Le présent guide fournit des renseignements sur les audiences virtuelles tenues par la Section de la protection des réfugiés (SPR) au moyen de la technologie de vidéoconférence Microsoft Teams.
Sur cette page
Types d’audiences
Les audiences de la
SPR pour instruire les demandes d'asile ou les demandes d'annulation ou de constat de perte d'asile présentées par le ministre sont tenues sous les trois formes suivantes :
-
audience virtuelle – vous vous servez de votre propre matériel depuis votre domicile, votre bureau ou un autre espace privé pour participer virtuellement à l'audience;
-
audience hybride – vous vous rendez dans un bureau de la Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) et y utilisez le matériel informatique de la
CISR afin d'accéder virtuellement à l'audience;
-
audience en personne – vous vous présentez à un bureau de la
CISR pour assister à l'audience en présence des autres parties et du commissaire de la
SPR.
Les audiences de la
SPR sont mises au rôle en tant qu'audiences virtuelles par défaut. Si vous avez des préoccupations quant à la tenue d'une audience virtuelle, vous pouvez demander une audience hybride ou en personne dans un bureau de la
CISR.
Pour obtenir de plus amples renseignements généraux sur la tenue d'une audience relative à une demande d'asile à la
CISR, veuillez consulter le
Guide du demandeur d'asile de la
SPR.
Ce dont les participants ont besoin pour une audience virtuelle
Pour participer à une audience virtuelle à distance, les participants doivent remplir les conditions suivantes :
disposer d'un ordinateur portatif, d'un ordinateur de bureau, d'une tablette ou d'un téléphone intelligent muni d'une caméra (webcam) et d'un accès à Internet haut débit suffisant pour permettre une vidéoconférence fiable; la vitesse de votre réseau doit être d’au moins 1,5 Mbit/s (vous pouvez vérifier la vitesse de votre réseau à l’aide de
l’outil de test de vitesse de Google);
disposer d’une installation technologique à domicile ou au bureau suffisamment sécurisée et privée. Que les participants participent à une audience publique ou à huis clos, nous leur recommandons fortement de suivre les recommandations du gouvernement du Canada intitulées «
Pensez cybersécurité » pour sécuriser leur appareil.
Autrement, les demandeurs d’asile ou les personnes protégées qui ne disposent pas d’un endroit privé ou de la technologie nécessaire pour se connecter d’un autre lieu peuvent demander à se connecter à leur audience depuis un bureau de la
CISR, en utilisant un ordinateur de la
CISR. Il s’agit d’une audience hybride.
Demander la tenue d’une audience hybride
Vous pouvez demander une audience hybride en communiquant avec le Greffe de la
SPR dont les coordonnées figurent sur la page des
coordonnées du bureau régional de la
CISR. Consultez l'avis de pratique suivant pour obtenir plus de renseignements :
Mise au rôle des audiences virtuelles, hybrides et en personne à la
CISR.
Les demandeurs d'asile qui n'ont pas accès au matériel nécessaire ou à un lieu privé, ou qui ont d'autres préoccupations concernant la participation à une audience virtuelle, peuvent demander la tenue d'une audience hybride.
Dans une telle situation, vous participerez à l'audience virtuelle à l'aide d'un ordinateur dans un bureau de la
CISR.
Si vous faites une demande d'audience hybride dans les 10 jours ouvrables
précédant l'audience, vous devez :
- communiquer avec le greffe approprié par écrit;
- expliquer pourquoi vous n'avez pas présenté votre demande en temps opportun;
- inclure tout document à l'appui de la raison pour laquelle votre demande a été présentée tardivement.
Demander la tenue d’une audience en personne
Si vous avez besoin d'une audience en personne, vous devez nous dire pourquoi. Veuillez remplir le
formulaire Demande d'audience en personne et nous le faire parvenir dans les plus brefs délais. Le formulaire indique où vous devez l'envoyer.
Important : Votre demande d'asile sera instruite dans le cadre d'une audience virtuelle
à moins que nous ne recevions de votre part le formulaire Demande d'audience en personne.
Demander que des observateurs assistent à une audience
Communiquez avec le Greffe de la
SPR pour
demander qu'un ami ou un membre de votre famille puisse assister à votre audience. Un observateur ne parle pas et ne participe pas activement à l'audience. Selon les
Règles de la Section de la protection des réfugiés, la
SPR doit autoriser la présence d'un observateur, à moins qu'elle soit d'avis que sa présence entravera la procédure.
Veuillez noter que cette règle ne s'applique pas aux membres des médias. Les représentants des médias qui souhaitent observer une audience doivent
communiquer avec le service des relations avec les médias.
Connexion à l’audience virtuelle
Le Greffe envoie par courriel le lien d’invitation à l’audience
La
SPR tient les audiences virtuelles au moyen de Microsoft Teams. Avant l'audience, le Greffe de la
SPR enverra un lien d'invitation à l'audience à l'adresse de courriel du conseil, ou encore directement au demandeur d'asile ou à la personne protégée si la personne n'est pas représentée. Ce lien permettra aux participants et aux observateurs de se connecter à l'audience.
Témoins ou observateurs autorisés
Un témoin ou un observateur peut participer à l'audience virtuelle par téléphone ou par vidéoconférence en utilisant Microsoft Teams. Normalement, il vaut mieux que le témoin se connecte à l'audience au moyen de Microsoft Teams. Il est également possible de téléphoner à un témoin ou de lui demander de se joindre à l'audience en composant le numéro de téléphone associé à l'audience.
Façon de télécharger Microsoft Teams
Pour jouir d'une meilleure expérience utilisateur, il est recommandé que les participants et les observateurs téléchargent l'application Microsoft Teams gratuite plutôt que d'utiliser l'interface Web Microsoft Teams. Pour savoir comment télécharger l'application gratuite Microsoft Teams, veuillez suivre les
instructions fournies par Microsoft.
Vous pouvez sélectionner la langue de votre choix dans Microsoft Teams. Pour changer la langue de l'application, cliquez sur vos initiales dans le coin supérieur droit de l'écran, puis sélectionnez « Paramètres ». Allez dans « Paramètres généraux » et faites défiler la page vers le bas. Vous pouvez alors changer la langue de l'application.
Connexion à l'audience virtuelle
- La
CISR fournira aux participants et aux observateurs (le cas échéant) des renseignements sur la connexion à Microsoft Teams .
- Quinze minutes avant l'heure de début prévue dans l'avis de convocation, les participants doivent cliquer sur le lien
Rejoindre la réunion Microsoft Teams.
- Ils seront dirigés vers la page de leur navigateur par défaut et se verront offrir différentes options :
-
ouvrir l'application Microsoft Teams si les participants l'ont déjà installée sur leur appareil;
-
télécharger l'application si les participants souhaitent participer en utilisant l'application;
-
se joindre plutôt à partir du site Web si les participants souhaitent se connecter au moyen du navigateur Web. Veuillez noter que si leur navigateur Web n'est pas pris en charge, cette page en informera les participants et leur proposera une solution de rechange. Dans les deux cas, il est préférable de télécharger l'application.
-
Inscrire leur nom complet (prénom et nom de famille) pour participer à la réunion. Les participants peuvent également ajouter une description pour préciser qui ils sont (p. ex. conseil, appelant, témoin ou observateur). Ils devront autoriser Microsoft Teams à accéder à leur caméra et à leur microphone; ils doivent y consentir.
-
Les participants seront transférés dans une salle d'attente virtuelle jusqu'à ce qu'un employé de la
CISR les admette dans la salle d'audience. Veuillez noter que s'ils se joignent à la réunion trop tôt, ils seront exclus de la salle d'attente virtuelle après 15 minutes. Dans une telle situation, les participants peuvent se reconnecter en cliquant sur le même lien.
Les participants sont invités à regarder une
vidéo sur la façon de participer à une réunion sur Microsoft Teams.
Fonction des boutons du logiciel Microsoft Teams
Pendant une audience virtuelle sur Microsoft Teams, les participants verront les options suivantes :
- Cliquer sur l'icône d'affichage des participants pour voir la liste de tous les participants à l'audience
- Cliquer sur l'icône d'affichage de la conversation pour afficher la fenêtre de conversation sur le côté droit de la fenêtre
- Cliquer sur la
main si vous souhaitez attirer l'attention du commissaire
- Cliquer sur les
points de suspension (…) pour découvrir plus d'options, notamment pour vérifier les paramètres des périphériques, brouiller l'arrière‑plan ou désactiver la vidéo entrante
- Cliquer sur l'icône de la caméra pour activer et désactiver la vidéo
- Cliquer sur l'icône du microphone pour activer et désactiver le microphone (muet et non muet)
- Cliquer sur l'icône de partage pour partager un document à l'écran afin que tous les participants puissent le voir
- Cliquer sur l'icône de téléphone rouge pour mettre fin à la réunion lorsque l'audience est terminée
La version Microsoft Teams du Web affiche uniquement la vidéo de la personne qui parle. Pour éviter cela, épinglez les participants en cliquant « afficher les participants » pour faire apparaître le menu « personnes », puis en cliquant sur les points de suspension à côté du participant que vous voulez épingler et en sélectionnant « Épingler ».
Comment vérifier que les fonctions audio et vidéo fonctionnent avant la date de l'audience
Les participants devraient tester le lien qu'ils reçoivent et qui mène vers l'audience virtuelle avant la date de l'audience. Bien qu'il ne soit pas nécessaire de télécharger un logiciel particulier, pour optimiser leur expérience, les participants devraient télécharger l'application Microsoft Teams avant l'audience et s'assurer qu'ils savent comment utiliser le microphone, la webcam et le haut ‑parleur de leur appareil.
Pour qu'une audience virtuelle ait lieu, les participants doivent avoir accès à une connexion Internet suffisamment stable et rapide pour permettre une vidéoconférence fiable. Ils ne doivent pas utiliser de réseaux publics, tels que ceux des cafés, afin d'accéder à Microsoft Teams en vue de l'audience. Normalement, la vitesse de votre réseau doit être d'au moins 1,5 Mbit/s. Vous pouvez vérifier la vitesse de votre réseau à l'aide de
l'outil de test de vitesse de Google.
Se joindre à une procédure virtuelle
Le jour de l'audience virtuelle, les participants doivent se joindre à la procédure en utilisant le lien et les instructions fournis dans le courriel du Greffe. Les participants doivent se joindre à la réunion 15 minutes avant l'heure de début indiquée dans l'avis de convocation.
Mauvaise qualité de la connexion
La
SPR reconnaît que la qualité de l'appel peut varier tout au long d'une audience. Le commissaire surveillera la qualité de l'appel pour s'assurer que l'audience se déroule équitablement. Les participants doivent avertir immédiatement le commissaire s'ils éprouvent un problème lié à la qualité de l'image ou du son pendant l'audience (p. ex. s'ils ne peuvent pas voir ou entendre clairement les autres participants, si la connexion crée un problème de décalage, si des interruptions sonores leur font manquer des propos ou s'ils sont déconnectés pendant l'audience).
Enregistrement des audiences virtuelles
Il est interdit aux participants, aux observateurs et aux témoins d'enregistrer une audience virtuelle, y compris en prenant des photos ou des captures d'écran de l'audience. Tout enregistrement doit être fait par la
CISR.
La
CISR enregistrera à la fois la piste audio et la vidéo de l'audience grâce à la fonction d'enregistrement de Microsoft Teams. Lorsque la fonction « enregistrement » est activée dans Microsoft Teams, chaque participant reçoit une alerte et voit un point rouge qui indique que la vidéo et l'audio sont en cours d'enregistrement.
Conseils pour participer à une audience virtuelle
Le commissaire de la
SPR surveillera la qualité de l'appel pour s'assurer que l'audience se déroule équitablement.
Aux fins du bon déroulement de votre audience :
Utilisez un appareil doté d'un grand écran. Les participants peuvent utiliser un téléphone intelligent, même si, en raison de la taille réduite de l'écran, il peut être plus difficile de voir clairement tous les participants. Si vous utilisez un téléphone intelligent, ne le tenez pas dans votre main pendant toute l'audience. Posez-le plutôt devant vous de manière à ce qu'il soit stable, par exemple sur une table. Placez-vous de façon à ce que vous apparaissiez au milieu de l'écran.
Veillez à être situé dans un endroit calme, sans distractions, avec un bon éclairage et un bruit de fond minimal. Utilisez un angle de caméra et un arrière-plan approprié pour votre vidéo.
Envisagez d'utiliser un téléphone comme connexion audio à l'audience et un ordinateur pour la diffusion vidéo en continu seulement si votre connexion Internet est lente. Si la connexion Internet est lente à l'endroit où ils se trouvent, les participants peuvent envisager d'utiliser un téléphone comme connexion audio à l'audience et l'ordinateur pour la diffusion visuelle seulement.
Demandez aux autres membres de votre ménage d'éviter d'utiliser Internet pendant votre audience. Si les participants partagent une connexion Internet avec d'autres personnes de leur foyer, la connexion peut être améliorée s'ils ont l'usage exclusif de la bande passante durant l'audience.
Protection des renseignements personnels, confidentialité et intégrité du témoignage
Au début de l'audience, le commissaire demandera aux participants de se présenter et de confirmer le fait qu'ils sont seuls. Le commissaire rappellera à tous les participants que l'audience est totalement confidentielle. Les participants doivent noter ce qui suit :
- Toutes les parties devraient normalement être visibles à l'écran pendant l'audience. Cela inclut les demandeurs, les personnes protégées, leur conseil, et le conseil du ministre. Si cela n'est pas possible, la partie doit en informer le commissaire au début de l'audience. Le commissaire décidera ensuite si l'audience peut se poursuivre virtuellement.
- Le commissaire demandera aux observateurs, tels qu'un employé de la Commission, des représentants du Haut Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés, les personnes de soutien et les membres de la famille, de se présenter aux fins de consignation au dossier, de se mettre devant la caméra et de confirmer qu'ils ne participeront pas à l'audience autrement qu'à titre d'observateurs.
- Le demandeur d'asile ne doit pas lire son formulaire FDA ni ses notes pendant l'audience sans avoir obtenu l'autorisation du commissaire.
- Les témoins ne doivent communiquer avec personne (hormis leur conseil) au sujet des éléments de leur témoignage ni pendant l'audience ni pendant quelque pause que ce soit.
- Les témoins doivent veiller à ce que l'interprète dispose de suffisamment de temps pour traduire toute leur réponse à une question. Pour ce faire, ils devront prendre de nombreuses pauses pour permettre à l'interprète de traduire leurs propos.
- Les demandeurs d'asile, les personnes protégées et les témoins doivent s'abstenir d'utiliser leur téléphone cellulaire pendant l'audience s'ils n'utilisent pas l'application Microsoft Teams sur leur téléphone pour se connecter à l'audience virtuelle. Le demandeur d'asile ou la personne protégée peut utiliser son téléphone pour communiquer avec son conseil à d'autres moments, par exemple pendant une pause.
Sécurité et procédures virtuelles
La plateforme Microsoft Teams fonctionne sur un réseau sécurisé du gouvernement du Canada. Le personnel du greffe de la
CISR et le commissaire qui tranche l'affaire accéderont à l'audience en se connectant sur ce réseau sécurisé. Tout représentant du ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile ou du ministre de l'Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté qui participe à l'audience accédera aussi à l'audience au moyen d'un appareil du gouvernement du Canada connecté à ce réseau. Ce réseau sécurisé répond à toutes les exigences du gouvernement du Canada en matière de protection des renseignements personnels et de confidentialité.
Cliquez sur le lien suivant pour en savoir plus sur la sécurité et Microsoft Teams.
Les interprètes de la
CISR accéderont à l'audience au moyen de leur appareil personnel. Ils doivent assurer la confidentialité de tous les renseignements communiqués et suivre les pratiques exemplaires visant à assurer la sécurité et la protection des renseignements personnels. Tous les interprètes de la
CISR qui participent à une audience virtuelle doivent s'assurer que leur appareil est conforme aux recommandations du gouvernement du Canada en matière de cybersécurité.
Habituellement, les autres participants accèdent à l'audience virtuelle au moyen de leur ordinateur ou téléphone cellulaire personnel. La
CISR n'a aucun contrôle sur la sécurité de tels appareils. En cas d'atteinte à la sécurité découlant de l'utilisation de l'appareil personnel d'un participant, il existe un risque qu'un tiers obtienne les renseignements communiqués par Internet pendant l'audience. Pour réduire les risques de divulgation de renseignements, les participants devraient prendre des précautions raisonnables, notamment s'assurer que l'appareil électronique qu'ils utilisent à l'audience respecte les recommandations du gouvernement du Canada en matière de cybersécurité.
Consultez les recommandations du gouvernement du Canada pour sécuriser vos appareils.
Qualité du son et de la vidéo pendant l’audience virtuelle
Au début de l'audience, le commissaire vérifiera que la qualité de la transmission audio et vidéo est adéquate. Vous devez avertir immédiatement le commissaire si :
- vous ne pouvez pas voir ou entendre clairement les autres participants;
- la connexion commence à créer un problème de décalage;
- des interruptions sonores vous font manquer des propos;
- vous êtes déconnecté pendant l’audience.
Les participants peuvent informer le commissaire en :
- utilisant les fonctions de
clavardage ou de
main levée de Microsoft Teams;
- communiquant avec leur conseil (s'ils ont un conseil);
- communiquant avec l'agent du Greffe.
Si le problème de connexion persiste ou en cas de déconnexion de l'appel, le participant concerné doit faire ce qui suit :
- essayer de se reconnecter en cliquant à nouveau sur le lien d'invitation à l'audience;
- essayer de se connecter à partir d'un autre appareil, comme un téléphone intelligent;
- passer un appel au moyen de l'option d'appel téléphonique du courriel envoyé par la
CISR et contenant le lien de l'invitation;
- appeler la
CISR au numéro de téléphone fourni par le personnel du Greffe lors de l'enregistrement ou au numéro indiqué sur l'avis de convocation.
Si un problème de connexion survient, le commissaire peut également tenter d'appeler les participants au numéro de téléphone fourni.
Si un participant ne peut pas se connecter de nouveau à l'audience après avoir réalisé les étapes ci‑dessus, il doit en informer son conseil ou l'agent du Greffe. L'audience sera suspendue jusqu'à ce qu'il puisse se reconnecter.
Remarque : Les observateurs ne doivent pas interrompre le commissaire s'ils éprouvent des problèmes de connexion ou de son.
Façon dont les conseils et les demandeurs d’asile peuvent s’entretenir en privé pendant les pauses à l’audience
Si le demandeur d’asile a un conseil, il peut devoir communiquer en privé avec ce dernier pendant l’audience. Par exemple, il peut le faire en lui téléphonant pendant une pause. Pour s’assurer que la conversation téléphonique est privée, les participants doivent désactiver leur micro et fermer la caméra vidéo dans Microsoft Teams. Si les participants accèdent à l’audience depuis un bureau de la
CISR, le microphone branché à l’ordinateur comporte un interrupteur marche arrêt sur lequel ils peuvent appuyer pour assurer le caractère privé de la conversation.
Comment montrer un document au commissaire de la
SPR pendant l’audience
Chaque personne, y compris les demandeurs d’asile et les conseils, devrait avoir accès à un ensemble complet, identique et numéroté de documents pendant l’audience. Les participants peuvent également partager leur écran pour montrer aux autres un document numérique. Par exemple, pendant les observations, les conseils peuvent souhaiter partager leur écran pour souligner au commissaire un passage particulier d’un cas qu’ils examinent. Les participants peuvent le faire en utilisant l’icône de partage.
Façon dont un conseil peut obtenir un formulaire de confirmation de comparution
Dans le cas des conseils au Québec qui le requièrent, vous pouvez demander au personnel du Greffe qui établira la connexion de Microsoft Teams de vous fournir un formulaire de confirmation de comparution après l’audience. Sur demande, le personnel du Greffe vous enverra une confirmation de comparution par télécopieur ou par le portail de la
CISR, si le conseil y est inscrit, environ 24 heures après l’audience.
Si vous n'avez pas eu l'occasion de demander une confirmation de comparution avant le début de l'audience, veuillez faire parvenir une demande par écrit au Greffe de la
SPR par télécopieur (514‑283‑0164), par Connexion postel ou par courriel. Veuillez noter que les demandes communiquées par courriel doivent être en format PDF. La ligne d'objet doit indiquer le numéro de dossier de la
SPR, la date de l'audience et le type de demande (p. ex. le formulaire de confirmation de comparution). Dans votre demande écrite, veuillez préciser la durée de l'audience.
Obtenir de l'aide
Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec le Greffe de la
CISR aux numéros de téléphone indiqués sur la page Web des coordonnées de la Commission. Pour transmettre des télécopies et des courriels, vous devez utiliser le numéro de télécopieur et l'adresse de courriel figurant dans l'avis de convocation à une audience virtuelle relative à votre cas.