Aperçu et tenue de l'ÉFVP
Institution fédérale
Commission d’immigration et du status de réfugié du Canada
Government Official Responsible for the PIA
Kathleen Baker
Directrice principale, Gestion d’effectif
Direction générale des ressources humaines
Responsable de l’institution fédérale ou délégué aux fins de l’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Eric Villemaire
Gestionnaire
Accès à l'information et protection des renseignements personnels
Nom du programme ou de l’activité de l’institution fédérale
Services de gestion des ressources humaines
Description of the class of record and personal information bank
Description des FRP ordinaire :
- Dotation – POE 902
- Demandes d’emplois – POU 911
Catégories de documents spécifiques à l'institution ou ordinaire :
- Recrutement et dotation – NDP 920
- Classification des postes – NDP 919
Autorisation légale pour le programme ou l’activité
Loi sur l’emplois dans la fonction publique
Au sujet de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada
La Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR ou Commission) est le plus important tribunal administratif indépendant au Canada. Elle a pour mission de régler, de manière efficace, équitable et conforme à la loi, les cas d’immigration et de statut de réfugié. La CISR a cinq principales activités de programme : la protection des réfugiés, les appels en matière d’immigration, les enquêtes et les contrôles des motifs de détention, les appels de réfugiés et les services internes. Dans le cadre de la première activité de programme, la CISR décide qui a besoin de l’asile au Canada. Ses décisions ont une incidence importante sur la vie et la sécurité des personnes qui comparaissent devant elle. Les décisions de la Commission contribuent non seulement à la sécurité des Canadiens, mais aussi à l’intégrité des systèmes canadiens d’immigration et de détermination du statut de réfugié, ainsi qu’au dynamisme et à la diversité du pays.
La capacité de la CISR de s’acquitter de son mandat de façon efficace dépend, en grande partie, de sa capacité d’attirer et de maintenir en poste du personnel hautement motivé, instruit et innovateur. Malgré son mandat important, la CISR emploie actuellement environ 2 000 équivalents temps plein, mais bon nombre des membres du personnel sont nommés de façon temporaire. Depuis 2018, la CISR accroît ses ressources en réaction à l’augmentation du nombre de personnes qui franchissent la frontière de manière irrégulière. La CISR a embauché un grand nombre de nouveaux employés et de nouvelles employées au cours des dernières années (et en a attiré plusieurs dans son équipe de gestion), mais son succès continu dépend de son aptitude à étoffer et à renforcer les compétences de ses effectifs temporaire et permanent. Elle a également besoin de systèmes efficaces pour appuyer les fonctions centrales en matière de ressources humaines, comme l’embauche, conformément à ses plans stratégiques à long terme.
Modernisation de la dotation et du recrutement
Conformément à la nouvelle orientation en dotation de la Commission de la fonction publique et à l’importance qu’elle accorde à la modernisation de ses processus d’embauche et d’intégration du personnel, la CISR souhaite acquérir et mettre en œuvre une plateforme de recrutement en ligne afin de mieux gérer l’ensemble du cycle de recrutement. Une fois qu’elle sera entièrement mise en œuvre et opérationnelle, la plateforme devrait permettre d’automatiser certaines parties du processus de recrutement de la CISR et favoriser l’adoption de techniques de collecte de données modernes dans le cadre des campagnes de recrutement.
En investissant dans un logiciel de recrutement numérique, la CISR s’attend à pouvoir améliorer l’efficacité de ses efforts de recrutement et mieux joindre et attirer les talents difficiles à trouver. Le logiciel de recrutement devrait également favoriser la création de meilleurs bassins de talents et l’embauche des bonnes personnes pour les postes afin que les nouvelles recrues deviennent à long terme des employées et employés productifs de l’organisation.
Objet et portée de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
La CISR figure à l’annexe de la Loi sur la protection des renseignements personnels et est assujettie aux politiques et aux directives du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) en matière de protection des renseignements personnels. En vertu de la Politique sur la protection de la vie privée du SCT, les institutions fédérales assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels sont tenues d’évaluer les facteurs relatifs à la vie privée au moment de la conception ou du développement de nouveaux programmes ou services faisant intervenir des renseignements personnels (ou lorsque des changements importants sont apportés à un programme ou à un service existant).
Conformément à ce qui précède, la CISR a choisi de se livrer à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) concernant l’acquisition, la mise en œuvre et l’utilisation d’une PRN. L’utilisation d’une telle plateforme devrait entraîner la collecte de nouveaux éléments de renseignements personnels, dont certains peuvent être utilisés pour prendre des décisions qui touchent directement des personnes identifiables. Le recours à une PRN peut également avoir une incidence sur la façon dont la CISR recueille et traite les renseignements personnels.
Analyse des facteurs relatifs à la vie privée
D’après les résultats de l’EFVP, on s’attend à ce que les risques pour la vie privée découlant de la collecte, de l’utilisation, de la communication et de la conservation de renseignements personnels au moyen d’une PRN soient modérés. La CISR gère adéquatement les éventuelles répercussions sur la vie privée des personnes au moyen de mesures juridiques, politiques et techniques axées sur la protection des renseignements personnels. Les recommandations formulées dans l’EFVP devraient permettre de réduire les risques à un niveau faible (ou acceptable).
Détermination et catégorisation des secteurs de risque
A) Type de programme ou d’activité
Administration des programme - Programme ou activité qui NE nécessitent PAS la prise d’une décision concernant une personne identifiable. Les renseignements personnels sont utilisés strictement à des fins statistiques ou pour les besoins de recherche ou d’évaluation, ce qui comprend les listes de diffusion où aucune décision ayant une incidence directe sur une personne identifiable n’est prise.
Niveau de risque pour la vie privée : 2
B) Type de renseignements personnels en cause et contexte
Les renseignements personnels fournis par la personne avec le consentement à utiliser les renseignements personnels détenus par une autre source pourvu que les renseignements ne soient pas de nature sensible après la collecte.
Niveau de risque pour la vie privée : 2
C) Type de renseignements personnels en cause et contexte
- Au sein du Ministère (parmi un ou plusieurs programmes du Ministère)
- Auprès d’autres institutions fédérales
- Avec une combinaison d’organismes fédéraux, provinciaux ou municipaux
- Organisations du secteur privé ou organisations internationales ou gouvernements étrangers
Niveau de risque pour la vie privée : 1, 2, 3, 4
Détails :
La CISR a l’intention d’acquérir et d’administrer une PRN d’une tierce partie. Le fournisseur de la PRN devra héberger un portail en ligne qui sera utilisé pour recueillir, utiliser et communiquer de l’information, y compris des enregistrements audio et vidéo. Les enregistrements audio et vidéo et les autres renseignements recueillis par l’intermédiaire de la PRN seront sauvegardés par le fournisseur et stockés dans le nuage. Les fournisseurs de services infonuagiques peuvent varier, mais ils sont censés conserver les données sur des serveurs situés physiquement au Canada. À l’heure actuelle, les services Web d’Amazon (AWS) sont approuvés par le gouvernement fédéral pour l’hébergement dans le nuage. Ces services sont généralement considérés comme l’une des solutions d’hébergement de données infonuagiques les plus sécuritaires au monde.
D) Durée du programme ou de l’activité
Programme ou activité de courte durée.
Niveau de risque pour la vie privée : 2
E) Personnes visées par le programme
Certaines personnes sont touchées par l’utilisation, dans le cadre de ce programme, de renseignements personnels à des fins administratives externes.
Niveau de risque pour la vie privée : 3
F) Personnes visées par le programme
L’activité ou le programme, de création récente ou ayant subi des modifications, prévoit-il l’installation d’un nouveau système électronique, logiciel ou programme d’application (y compris les collecticiels ou logiciels de groupe) pour faciliter la création, la collecte ou le traitement des renseignements personnels ?
Niveau de risque pour la vie privée : Oui
L’activité ou le programme, de création récente ou ayant subi des modifications, nécessite-t-il que des modifications importantes soient apportées aux systèmes ou aux services de TI existants ?
Niveau de risque pour la vie privée : Non
L’activité ou le programme, de création récente ou ayant subi des modifications, nécessite-t-il la mise en œuvre de technologies susceptibles de porter atteinte à la vie privée ?
Niveau de risque pour la vie privée : Non
G) Transmission des renseignements personnels
Les renseignements personnels sont utilisés dans un système qui est connecté à au moins un autre système.
Les renseignements personnels sont transférés sur un dispositif portatif ou sont imprimés.
Niveau de risque pour la vie privée : 2, 3
H) Risque possible pour la personne ou le membre du personnel
Inconvénient. Atteinte à la réputation ou embarras.
Niveau de risque pour la vie privée : 1, 2
I) Risque possible pour l’institution
Préjudice à la gestion. Il faut revoir les processus, changer les outils, changer de fournisseur ou de partenaire.
Préjudice à l’organisation. Il faut modifier la structure organisationnelle, la structure décisionnelle de l’organisation, l’attribution des responsabilités et des obligations redditionnelles ainsi que l’architecture des activités de programme, et il faut aussi gérer le départ du personnel et procéder à la réaffectation des ressources humaines.
Préjudice financier. Poursuites, sommes supplémentaires requises, réaffectation de ressources financières.
Niveau de risque pour la vie privée : 1,2,3