Date d'entrée en vigueur : le 8 décembre 2014
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Transmission des documents
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Traduction des documents
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Communication de documents
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Présentation des documents
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Modifications apportées au formulaire Fondement de la demande d’asile
En décembre 2012, la Section de la protection des réfugiés (SPR) de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) a établi de
nouvelles règles de procédure : les
Règles de la SPR. Les
Règles de la SPR font en sorte d’appuyer les changements apportés au processus de traitement des demandes d’asile qui ont été mis en œuvre dans le cadre de la réforme du système de protection des réfugiés.
D’importants manquements à plusieurs dispositions des
Règles de la SPR ont été constatés. Ceux‑ci ont entraîné des retards et nuisent à l’efficacité du travail de la Section. En outre, le non‑respect des
Règles de la SPR peut amener le président de l’audience à rendre une décision défavorable dans certains cas.
Le présent avis vise à rappeler aux parties et à leurs conseils qui se présentent devant la SPR que celle‑ci s’attend à ce qu’ils connaissent les
Règles de la SPR et à ce qu’ils les respectent. Cet avis a aussi pour but de souligner des problèmes récurrents jugés particulièrement problématiques et de clarifier les attentes de la SPR à ces égards.
La transmission des documents à l’autre partie est prévue aux termes de plusieurs
Règles de la SPR. Par exemple, conformément au paragraphe 34(1) des
Règles de la SPR, pour utiliser un document à une audience, une partie doit en transmettre une copie à l’autre partie. Selon le paragraphe 34(2) des
Règles de la SPR, la copie du document transmise à la Section doit être accompagnée d’une déclaration écrite indiquant à quel moment et de quelle façon la copie a été transmise à l’autre partie.
Il arrive souvent qu’une partie omette d’envoyer comme il se doit une copie à l’autre partie ou l’avis de transmission de document à la Section. Ces omissions peuvent occasionner d’importants retards dans la procédure, par exemple si le document en question est une demande, ou peuvent amener le commissaire à refuser le document.
La Section tient également à préciser que les règles 1 et 29 des
Règles de la SPR font en sorte que le ministre est considéré comme une partie s’il est intervenu dans la demande d’asile,
même s’il a indiqué qu’il ne se présenterait pas à l’audience. Ainsi, dans une telle situation, où les
Règles de la SPR prévoient que les documents doivent être transmis à l’autre partie, une copie doit être fournie au ministre.
Le président de l’audience peut refuser les documents non transmis comme il se doit à l’autre partie jusqu’à ce que la preuve de transmission ait été fournie.
Le paragraphe 32(1) des
Règles de la SPR prévoit que tout document rédigé dans une autre langue que le français ou l’anglais et qui est utilisé par un demandeur d’asile ou une personne protégée doit être accompagné d’une traduction française ou anglaise. Le paragraphe 32(2) des
Règles de la SPR prévoit que tout document utilisé dans une procédure par le ministre est rédigé dans la langue de la procédure ou est accompagné d’une traduction dans la langue de la procédure. Le paragraphe 32(3) des
Règles de la SPR prévoit que les traductions doivent être accompagnées d’une déclaration signée par le traducteur.
La SPR reçoit souvent des documents qui n’ont pas été traduits, ou qui ont été traduits mais qui ne sont pas accompagnés d’une déclaration du traducteur. Ces documents ont parfois été traduits à l’aide d’outils Web, comme la fonction de traduction de Google. De telles traductions ne sont pas conformes à la règle 32 des
Règles de la SPR, elles entraînent des retards dans la procédure et elles peuvent ne pas être acceptées par le commissaire.
Le paragraphe 34(3) des
Règles de la Section de la protection des réfugiés (Règles de la SPR) prévoit que, pour utiliser un document à une audience, une partie en transmet une copie à l’autre partie et une autre à la Section au plus tard dix jours avant la date fixée pour l’audience, à moins que le document ne soit transmis en réponse à un document reçu d’une autre partie ou de la Section, auquel cas le document doit être transmis cinq jours avant la date fixée pour l’audience.
La Section de la protection des réfugiés (SPR) reçoit régulièrement des documents après le délai prévu à la règle 34, souvent le jour même de l’audience. Bien que les demandes d’asile soient maintenant instruites plus rapidement depuis la réforme, il incombe toujours aux parties de présenter les éléments de preuve sur lesquels elles souhaitent s’appuyer dans les délais prescrits par les
Règles de la SPR.
Si une partie n’est pas en mesure de respecter ce délai, la SPR s’attend à ce que les documents soient fournis le plus rapidement possible par la suite. Les parties devraient être prêtes à expliquer au commissaire pourquoi les documents devraient être acceptés malgré leur présentation tardive, en particulier en ce qui concerne les critères prévus à la règle 36 des
Règles de la SPR.
La règle 31;des
Règles de la SPR énonce les attentes de la SPR à l’égard de la présentation des documents. La SPR reçoit souvent des trousses de documents qui ne sont pas paginés ni accompagnés d’une liste indiquant chacun des documents transmis dans la trousse, comme l’exige la règle 31.
Afin d’être conforme à l’exigence selon laquelle il faut indiquer chacun des documents transmis, la liste devrait comprendre des mentions claires, par exemple, l’auteur, la date et le sujet, ce qui permet à tous les participants de faire efficacement référence aux documents pendant l’audience et facilite l’élaboration du dossier du tribunal pour la Section d’appel des réfugiés ou la Cour fédérale, le cas échéant.
Les
Règles de la SPR permettent à un commissaire de refuser des documents qui ne respectent pas la présentation prescrite.
La règle 9 des
Règles de la SPR énonce la procédure à suivre et le délai à respecter pour apporter des modifications au formulaire Fondement de la demande d’asile (formulaire FDA). Plus particulièrement, les modifications doivent être soulignées, et une déclaration selon laquelle les renseignements sont complets, vrais et exacts doit être jointe. Les modifications et la déclaration doivent être reçues par la Section au plus tard dix jours avant la date fixée pour l’audience.
Souvent, les formulaires FDA modifiés sont transmis en retard à la Section et les modifications ne sont pas soulignées, ce qui n’est pas conforme aux
Règles de la SPR et nuit au bon fonctionnement de la Commission. Les
Règles de la SPR permettent à un commissaire de refuser des modifications si elles ne sont pas fournies selon la présentation prescrite et dans le délai prévu.
Ross Pattee
Vice-président
Section de la protection des réfugiés