Section de la protection des réfugiés : Avis de pratique sur la reprise des audiences en personne

​​[Note éditoriale: le 10​ juillet 2020, la référence incorrecte à la «règle 42(2)» dans la section 2.5 («Apporter les documents originaux à l'audience») a été remplacée par la référence correcte à «la règle 42 (1)b)]​​

​​​Cet avis de pratique fournit les renseignements sur la reprise des audiences en personne à la Section de la protection des réfugiés (SPR).

Cet avis de pratique fait suite à l’avis de pratique antérieur que la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) a publié le 7 avril 2020, dans lequel elle suspendait la plupart des audiences en personne à la CISR et prenait d’autres mesures pour réagir à la pandémie de la COVID-19. Le 19 juin 2020, la CISR a publié un avis de reprise, dans lequel elle donnait un préavis de 30 jours avant la reprise des audiences en personne.

Alors que la SPR planifie la reprise des audiences en personne, cet avis de pratique fournit des renseignements et des directives supplémentaires sur les sujets ci-dessous :

Table des matières

1. Délai pour la transmission du formulaire de fondement de la demande d’asile

Le délai pour soumettre le formulaire Fondement de la demande d’asile (formulaire FDA) à la SPR est reporté au 19 juillet 2020, dans les cas suivants :

  1. Si le délai habituel de 15 jours (demandeurs d’asile au point d’entrée) tombe entre le 15 février 2020 et le 4 juillet 2020, inclusivement. Cette prorogation est conforme à l’Avis de pratique sur la prolongation temporaire des délais pour le dépôt du formulaire fondement de la demande d’asile (7 avril 2020);
  2. Pour les demandes d’asile soumises au point d’entrée déférées à la SPR entre le 20 juin 2020 et le 3 juillet 2020, inclusivement.

Pour les demandes d’asile soumises au point d’entrée déférées à la SPR à compter du 4 juillet 2020, le délai habituel de 15 jours prévu dans le Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiésFootnote 1 s’applique.

Les exemples suivants sont fournis à titre d’illustration.

  • Exemple 1 : Si votre demande a été déférée à la SPR le 24 février 2020, le délai habituel de 15 jours pour soumettre le formulaire FDA à la SPR aurait été le 10 mars 2020. Vous avez maintenant jusqu’au 19 juillet 2020 pour le faire.
  • Example 2 : Si votre demande d’asile est déférée à la SPR le 30 juin 2020, le délai habituel de 15 jours pour soumettre le formulaire FDA à la SPR aurait été le 15 juillet 2020. Vous avez maintenant jusqu’au 19 juillet 2020 pour le faire.
  • Example 3 : Si votre demande d’asile est déférée à la SPR le 15 juillet 2020, le délai habituel de 15 jours pour soumettre le formulaire FDA s’applique, soit au plus tard le 30 juillet 2020.

La SPR fera parvenir au demandeur d’asile une confirmation de la date limite pour soumettre le formulaire FDA. La communication renfermera aussi des renseignements sur l’audience spéciale au cas où le formulaire FDA ne serait pas soumis à temps. Le cas échéant, le demandeur d’asile devra participer à une audience spéciale pour expliquer pourquoi la SPR ne devrait pas prononcer le désistement de la demande. Bien que les audiences spéciales soient généralement tenues au plus tard cinq jours ouvrables après le délai pour soumettre le formulaire FDAFootnote 2, pendant la pandémie de la COVID-19, la SPR peut tenir ces audiences après les cinq jours ouvrables.

2. Comment fournir des documents

2.1 Comment soumettre des documents à la SPR

Les salles de courrier de la CISR ont repris leurs activités à Vancouver le 15 juin 2020 et à Toronto et Montréal le 22 juin 2020. À compter de ces dates, vous pourrez soumettre des documents à la SPR par courrier, par télécopieur ou par voie électronique. La correspondance en personne ne sera pas acceptée jusqu’à nouvel ordre. Les salles de courrier fonctionneront à capacité réduite puisque les précautions liées à la COVID-19 limitent le nombre d’employés autorisés à accéder aux bureaux de la CISR.

La SPR utilisera le service Connexion postel de Postes Canada pour échanger des documents par voie électronique avec les utilisateurs inscrits. Veuillez consulter l’Avis de pratique de la SPR sur l’utilisation du service Connexion postel pour obtenir plus de détails.

De plus, la SPR acceptera tous les documents des parties transmis par courriel à l’une des adresses suivantes ou aux numéros de télécopieur suivants :

Les documents soumis par courriel doivent être en format PDF. L’objet du courriel doit préciser le numéro de dossier de la SPR, la date de l’audience, s’il y a lieu, et le type de document. Les demandes de renseignements généraux, les requêtes ou autres demandes soumises dans le corps d’un courriel ne seront pas acceptées. Tous les documents doivent être soumis en pièce jointe.

Si vous utilisez le courriel ou le télécopieur, la SPR vous encourage vivement à vous inscrire aussi au service Connexion postel. Contrairement au courrier électronique, qui limite la taille des envois à 20 Mo, Connexion postel peut accepter jusqu’à 1 Go d’information. De plus, Connexion postel offre la possibilité à la SPR de transmettre des renseignements protégés aux utilisateurs inscrits comme solution provisoire avant le lancement du portail de la CISR.

2.2 Envoi de documents au ministre

Cet avis de pratique ne modifie pas la méthode de transmission de documents au ministre, telle qu’elle est énoncée aux paragraphes 38(2) et à l’article 39 des Règles de la Section de la protection des réfugiés (Règles de la SPR).

2.3 Augmentation de la limite de 20 pages à 50 pages pour la transmission de documents par télécopieur

Le sous-alinéa 7(5)b)(iii) et l’alinéa 39d) des Règles de la SPR interdisent de transmettre des documents de plus de 20 pages par télécopieur, à moins que le destinataire y consente. Jusqu’à nouvel ordre, des documents peuvent être transmis par télécopieur jusqu’à une limite de 50 pages et ce, sans autorisation préalable.

2.4 Dispense (annulation) de l’obligation de signatures

Afin d’élargir l’utilisation des communications électroniques avec la SPR et de favoriser la distanciation physique, la SPR lève jusqu’à nouvel ordre l’exigence prévue dans les règles concernant les signatures des documents. Par exemple, cela s’applique :

  • au formulaire FDA, y compris aux modifications qui y sont apportées;
  • à u​ne déclaration selon laquelle un conseil ne touche pas d’honoraires;
  • à ​tout formulaire nécessitant la déclaration d’un interprète.

Lorsqu’un formulaire FDA n’est pas signé, le président de l’audience demandera au demandeur d’asile au début de l’audience de confirmer, sous serment ou affirmation solennelle que le contenu est exact et s’il a besoin d’un interprète pour comprendre le contenu. Si le demandeur d’asile est présent en personne, le commissaire peut lui demander de signer le formulaire FDA au début de l’audience.

2.5 Dispense (annulation) de l’obligation de fournir le formulaire FDA original ou d’apporter les documents originaux à l’audience et des instructions relatives à la conservation des originaux

Formulaire FDA original

Jusqu’à nouvel ordre, la SPR lève toute exigence prévue dans les Règles de la SPRFootnote 3 imposée au demandeur d’asile de soumettre un formulaire FDA original à un agent ou à la SPR. Lorsqu’un original n’est pas fourni, une copie doit être fournie et le demandeur d’asile doit conserver l’original et le soumettre à la SPR sur demande.

Apporter les documents originaux à l’audience

Jusqu’à nouvel ordre, la SPR lève l’exigence prévue au paragraphe 42(1)(b) des Règles de la SPR de fournir les documents originaux au début de l’audience, sauf si le président de l’audience le demande à l’avance. Les documents originaux doivent toujours être conservés et transmis à la Section sur demande.

Conservation des documents originaux

Le demandeur d’asile doit conserver les originaux du formulaire FDA ou d’autres documents soumis en preuve pendant toute la durée de tout appel ou demande de contrôle judiciaire et pendant 30 jours après l’expiration de tout délai applicable pour interjeter un autre appel ou déposer une autre demande (c’est à dire, un appel auprès de la Section d’appel des réfugiés, une demande de contrôle judiciaire, etc.).

3. Demandes

3.1 Dispense (annulation) de l’obligation de fournir des affidavits ou des déclarations solennelles

Plusieurs règles des Règles de la SPRFootnote 4 renvoient à l’article 50 des Règles de la SPR qui exige qu’une demande soit accompagnée d’un affidavit ou d’une déclaration solennelle. Jusqu’à nouvel ordre, l’exigence de fournir un affidavit ou une déclaration solennelle est levée. Cette dispense s’applique à toutes les demandes, y compris celles soumises en vertu des Directives numéro 8 du présidentFootnote 5 visant à déclarer une personne vulnérable.

La dispense s’applique également à la réponse à une demande écrite (article 51) et à la réplique à une réponse écrite (article 52).

3.2 Dispense (annulation) de l’exigence de déposer un certificat médical

Jusqu’à nouvel ordre, lorsque les Règles de la SPRFootnote 6 prévoient l’exigence de fournir un certificat médical, cette exigence ainsi que l’exigence d’expliquer l’absence d’un certificat médical sont levées.

3.3 Suspension de l’avis de pratique sur la communication tardive

Le 7 mai 2018, la SPR a publié son Avis aux parties et aux conseils comparaissant devant la Section de la protection des réfugiés – communication tardive. Cet avis de pratique exige qu’une demande de communication à la SPR hors des délais fixés dans les Règles de la SPR, soit accompagnée d’une demande officielle.

La SPR suspend cet avis de pratique jusqu’à nouvel ordre. Cela signifie que les parties n'ont​ plus à soumettre à la SPR une demande officielle pour que celle-ci accepte une communication tardive.

Toutes les autres exigences prévues dans les Règles de la SPR à propos de la communication tardive s’appliquent toujours, notamment les facteurs énoncés à l’article 36 des Règles de la SPR pour décider d’autoriser ou non une communication tardive.

3.4 Suspension de l’avis de pratique sur les communications volumineuses

Le 7 mai 2018, la SPR a publié son Avis aux parties et aux conseils comparaissant devant la SPR – preuve volumineuse relative aux conditions dans le pays. Cet avis de pratique exige qu’une demande officielle accompagne les éléments de preuve relatifs aux conditions dans le pays, qui dépassent une certaine limite du nombre de pages.

La SPR suspend cet avis de pratique jusqu’à nouvel ordre. Cela signifie que les parties n’ont plus à présenter une demande officielle pour que la Section accepte une communication volumineuse.

3.5 Facteurs liés à la COVID-19 à prendre en compte

Tel qu’il est énoncé dans l’Avis de pratique – mesures spéciales en raison de la COVID-19 de la CISR, la SPR fera preuve de souplesse en ce qui a trait à l’application de ses règles dans les cas où les parties ont du mal à s’y conformer en raison de la pandémie de la COVID-19.

Lorsque des parties souhaitent présenter une demande ou une autre requête en vertu des Règles de la SPRFootnote 7 qui est fondée en tout ou en partie sur les difficultés éprouvées pendant la pandémie de la COVID-19, les parties et leur conseil sont invités à exposer clairement comment les difficultés liées à la COVID-19 ont eu une incidence sur la demande ou la requête.

De plus, la SPR tiendra compte des difficultés qu’une personne éprouve pour obtenir des preuves d’expert à l’appui d’une demande pour se faire identifier comme étant une personne vulnérable conformément aux Directives numéro 8 du président.

4. Procédures d’audience

4.1 Heures de début de l’audience

Des mesures de santé et de sécurité supplémentaires seront mises en œuvre pour permettre la tenue d’audiences pendant la pandémie de la COVID-19. Les heures d’audiences pourront par conséquent être variables. Les parties et leur conseil sont invités à examiner attentivement l’avis de convocation pour connaître l’heure prévue pour le début de leur audience.

Dans le souci de respecter les exigences relatives à la distanciation physique, la CISR établit le rôle des audiences de manière à éviter les grandes foules dans les aires communes de la CISR. Il est donc important que vous soyez attentifs à l’heure prévue pour le début de votre audience et que vous consultiez le site web de la CISR pour obtenir plus de détails. ​Veuillez quitter l’immeuble dès la fin de votre audience.

4.2 Présence de mineurs en salle d’audience

Le 11 mars 2019, la SPR a publié son Avis de pratique : Présence d’enfants aux audiences de la Section de la protection des réfugiés. Cet avis de pratique a mis en place des procédures selon lesquelles les enfants accompagnés âgés de moins de 12 ans à la date de l’audience ne sont pas tenus de comparaître devant la SPR, à moins que le président de l’audience ne l’exige.

Pour favoriser la distanciation physique et la santé de tous les participants aux audiences de la SPR, jusqu’à nouvel ordre, la SPR étend cette procédure à tous les demandeurs d’asile mineurs accompagnés qui sont âgés de moins de 18 ans à la date de l’audience.

Ces procédures sont strictement volontaires et tous les demandeurs d’asile conservent le droit d’assister à leur audience, s’ils le désirent.

Cependant, pendant la pandémie de la COVID-19, la SPR établit le rôle des audiences en partant du principe que les demandeurs d’asile mineurs n’y assisteront pas, afin de garantir le respect des exigences de distanciation physique, ce qui dépend en partie du nombre de participants à une audience. Veuillez donc informer la SPR au moins 10 jours avant l’audience prévue si un demandeur d’asile âgé de moins de 18 ans sera présent.

4.3 Présence d’adultes en salle d’audience

Les demandeurs d’asile adultes qui ne souhaitent pas assister à leur audience en personne peuvent demander, avant l’audience, d’en être dispensés. La SPR prendra en compte tous les facteurs pertinents, notamment les conditions de santé sous-jacentes et si elle prévoit que le témoignage du demandeur d’asile sera nécessaire. La SPR s’efforcera de tenir compte de ces demandes, le cas échéant.

Ces procédures sont strictement volontaires et tous les demandeurs d’asile conservent le droit d’assister à leur audience s’ils le désirent.

4.4 Recours accru à la vidéoconférence

Dans le souci de favoriser la distanciation physique et de protéger la santé et la sécurité de tous les participants aux audiences, la SPR utilisera si possible la vidéoconférence pour tenir ses audiences. Par exemple, la SPR pourrait utiliser plusieurs salles d’audience pour tenir une audience, ce qui permettra aux participants d’être sur place à la CISR, mais de se connecter par vidéoconférence afin de respecter les exigences de distanciation physique.

5. Divers

5.1 D’autres renseignements seront publiés sur le site web de la CISR

La SPR contrôlera les mesures énoncées dans le présent avis de pratique et pourra le modifier au besoin.

De plus, d’autres avis sur les protocoles de santé et de sécurité et d’autres renseignements à propos de la reprise des audiences peuvent être publiés sur le site web de la CISR.

Il est donc important que les parties et leur conseil consultent régulièrement le site web de la CISR.

5.2 Autorité

L’alinéa 159(1)g) de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés confère au président de la CISR le pouvoir de prendre les mesures nécessaires pour que les commissaires remplissent leurs fonctions avec diligence et efficacité. Le président a délégué ce pouvoir aux vice-présidents.

L’article 70 des Règles de la SPR prévoit que la Section peut, si elle en avise au préalable les parties et leur donne la possibilité de s’opposer, modifier l’exigence d’une règle, permettre à une personne de ne pas suivre une règle, et proroger ou abréger un délai.

En ce qui concerne les délais pour soumettre le formulaire FDA, le paragraphe 159.8(3) du Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés prévoit que la SPR peut, pour des raisons d’équité et de justice naturelle, prolonger le délai prévu pour ce faire pour les demandeurs d’asile au point d’entrée, du nombre de jours qui est nécessaire dans les circonstances.

Signé le 23 juin 2020

Roula Eatrides
Vice-présidente, SPR