|
1. Continuer de tenir des audiences virtuelles après la pandémie. | Oui : La CISR s’est engagée à continuer d’offrir des audiences virtuelles. | La CISR continuera d’offrir des audiences virtuelles. Aucune mesure supplémentaire n’est nécessaire. | CISR | Terminé |
|
2. Continuer de mener le sondage afin de générer plus de données et valider les conclusions du présent rapport.
| Oui : La CISR convient que la collecte de données supplémentaires sur le sentiment d’accès à la justice permettra d’obtenir des renseignements et appuiera l’amélioration du modèle d’audience virtuelle. | L’équipe de vérification et d’évaluation concevra un cadre d’examen des audiences virtuelles. Ce cadre va servir à déterminer quand et comment administrer le sondage sur l’accès à la justice dans le futur. | Équipe de vérification et d’évaluation et Services régionaux et Opérations (SOR) | T4 2022‑2023 |
|
3. Mettre les conclusions du présent rapport à la disposition du public pour aider à remettre en question certaines idées préconçues inexactes concernant les audiences virtuelles. | Oui : La CISR accepte de publier le rapport. | La CISR publiera le rapport et la réponse de la direction dans un délai approprié. | Équipe de vérification et d’évaluation | T1 2022‑2023 |
|
4. Recueillir des données sur le sentiment d’accès à la justice pour les participants aux audiences en personne afin de les comparer avec les données des audiences virtuelles. | Oui : La CISR convient que la collecte de données sur le sentiment d’accès à la justice pour les audiences en personne fournira une comparaison importante avec les données sur les audiences virtuelles. | L’équipe de vérification et d’évaluation concevra un cadre d’examen des audiences virtuelles. Ce cadre va servir à déterminer quand et comment administrer le sondage sur l’accès à la justice dans le futur. La CISR sera en mesure d’ effectuer le sondage sur l’accès à la justice sur un échantillon d’audiences en personne seulement quand il sera jugé sûr de reprendre ces audiences, afin de comparer les résultats à ceux des audiences virtuelles. | Équipe de vérification et d’évaluation et SOR | T4 2022‑2023 |
|
5. Procéder à des examens périodiques des audiences virtuelles afin d’établir les critères à utiliser pour décider dans quels cas des audiences virtuelles devraient être offertes. | Oui – en partie : La CISR accepte le résultat du rapport selon lequel il n’est pas possible de créer une liste définitive des situations où les audiences virtuelles sont appropriées, mais demeure déterminée à examiner dans quelles situations les audiences virtuelles sont utilisées. | L’équipe de vérification et d’évaluation concevra un cadre d’examen des audiences virtuelles. Ce cadre aidera à identifier quels cas pourraient ne pas convenir à leur utilisation. | Équipe de vérification et d’évaluation | T4 2022‑2023 |
|
6. Si cela est jugé utile, adopter de nouveaux rituels et de nouvelles pratiques, comme une rencontre en ligne avant l’audience pour expliquer le processus et son importance | Oui – en partie : La CISR fournit des renseignements sur le processus d’audience par plusieurs mécanismes : - Guide à l’intention des parties pour les audiences virtuelles
- Renseignements inclus dans l’avis de convocation à une audience virtuelle
- Séances Ready Tours à la Section de la protection des réfugiés (SPR)
- Texte à l’intention des commissaires (comprend une déclaration préliminaire expliquant la nature virtuelle de la procédure, indiquant d’où les participants se connectent et précisant qu’ils se trouvent dans un endroit privé, etc.)
- Conseils pratiques envoyés par courriel avec le lien d’audience (description des cinq principaux éléments à préparer pour une audience)
- Conférences informelles de mise au rôle, le cas échéant
Des réunions en ligne en préparation à chaque audience exigeraient beaucoup de ressources et réduiraient l’efficacité de la CISR.
| La SPR et l’équipe des communications de la CISR élaborent une série de vidéos d’information qui expliquent avec des aides visuelles comment se préparer à une audience virtuelle et qui seront accessibles à tous sur son site Web. | SPR et équipe des communications de la CISR | T4 2022‑2023 |
|
7. Créer de meilleurs arrière-plans virtuels pour les commissaires.
| Oui – en partie : La CISR souscrit aux résultats du rapport selon lesquels les arrière-plans chargés peuvent causer un bruit visuel et les arrière-plans neutres sont à privilégier. Conformément à cette conclusion, la CISR conservera un arrière-plan neutre, mais examinera et améliorera l’image pour qu’elle soit claire. | La CISR examinera les arrière-plans utilisés par les commissaires et les interprètes pour s’assurer qu’ils sont de grande qualité et que les mots et les insignes sont visibles pour les participants. | Équipe des communications | T1 2022‑2023 |
|
8. Inviter les commissaires à utiliser la fonction Spotlight sur MS Teams.
| Oui – en partie : La CISR a mis à l’essai la fonction Spotlight et a conclu qu’elle n’est pas toujours appropriée ou avantageuse. La CISR veillera à ce que les commissaires connaissent les caractéristiques actuelles du système afin qu’ils puissent envisager leur utilisation s’il y a lieu. | La CISR examinera et mettra à jour son guide à l’intention des commissaires qui fournit de l’information sur les caractéristiques du système, comme les fonctions Spotlight et Épingler, et le moment où leur utilisation est appropriée. | SPR, Section de l’immigration (SI), Section d’appel de l’immigration (SAI), dirigeant principal de l’innovation et de la technologie (DPIT) | T1 2022‑2023 |
|
9. Ajouter le nom complet et le rôle des participants à leur nom affiché à l’écran. | Oui : La CISR souscrit aux résultats du rapport selon lesquels l’ajout de cette information clarifierait les rôles des participants. | L’équipe de Gestion de l’information et de la technologie de l’information (GI/TI) apportera des changements à la façon dont les noms et les rôles des participants apparaîtront dans MS Teams pendant les audiences virtuelles. | GI/TI | T2 2023‑2024 |
|
10. Adopter des protocoles à l’intention des commissaires sur la façon de résoudre les préoccupations suscitées par la possibilité que des participants ne soient pas seuls dans la pièce, aient accès à de la documentation préparée d’avance ou reçoivent des renseignements d’une personne hors du champ de la caméra.
| Oui : La CISR accepte de mettre à jour les instructions aux commissaires pour intégrer les pratiques exemplaires relevées dans le rapport. | La CISR s’engage à examiner ces préoccupations, à établir dans quelle mesure les commissaires les éprouvent, à élaborer des réponses et à mettre en œuvre des solutions. | SPR
SI
SAI | T1 2023‑2024
T1 2023‑2024
T3 2022‑2023 |
|
11. Adopter des directives claires concernant la mise en place, l’encadrement et l’éclairage des caméras pour les audiences virtuelles.
| Oui – en partie : La CISR est partiellement d’accord et communiquera ces conseils et pratiques exemplaires aux commissaires. La CISR est un tribunal qui traite un grand nombre de cas et qui doit donc trouver un juste équilibre entre l’efficacité et l’expérience de l’audience. La CISR ne peut pas surveiller et informer tous les participants de chaque audience virtuelle sur le placement des caméras, le cadrage et l’éclairage, particulièrement lorsque le fossé numérique rend impossible ou difficile le respect de telles lignes directrices pour de nombreux participants. Le fait de donner de telles directives à tous les participants pourrait les dissuader de comparaître virtuellement devant la CISR, ce qui n’est pas l’effet escompté.
| La CISR examinera et mettra à jour ses conseils aux commissaires en leur fournissant des pratiques exemplaires en matière de placement des caméras, de cadrage et d’éclairage pour les audiences virtuelles, au moyen de son document d’orientation et de son bulletin aux commissaires. | SPR
SI
SAI | T2 2022‑2023
T2 2022‑2023
T2 2022‑2023 |
|
12. Proposer des solutions de rechange aux personnes qui ne sont pas en mesure de se conformer aux directives (voir les conclusions #17 et 18). | Oui : La CISR est d’accord et inclut déjà dans l’avis de convocation qui est transmis avant l’audience virtuelle aux personnes qui comparaissent et fourni des renseignements sur la façon de demander de l’équipement d’audience virtuelle au besoin. La Direction des SOR continuera de mettre à la disposition des personnes qui en ont besoin l’équipement d’audience virtuelle sur place et collabore avec le DPIT pour améliorer l’accès à ses bureaux itinérants. | La CISR collabore avec Services partagés Canada (SPC) pour fournir des services de passerelle Cloud Video Interop (CVI) qui, une fois cotés Protégé B, permettraient aux participants situés dans ses bureaux itinérants situés à Hamilton, à Edmonton et à Winnipeg de se connecter à une audience virtuelle avec un commissaire ne se trouvant pas sur place. Le calendrier et la mise en œuvre de la passerelle CVI Protégé B dépendent de l’achèvement de l’examen des exigences et des contrôles de sécurité par SPC (en cours en mars 2022). | DPIT | T2 2022‑2023 |
|
13. Offrir une formation aux commissaires et aux interprètes sur la façon de bien réagir aux indices non verbaux. | Oui : La CISR offre aux nouveaux commissaires une formation continue sur ces éléments. La CISR indique aux interprètes qu’ils doivent interpréter uniquement ce qui est dit, donc qu’ils ne traitent pas des signaux non verbaux. | Aucune mesure supplémentaire n’est nécessaire. | | Terminé |
|
14. Collaborer avec les prisons, les centres de détention, les membres du CC de la CISR et d’autres partenaires en vue de proposer des endroits calmes et accessibles pour la participation aux audiences virtuelles. | Oui : La CISR souscrit à l’esprit de la recommandation et à l’importance d’offrir des aires tranquilles et accessibles pour la participation à l’audience virtuelle. La CISR collabore activement avec l’Agence des services frontaliers du Canada pour donner accès à ces espaces dans la mesure du possible. Comme la CISR n’est pas responsable de l’infrastructure et de l’équipement des prisons et des centres de détention, il n’est pas possible de donner un accès dans tous les lieux de détention. Par conséquent, les travaux dans ce domaine se poursuivront. | La SI répertorie et documente les ressources existantes à chaque site pour chercher des occasions d’améliorer le mode d’audience. | SI | T1 2023‑2024
|
|
15. Continuer à offrir et à mettre à jour des documents informant les participants des exigences techniques associées à la tenue d’une audience virtuelle et de la façon d’utiliser la technologie. | Oui : La CISR est d’accord et offre déjà la documentation pour informer les participants sur les exigences techniques d’une audience virtuelle ainsi que sur la façon d’utiliser la technologie dans l’avis de convocation qui est envoyé à tous les participants avant leur audience. Les guides de participation de la SI et de la SAI pour les audiences virtuelles sont transmis à la personne concernée avec l’avis de convocation, et dans le guide de la SPR pour les participants qui est affiché sur notre site Web.
| La SI et la SAI publieront chacune un guide d’audience virtuelle à l’intention des participants sur le site Web de la CISR. | SPR, SI et SAI | SPR : Terminé SI : T1 2022‑2023 SAI : T2 2022‑2023 |
|
16. Prévoir un espace et du temps pour permettre aux participants de faire l’essai de leur équipement. | Oui : La CISR est d’accord et fournit déjà des instructions pour tester la vitesse et la connexion Internet avant l’audience dans l’avis de convocation qui est envoyé à tous les participants avant leur audience. Les participants reçoivent également la consigne de se joindre à leur audience 15 minutes à l’avance pour tester leur équipement et leur connexion. | Aucune mesure supplémentaire n’est nécessaire. | SOR | Terminé |
|
17. Veiller à ce que tous les participants aient accès à une connexion Internet adéquate et à des appareils appropriés. | Oui – en partie : La CISR est d’accord et offre de l’équipement d’audience virtuelle sur place si nécessaire. L’avis de convocation envoyé aux participants avant l’audience contient des renseignements sur la façon de demander cet équipement. L’avis de convocation fournit également des instructions pour tester la vitesse et la connexion Internet avant l’audience. La CISR n’est pas en mesure de veiller à ce que tous les participants aient accès à une connexion Internet et à des appareils adéquats pour se connecter depuis leur domicile ou ailleurs. | La CISR continuera de fournir des instructions pour tester la connexion Internet avant une audience et continuera d’offrir son équipement sur place pour les audiences virtuelles, le cas échéant. Aucune mesure supplémentaire n’est nécessaire. | SOR | Terminé |
|
18. Créer des espaces ou organiser des services de location ou de prêt d’équipement directement ou par l’entremise d’un tiers. | Oui : La CISR est d’accord et offre de l’équipement d’audience virtuelle sur place à certains endroits si un participant a besoin d’y accéder pour assister à l’audience virtuelle. Les personnes qui comparaissent devant la Commission sont informées de ce service par l’avis de convocation envoyé avant l’audience. | La CISR continuera d’offrir de l’équipement sur place pour les audiences virtuelles s’il y a lieu. | SOR | Terminé |
|
19. Continuer de conseiller aux participants d’installer toutes les mises à jour de sécurité sur leurs appareils et d’utiliser des réseaux sécurisés pour se connecter à l’audience.
| Oui : La CISR est d’accord et continuera d’aviser les participants, dans l’avis de convocation qui est envoyé avant la tenue d’une audience et qui fourni des instructions pour installer toutes les mises à jour de sécurité l’utilisation d’un réseau sécurisé pour se connecter à l’audience.
| Aucune mesure supplémentaire n’est nécessaire. | SOR | Terminé |
|
20. Se tenir au courant des lois sur la protection des renseignements personnels et de la façon dont la loi visant à clarifier l’utilisation légale des données à l’étranger (CLOUD Act) est appliquée au Canada. | Oui : La CISR est d’accord et elle connaît les lois canadiennes et étrangères qui pourraient avoir une incidence négative sur le droit à la protection de la vie privée des participants à l’audience. La CISR se conforme aux normes du gouvernement du Canada en matière de sécurité de l’information, ce qui comprend des mesures visant à protéger l’information transmise ou stockée électroniquement. Étant donné qu’il s’agit d’une activité continue, aucune mesure particulière ne sera prévue. | Aucune mesure supplémentaire n’est nécessaire.
| Services juridiques | Terminé |