À compter du 31 janvier 2020, la Section d’appel de l’immigration (SAI) autorisera la communication de documents ou d’autres éléments de correspondance par courriel dans les Greffes de tous les bureaux régionaux. Pour l’application du présent avis, une « partie » comprend le conseil de celle-ci ainsi que tout représentant désigné.
Ce changement de pratique est conforme aux Règles de la Section d’appel de l’immigration (les Règles de la SAI), lesquelles permettent la communication de documents par courriel lorsque la Section l’autorise.
Le présent avis explique les circonstances dans lesquelles la communication par courriel est autorisée et la procédure que les parties doivent suivre.
Consentement à la communication par courriel
Sur consentement, la SAI communiquera par courriel avec les parties. Lorsqu’une partie a fourni à la SAI son adresse de courriel (ou adresse électronique), la SAI jugera que cette partie a consenti à la communication par courriel.
Si une partie fournit son adresse électronique à la SAI, elle consent également à recevoir par courriel la correspondance relative à l’appel de la part de toute autre partie à l’appel.
Éléments de correspondance pouvant être communiqués par courriel
Les types de documents suivants peuvent être envoyés par courriel à la SAI :
- tout formulaire de la SAI, y compris le formulaire d’avis d’appel
- la communication de documents, y compris les dossiers d’appel
- les observations écrites
- la réponse à toute demande de la SAI ou de toute autre partie
- les demandes
À l’exception de certaines demandes, tous les documents devraient être communiqués sous la forme de pièces jointes au courriel. Les demandes courtes peuvent être rédigées dans le corps du courriel.
Documents ne pouvant pas être communiqués par courriel
La SAI ne transmettra pas un document par courriel s’il contient des renseignements désignés Protégé B ou de niveau supérieur, s’il a été déclaré confidentiel ou s’il est assujetti à une ordonnance limitant la publication, la diffusion ou la transmission par la SAI ou toute autre autorité compétente.
Instructions concernant la communication de documents par courriels
Contenu du courriel
- Vous devez inscrire votre nom, le numéro de dossier de la SAI et l’identificateur unique de client (IUC) dans l’objet du courriel. Ces renseignements figurent dans le haut des lettres que vous recevez de la part de la SAI.
- Tous vos courriels doivent être adressés à la SAI et au bureau du ministre. Les adresses électroniques en question se trouvent dans la lettre que vous avez reçue et qui sert à accuser réception de votre appel.
Documents joints
- La taille totale des fichiers de votre courriel, y compris toutes les pièces jointes, ne peut excéder 10 Mo.
Il se peut que les courriels dont la taille totale des fichiers excède 10 Mo ne soient pas transmis à tous les destinataires. Vous pouvez transmettre les documents plus volumineux par la poste ou communiquer avec le Greffe de la SAI pour obtenir des directives.
- Les documents doivent être communiqués en format PDF
- Les documents doivent contenir votre nom, votre numéro de dossier de la SAI et votre IUC
- Les documents doivent également être conformes aux Règles de la SAI en ce qui concerne la communication de documents. Vous pouvez consulter le guide sur la préparation et la communication de documents sur le site Web de la SAI
- Les documents en couleur sont acceptés, mais la SAI les imprimera en noir et blanc (niveaux de gris) pour les verser au dossier. Au besoin, vous pouvez apporter vos propres copies couleur à l’audience
- En ce qui concerne les documents qui requièrent une signature, la signature dactylographiée est généralement acceptable. Si le document doit légalement porter une signature manuscrite (comme un affidavit), une copie numérisée du document est acceptable à la condition que l’expéditeur conserve l’original
Après avoir envoyé votre courriel, vous recevrez une réponse automatique du serveur de courriels de la SAI accusant réception de votre courriel. Vous n’avez pas à envoyer une copie papier par la poste si vous avez communiqué le document par courriel.
Communications non conformes ou inappropriées
Il se peut qu’un courriel qui ne respecte pas les instructions susmentionnées soit retourné à la partie, qui sera invitée à le retransmettre correctement. La SAI peut aussi refuser un courriel si l’auteur fait une mauvaise utilisation du service en envoyant des courriels excessivement longs, répétitifs ou irrespectueux à l’égard de la SAI ou de tout autre participant.
Document jugé reçu
Lorsqu’un document est fourni par courriel, la SAI juge qu’il est reçu à la date et à l’heure d’envoi ou de réception inscrites sur le courriel, selon le cas.
Renonciation à la communication par courriel
Le choix d’envoyer et de recevoir des documents par courriel vous revient. Si vous ne souhaitez plus recevoir de pièces de correspondance de la SAI par courriel, vous devez en informer la SAI et le conseil du ministre par écrit. Une fois l’avis reçu, la SAI retirera l’adresse électronique des coordonnées inscrites à votre dossier.
Pour obtenir de l’aide
Si vous avez des questions concernant la communication de documents par courriel ou tout autre aspect du présent avis, veuillez communiquer avec le Greffe de votre bureau régional.