Rapport annuel concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels 2020-2021

​​​​Table des matières

1. Introduction
2. La Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada
1. ​ La Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada
2. La Direction des communications et de l’accès à l’information
3. Délégation de pouvoirs
4. Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels – Interprétation
1. Demandes reçues
2. Décisions à l’égard des demandes traitées
3. Exceptions invoquées
4. Exclusions citées
5. Délai de traitement
6. Prorogation des délais
7. Traduction
8. Méthode de consultation
9. Corrections et mention des corrections
10. Coûts
11. COVID-19
5. Demandes de renseignements personnels informelles
6. Demandes de consultation
7. Plaintes et enquêtes
8. Activités de surveillance
9. Atteintes à la vie privée
10. Activités de sensibilisation et de formation
11. Politiques, lignes directrices et procédures
12. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
13. Communications en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi
14. Salles de consultation
15. Annexe A : Ordonnances de délégation de pouvoirs
16. Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
17. Annexe C : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels de 2020-2021

1. Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) a pour objet de fournir aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne présente au Canada, le droit d’accès aux renseignements personnels que détiennent les institutions fédérales, sous réserve d’exceptions limitées et précises.

L’article 72(1) de la Loi exige que le responsable de chaque institution fédérale dépose, à la fin de chaque exercice, un rapport d’application de la Loi en ce qui concerne son institution.   

Le présent rapport annuel présente un résumé de la gestion et de l’application de la Loi à la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) au cours de la période de référence 2020‑2021. Il s’adresse au grand public, aux parlementaires et au personnel de la CISR.

2. Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada

I. La Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada :

La CISR est le plus grand tribunal administratif indépendant au Canada. Sa mission consiste à régler, de manière efficace, équitable et conforme à la loi, les cas d’immigration et de statut de réfugié.

La CISR est actuellement composée de quatre sections :

• La Section de la protection des réfugiés (SPR), qui statue :
• sur les demandes d’asile présentées au Canada;
• sur les demandes d’annulation de la qualité de réfugié;
• sur les demandes de perte de l’asile.
• La Section de l’immigration (SI), qui :
• effectue des enquêtes sur des étrangers ou des résidents permanents qui demandent à entrer au Canada ou qui s’y trouvent déjà et seraient interdits de territoire;
• contrôle les motifs de détention d’étrangers ou de résidents permanents détenus pour des raisons d’immigration.
• La Section d’appel de l’immigration (SAI), qui instruit :
• les appels interjetés contre le refus, par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC), de demandes de parrainage au titre de la catégorie du regroupement familial;
• les appels interjetés contre certaines mesures de renvoi prises à l’égard de résidents permanents, de réfugiés au sens de la Convention, d’autres personnes protégées et de titulaires d’un visa de résident permanent;
• les appels interjetés par des résidents permanents au sujet desquels un agent d’IRCC, hors du Canada, a conclu qu’ils avaient manqué à l’obligation de résidence;
• les appels interjetés par le ministre de la Sécurité publique contre des décisions rendues par la SI au terme d’une enquête.

La quatrième section, la Section d’appel des réfugiés (SAR), a été mise en place en décembre 2012 avec l’entrée en vigueur de la Loi sur des mesures de réforme équitables concernant les réfugiés et la Loi visant à protéger le système d’immigration du Canada.

La SAR instruit :

• les appels interjetés contre une décision de la SPR d’accueillir ou de rejeter une demande d’asile;
• les appels interjetés contre une décision de la SPR de rejeter une demande présentée par le ministre visant la perte de l’asile;
• les appels interjetés contre une décision de la SPR de rejeter une demande présentée par le ministre visant l’annulation d’une décision ayant accueilli une demande d’asile.

Le président de la CISR rend des comptes au Parlement par l’entremise du ministre d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada.

II. La Direction des communications et de l’accès à l’information :

La Direction des communications et de l’accès à l’information veille à ce que la CISR respecte les obligations prévues par la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels de la manière suivante :

• traiter les demandes d’accès à l’information et les demandes de renseignements personnels pour la CISR;
• répondre aux demandes de consultation présentées par d’autres institutions fédérales;
• donner des conseils et une orientation au personnel de la CISR en ce qui concerne l’interprétation des deux lois de même que des politiques et des lignes directrices connexes du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT);
• au nom de la CISR, assurer la liaison avec le SCT, le Commissariat à la vie privée et le Commissariat à la protection des renseignements personnels de même qu’avec d’autres ministères et organismes gouvernementaux relativement à un large éventail de questions qui touchent l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (AIPRP), allant de l’interprétation de la loi aux détails des processus et des procédures;
• fournir des observations sur l’élaboration des politiques et des procédures de la CISR pour assurer leur conformité aux dispositions des deux lois;
• assurer la coordination de la préparation du chapitre Info Source de la CISR;
• préparer les rapports annuels à l’intention du Parlement sur l’application de chaque loi;
• participer aux tribunes sur l’AIPRP, par exemple aux réunions et aux groupes de travail de la collectivité de l’AIPRP du SCT.

L’équipe de l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (AIPRP) qui est au sein de la Direction des communications et de l’accès à l’information fait partie de la Direction générale des orientations stratégiques et des affaires ministérielles. Elle est constituée d’un gestionnaire/coordonnateur, d’un superviseur, de six agents de l’AIPRP et deux commis.

Au cours de la période de référence, la CISR n’a pas fourni de service à une autre institution fédérale selon l’article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cela est principalement dû à la taille de l’équipe de l’AIPRP qui est déjà très petite.

Bien que l'article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignement personnels permette aux institutions relevant du même ministre de conclure entre elles des ententes afin de partager les ressources et la capacité de l'AIPRP, la CISR n'a conclu aucune entente de service pour la période de référence.

3. Ordonnance de délégation de pouvoirs

En vertu de l’article 73(1) de la Loi, le responsable d’une institution gouvernementale peut, par arrêté, déléguer certaines de ses attributions à des cadres ou employés de l’institution.

L’autorité nécessaire pour exercer les attributions du président (administrateur général) de la CISR pour l’application de la Loi a été déléguée au directeur exécutif, au directeur général de la Direction générale des orientations stratégiques et des affaires ministérielles, au Directeur de la Direction des communications et de l’accès à l’information, au gestionnaire/coordonnateur de l’AIPRP ainsi qu’au superviseur de l’AIPRP.

Le président, le directeur exécutif, l’agent de sécurité de la Commission, l’agent de sécurité adjoint de la Commission et l’agent de sécurité régional sont chargés d’autoriser la communication de renseignements personnels jugés d’intérêt public au titre de l’alinéa 8(2)m) de la Loi.

Une copie de l’ordonnance de délégation de pouvoirs est jointe à l’Annexe A.

4. Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels – Interprétation

Voici un aperçu des renseignements statistiques contenus à l’Annexe B du présent rapport.

I. Demandes reçues :

En 2020 2021, la CISR a reçu 1338 demandes officielles de renseignements personnels, ce qui représente une diminution de 36.1 % du volume de demandes par rapport à l’exercice 2019 2020, au cours duquel 2094 demandes officielles avaient été présentées.

De plus, 122 autres demandes ont été reportées de l’exercice précédent.

Au cours des cinq dernières années, le nombre de demandes reçues et traitées par la CISR a diminué d’une année à l’autre. Toutefois, la direction de l’AIPRP est heureuse de signaler qu’en moyenne, 3106 demandes ont été reçues et traitées annuellement.

II. Décisions à l’égard des demandes traitées

Au total, 1394 demandes officielles ont été traitées durant la période de référence 2020 2021. Les demandes traitées ont été réglées de la manière suivante :

Parmi les 131 859 pages examinées en réponse à ces demandes, 129 633 ont été communiquées. En comparaison avec l’exercice précédent, ce sont approximativement 57 000 pages de moins qui ont été examinées et 48 000 pages de moins qui ont été communiquées en 2020-2021.

Au cours de l’exercice 2020-2021, un total de 431 demandes (soit 30,9 %) ont été complètement divulguées, 53 demandes (soit 3,8 %) ont été partiellement divulguées et 13 demandes ont été abandonnées. En ce qui concerne ces 13 cas abandonnés, les demandeurs n’ont pas pu fournir suffisamment de renseignements pour permettre à la CISR de trouver la documentation demandée ou n’ont pas obtenu le consentement écrit d’une autre personne afin d’autoriser la CISR à divulguer les renseignements personnels de cette personne.

De plus, un total de 896 demandes (soit 64,3 %) n’ont pas pu être traitées, car aucun document pertinent n’existait. Depuis février 2013, le bureau d’AIPRP de la CISR reçoit des demandes de renseignements personnels provenant de personnes présentes au Canada qui souhaitent obtenir, dans le but de se rendre en Inde, une lettre attestant qu’elles n’avaient jamais présenté une demande d’asile. Le consulat général de l’Inde exige qu’une lettre de la CISR soit jointe à chaque demande pour préciser si la personne a présenté une demande d’asile et, dans l’affirmative, si la demande d’asile a été accueillie, rejetée, retirée ou abandonnée.

III. Exceptions invoquées

La section 2.2 du rapport statistique catégorise les exceptions appliquées conformément à la Loi. En 2020 2021, la CISR a principalement eu recours aux exceptions prévues aux dispositions suivantes de la Loi :

• le paragraphe 26 portant sur les renseignements personnels, et
• le paragraphe 22(1) portant sur les enquêtes.

Mentionnons qu’une exception invoquée plusieurs fois dans le cadre d’une même demande n’est inscrite qu’une seule fois dans le rapport statistique ci-joint.

IV. IV. Exclusions citées

Selon les articles 69 et 70, la Loi ne s’applique pas aux :

• documents de bibliothèque ou de musée conservés uniquement à des fins de référence ou d’exposition pour le public;
• documents déposés aux bibliothèques et aux musées par des personnes ou organisations extérieures aux institutions fédérales ou pour ces personnes ou organisations;
• documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada.

Cela dit, la section 2.3 du rapport statistique est réservée à la présentation de données sur le nombre d’exclusions appliquées conformément à ces articles de la Loi.

Au cours de la période de référence 2020 2021, la CISR n’a appliqué aucune exclusion prévue aux articles 69 et 70 de la Loi.

V. Délai de traitement

Le tableau ci-dessous résume le délai de traitement des 1394 demandes traitées en 2020 2021. De ces demandes, 1123, soit 80,6 %, ont été traitées dans les délais prévus.

Il est à noter qu’en début de pandémie, la CISR a interrompu toutes les fonctions en présentiel afin de protéger la santé et la sécurité du personnel. L’impact de cet arrêt a rendu impossible l’observation du délai légal prévu pour un total de 266 demandes en raison de l’impossibilité d’accéder aux dossiers papier puisque les employés travaillaient à domicile. Si ces dossiers en retard n’avaient pas été pris en compte, le délai de traitement des demandes aurait été de l’ordre de 99,6 %.

Ceci signifie que la CISR a répondu à un total de :

• 1120 demandes dans un délai de 30 jours ou moins (80 %),
• 274 demandes dans un délai de 31 jours ou plus (20 %)
  

VI. Prorogation des délais

L’article 15 de la Loi autorise les institutions gouvernementales à proroger le délai de 30 jours prévu par la loi pour le traitement d’une demande.

Au cours de la période de référence 2020 2021, la CISR a prorogé le délai dans 53 cas au total. Dans 52 de ces cas, le délai prévu par la loi a été prorogé parce que le respect du délai de traitement initial aurait entravé de manière déraisonnable le fonctionnement de la CISR. Dans un cas, une consultation auprès d’une institution gouvernementale était nécessaire et a rendu impossible l’observation du délai initial prévu.

VII. Traduction

Aucune demande de traduction de documents d’une langue officielle à l’autre a été présentée durant la période de référence.

VIII. Méthode de consultation

En 2020 2021, 484 cas ont fait l’objet d’une communication totale ou partielle. Dans 124 de ces cas, une copie papier a été remise aux demandeurs, alors que, dans les 360 autres cas, les documents ont été remis sous forme électronique.

Mentionnons que ces chiffres sont fondés uniquement sur les demandes pour lesquelles des renseignements ont été communiqués.

IX. Corrections et mention des corrections

Aucune demande de correction de renseignements personnels n’a été complétée au cours de la période de référence.

X. Coûts

Pour l’exercice 2020 2021, la Direction des communications et de l’accès à l’information a consacré un total estimatif de 558 025 $ pour l’application de la Loi en rémunération. Les ressources humaines utilisées pour cette période de référence s’établissent à 7,2 ETP.

XI. COVID-19

Étant donné que le télétravail était une pratique courante au sein de l’équipe l’AIPRP avant la pandémie, les mesures exceptionnelles qui ont été mises en place par le gouvernement du Canada pour lutter contre la COVID-19 ont eu un faible impact sur la capacité de la CISR à recevoir les demandes, comme le prévoit la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cependant, les difficultés d’accès aux dossiers papier puisque les employés travaillaient à domicile ont entrainé des retards dans les délais de traitement. En début de pandémie, ce problème a entraîné des retards pour 266 demandes. Des mesures administratives ont depuis été prises pour régler cette situation.

5. Demandes de renseignements personnels informelles

Durant la période de référence, la CISR a traité 28 demandes de renseignements personnels informelles. Au total, 2688 pages ont été examinées, et 2500 pages ont été communiquées aux demandeurs, ce qui représente une augmentation 69 % du nombre de page examinées et de 67 % du nombre de pages communiquées par rapport à l’exercice précédent, au cours duquel 27 demandes informelles avaient été présentées et où 840 pages avaient été examinées et dont 825 d’entre elles avaient été communiquées.

6. Demandes de consultation

En 2020 2021, la CISR a répondu à une demande de consultation présentée par d’autres institutions gouvernementales. Au total, cinq pages ont été examinées en réponse à cette consultation, et la totalité des pages a fait l’objet d’une recommandation favorable concernant la communication au demandeur.

7. Plaintes et enquêtes

Au cours de l’exercice 2020 2021, trois nouvelles plaintes contre la CISR ont été déposées auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Cela représente 0,2 % de toutes les demandes reçues et traitées durant cette même période. Seulement une plainte était en cours à la fin de l’exercice et elle est liée à la non-divulgation d’un document en particulier, lequel n’était pas accessible par la CISR . Ce dossier a depuis été fermé.

Aucune vérification n’a été effectuée au cours de l’exercice 2020 2021.

8. Activités de surveillance

Le gestionnaire, en collaboration avec le superviseur et les analystes, assurent la surveillance du temps consacré au traitement des demandes de renseignements personnels, et ce, de façon hebdomadaire. De plus, le personnel de l’AIPRP effectue périodiquement des activités de diagnostic concernant le traitement des diverses demandes reçues.

9. Atteintes à la vie privée

Au cours de la période de référence, la CISR a relevé 20 cas de violation de la vie privée, pour lesquels 10 évaluations ont été complétées. Les 10 autres cas possibles d’atteinte à la vie privée sont présentement en cours d’évaluation. La CISR n’a pas avisé le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada puisque, dans les 20 cas, le risque a été jugé faible et la diffusion de l’information a rapidement été limitée.

10. Activités de sensibilisation et de formation

Aucune séance officielle de sensibilisation à l’AIPRP n’a été donnée au personnel de la CISR. Toutefois, des formations individuelles et informelles ont été offertes, lorsque le besoin se présentait. De plus, l’équipe de l’AIPRP travaille actuellement à mettre à jour sa formation générale sur l’AIPRP laquelle aura une portion portant sur les invasions de vie privée.

11. Politiques, lignes directrices et procédures

La CISR a appliqué l’Avis de mise en œuvre de la protection des renseignements personnels 2020-03 : protection des renseignements personnels lors de la diffusion de renseignements à propos d’un petit nombre de personne au cours de la période de référence 2020 2021, afin d’empêcher l’identification d’individus à partir de petits ensembles de données dans des contextes très sensibles (par exemple, les demande d’asile).

12. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

La CISR n’a terminé aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée en 2020 2021.

13. Communications en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi

En 2020-2021, des renseignements personnels ont été communiqués conformément aux alinéas suivants de la Loi; le nombre de cas où ces renseignements ont été communiqués figure dans le tableau qui suit.

14. ​Salles de consultation

Les personnes qui souhaitent consulter des documents communiqués au titre de la Loi peuvent généralement communiquer avec la Direction des communications et de l’accès à l’information afin de prendre des arrangements pour examiner les trousses de réponse au siège de la CISR à Ottawa ou dans l’un des bureaux régionaux. Cependant, et en raison des mesures exceptionnels du gouvernement du Canada pour freiner la COVID-19, il n’a pas été possible de le faire en 2020-2021.

Annexe A - Ordonnances de délégation de pouvoirs (Loi sur la protection des renseignements personnels)

En vertu de l’article 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Président de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada délègue aux titulaires des postes mentionnées à l’annexe ci-après, ainsi qu’aux personnes occupant à titre intérimaire lesdites postes, les attributions dont le Président est, en qualité de responsable de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada, investi par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Daté, en la ville d’Ottawa, ce 12^ième jour de janvier 2021.

Richard Wex, Président

Annexe B - Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 1: Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes

Section 2: Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.2 Exceptions

2.3 Exclusions

2.4 Support des documents communiqués

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

2.6 Demandes fermées

2.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

2.7 Présomptions de refus

2.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi

2.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi

2.8 Demandes de traduction

Section 3: Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 4: Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 5: Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Section 6: Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

6.2 Recommandations and et délai de traitement pour les demandes de consultations reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada

6.3 Recommandations and et délai de traitement pour les demandes de consultations reçues d'autres organisations

Section 7: Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

7.2 Demandes auprès du Bureau de Conseil privé

Section 8: Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Section 9: Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

9.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

9.2 Fichiers de renseignements personnels

Section 10: Atteintes substantielles à la vie privée

Section 11: Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

11.1 Coûts

11.2 Ressources humaines

Annexe C - Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes d’AIPRP

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers

2.1 Le nombre de semaines pendant lesquelles la CISR a pu traiter des documents papier dans différents niveaux de classifications :

2.2 Le nombre de semaines pendant lesquelles la CISR a pu traiter des documents électronique dans différents niveaux de classifications :​