRB.Western_ID_detentions-ouest_SI_detention.CISR@irb-cisr.gc.ca

SI, bureau régional du Centre (numéros de dossier de la SI commençant par 0003-)
IRB.TorontoID-SIToronto.CISR@irb-cisr.gc.ca

SI, bureau régional de l’Est (numéros de dossier de la SI commençant par 0018-)
Mtl.Fax606-SI@irb-cisr.gc.ca

Signé le 7 avril 2020

S​igné par Greg Kipling
Vice-président, SI