Les présentes instructions du président de la Commission de l'immigration et du statut de réfugié (la « CISR ») sont en vigueur le 18 juin 2004.
Elles régissent toutes les communications qui ont lieu en l'absence des parties entre les commissaires de la Section de la protection des réfugiés (les « commissaires ») et les agents de protection des réfugiés (les « APR ») au sujet des cas dont est saisie la Section de la protection des réfugiés qui ne sont pas encore réglés. Un cas est considéré comme réglé une fois que la décision est rendue et que les motifs de la décision sont fournis, s'il y a lieu.
Ces instructions régissent également les communications entre les commissaires et d'autres employés de la Commission de l'immigration et du statut de réfugié (la « Commission ») en l'absence des parties. Dans les présentes instructions, l'expression « employés de la Commission » s'entend des personnes nommées conformément à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique.
Elles ne régissent pas les communications entre les commissaires et les conseillers juridiques de la Commission. Ces derniers sont assujettis aux politiques de la Commission, aux règles de justice naturelle et à leur code respectif de déontologie.
Elles remplacent les Instructions provisoires régissant les communications à l'extérieur de la salle d'audience entre les commissaires de la section du statut de réfugié et les agents chargés de la revendication en date du 11 mars 1996.
Un tribunal formé d'un commissaire dirige le processus d'examen des demandes d'asile. Dans des circonstances particulières, les cas peuvent être entendus par un tribunal formé de trois commissaires. Le tribunal assume en tout temps la responsabilité ultime du traitement des cas (avant, pendant et après l'audience).
Le tribunal peut être secondé par un APR. Sous la direction du tribunal, l'APR aide à déterminer quels renseignements sont nécessaires à une instruction approfondie du cas et interroge les témoins en vue d'obtenir des éléments de preuve, d'approfondir les questions de fait et de vérifier la crédibilité.
Il peut également seconder le tribunal en faisant des observations sur les règles de droit applicables relativement à la preuve présentée à l'audience.
En raison de cette relation de travail, le tribunal et l'APR communiquent nécessairement entre eux au sujet d'un grand nombre de questions, notamment :
- la détermination des questions de fait et de droit à examiner;
- la détermination de tous les renseignements nécessaires à l'instruction approfondie des cas, y compris des renseignements généraux sur la situation et sur les droits de la personne dans les pays visés et des renseignements précis se rapportant aux circonstances particulières de l'espèce ou de la situation du demandeur;
- les questions administratives et procédurales (p. ex., des renseignements sur le traitement, la mise au rôle et l'audition des cas ainsi que sur la réception et la divulgation des renseignements, commentaires et observations se rapportant aux cas).
Trois grands principes régissent toutes les communications entre les commissaires et les APR ainsi qu'entre les commissaires et les autres employés de la Commission :
- les principes de justice fondamentale et les règles de justice naturelle doivent toujours être respectés;
- l'indépendance des commissaires en leur qualité de décideurs doit toujours être respectée;
- l'impartialité de la Section de la protection des réfugiés doit toujours être respectée.
Il est présumé que les commissaires, les APR et les autres employés de la Commission s'acquittent de leurs fonctions et de leurs responsabilités de bonne foi et conformément aux politiques et aux instructions auxquelles ils sont assujettis.
Les commissaires, les APR et les autres employés de la Commission doivent observer les présentes instructions chaque fois qu'ils communiquent entre eux en l'absence des parties au sujet d'un cas donné, depuis le moment où celui-ci est déféré jusqu'à son règlement.
1.1 Communications autorisées
Sous réserve du paragraphe 1.2 et 1.3, il peut y avoir communication entre les commissaires et les APR ou entre les commissaires et d'autres employés de la Commission à l'extérieur de la salle d'audience et en l'absence des parties au sujet d'un cas qui n'est pas encore réglé.
1.2 Interdiction générale
En cas de communication prévue au paragraphe 1.1, aucune opinion ne peut être formulée ni demandée concernant :
- le bien-fondé du cas;
- les conclusions à tirer relativement à tout élément du cas;
- le règlement d'une question de droit soulevée;
- toute conclusion de fait ou conclusion visant à déterminer si les éléments de preuve présentés sont crédibles ou dignes de foi;
- les motifs de la décision.
1.3 Communications aux réunions d'équipes
Lors des réunions des commissaires avec les APR et d'autres employés de la Commission (y compris les réunions des équipes de gestion des cas), il peut y avoir communication au sujet de questions de droit et des conditions dans les pays, mais il est interdit de discuter de l'application des règles de droit ou des questions de fait à régler en ce qui concerne un cas qui n'est pas encore réglé.
1.4 Communications pendant les suspensions et les ajournements de l'audience
S'il y a suspension ou ajournement d'une audience, les commissaires et les APR doivent faire preuve de circonspection lorsqu'ils communiquent entre eux et, dans la mesure du possible, ils doivent :
- communiquer en présence des parties;
- lorsque la divulgation n'a pas eu lieu préalablement sous une autre forme, lors de la reprise de l'audience, informer les parties des communications qu'il y a eu pendant la suspension ou l'ajournement et qui doivent être divulguées conformément à la section 2, pour que celles-ci soient consignées au dossier.
Lorsqu'il y a communication en l'absence des parties, au sujet d'un cas qui n'est pas encore réglé, le commissaire veille à ce que les renseignements suivants soient divulgués sans délai aux parties :
- la date de la communication et le nom des personnes concernées;
- les questions considérées comme pertinentes en l'espèce;
- toute directive donnée par le commissaire à l'APR concernant le cas;
- les documents se rapportant tout particulièrement aux questions soulevées par le cas;
- les dispositions législatives, les principes de droit ou la jurisprudence se rapportant tout particulièrement à une question soulevée par le cas;
- toute autre question qui devrait, selon le commissaire, être divulguée afin :
- d'assurer le respect des règles de justice naturelle;
- de faciliter le règlement du cas avec équité et célérité.
En cas de transgression des présentes instructions, le commissaire veille à ce que les parties soient informées de la teneur de la communication visée et aient la possibilité de présenter des observations s'y rapportant.