Inscription au portail Mon dossier et soumission de documents

En novembre 2019, la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) a lancé un projet pilote de portail libre-service sécuritaire et en ligne appelé Mon dossier. Le 26 octobre 2020, la CISR a publié un avis de pratique et a entamé la deuxième phase du projet pilote en ajoutant la fonction d’échange de documents sécurisés à Mon dossier.

S’inscrire au portail Mon dossier

Dans la deuxième phase du projet pilote, l’inscription à Mon dossier est ouverte à tous les conseils ayant un dossier actif devant la Commission. Au cours des prochains mois, nous envisagerons de nouvelles fonctionnalités, dont la possibilité pour les appelants et les demandeurs d’asile de s’inscrire au portail.

D’ici les prochaines semaines, nous contacterons directement les conseils par courriel, courrier ou télécopieur pour les inviter à se créer un compte. Si vous êtes un conseil et souhaitez-vous inscrire plus tôt, veuillez nous joindre en appelant le service de dépannage Mon dossier au 1-833-777-2433 ou en nous envoyant un courriel à l’une des adresses suivantes :

Bureau régional de l’Ouest : IRB.mycasewestern-mondossierouest.CISR@irb-cisr.gc.ca
Bureau régional du Centre : IRB.mycasecentral-mondossiercentre.CISR@irb-cisr.gc.ca
Bureau régional de l’Est : irb.MyCaseEastern-mondossierEst.cisr@cisr-irb.gc.ca

Assurez-vous d’utiliser ces coordonnées uniquement pour des questions en lien avec le portail Mon dossier. Pour toute autre question liée au tribunal, veuillez communiquer avec le bureau régional qui traite le dossier.

Comment s’inscrire

Étapes

  1. Remplissez le formulaire d’inscription que vous avez reçu avec votre invitation et renvoyez-nous-le.
  2. Nous communiquerons avec vous pour organiser une rencontre à distance via Cisco Webex où nous confirmerons votre identité de façon officielle.
  3. Nous vous enverrons l’URL du portail Mon dossier ainsi qu’un code d’invitation dont vous aurez besoin plus tard dans le processus d’inscription.
  4. Lors de votre première connexion au portail Mon dossier, vous devrez créer une CléGC, en utiliser une que vous avez déjà ou sélectionner l’un des partenaires de connexion. Une fois connecté, vous devrez entrer le code d’invitation de l’étape 3.
  5. Vous recevrez un code d’accès par SMS que vous devrez entrer pour confirmer votre identité.

La prochaine fois que vous vous connecterez au portail Mon dossier, vous aurez seulement besoin de votre CléGC ou votre partenaire de connexion.

Vous soumettez des documents à la CISR?

Vous pouvez ajouter jusqu’à cinq pièces jointes par soumission. Les documents ne doivent pas dépasser 50 Mo et doivent être en format PDF. Veuillez noter que les autres formats, comme les fichiers audio, ne sont pas acceptés sur le portail.

Documents pouvant être soumis via Mon dossier

Voici des exemples de documents pouvant être échangés sur Mon dossier :

  • Formulaires des sections
  • Demandes
  • Communication de documents
  • Observations écrites

Tous les documents, y compris ceux contenant des renseignements personnels, peuvent être échangés sur Mon dossier. Le portail est conçu pour l’échange de documents dont la classification est inférieure ou égale à « Protégé B ».

Divulgation

Aux fins de divulgation, combinez tous les documents en un seul fichier PDF dont les pages sont numérotées. Si vous avez plus d’un document, ajoutez une table des matières au début du fichier PDF et numérotez les différents documents. N’ajoutez pas les documents qui ne font pas partie de la divulgation à votre fichier PDF.

Documents qui ne font pas partie de la divulgation

Ne téléversez qu’un seul fichier PDF par sujet. Par exemple, évitez de combiner un changement d’adresse et une demande pour changer l’heure et la date d’une audience. Ces deux documents doivent être envoyés sous forme de deux fichiers PDF différents.

Avis d’appel

Les documents ne peuvent être échangés via Mon dossier qu’une fois qu’un appel a été déposé. Ainsi, les avis d’appel ne peuvent être soumis sur le portail.

Déclaration de signification

Les règles des sections mentionnent clairement le moment où il faut signifier le document au ministre ou à une autre partie. Veuillez consulter le site Web de la CISR si vous avez des doutes. Au moment où vous soumettez le document par voie électronique, remplissez la section Déclaration de signification si les règles de la section l’exigent.

Date de réception

Nous considérons que la date de réception d’un document est celle indiquée par l’horodatage électronique dans Mon dossier (heure de l’Est). Le document sera considéré comme ayant été rempli à temps en fonction de l’heure locale équivalente du bureau régional de la CISR qui traite le dossier. Par exemple, un document rempli pour un dossier de Vancouver portant l’horodatage 2021-04-02 01:00 sera considéré comme ayant été reçu le 2021-04-01 à 22 h.

Document rejeté

Si les documents soumis ne sont pas conformes aux procédures, sont téléversés au mauvais endroit ou contiennent de l’information sur plusieurs dossiers non connexes, la soumission pourrait être rejetée. Dans ce cas, vous recevrez un courriel automatisé vous demandant de soumettre de nouveau le document correctement.

Les documents qui sont soumis correctement dans Mon dossier peuvent être rejetés par la section s’ils ne satisfont pas à ses règles. Celle-ci vous avisera si le document soumis est rejeté.