Date d'entrée en vigueur : Mars 2015
Version modifiée : le 30 mai 2016
Préparé par : Direction des politiques et des procédures
1. But
La présente politique vise à servir de guide aux personnes autorisées concernant l'utilisation acceptable des médias sociaux à la Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR).
La politique est conforme aux documents suivants :
2. Champ d'application
La politique s'applique à toutes les personnes autorisées (comme le prévoit l'article 4) qui utilisent le réseau du gouvernement du Canada à la CISR.
3. Contexte
Étant donné le rôle de plus en plus important joué par Internet et les communications électroniques dans le cadre du travail et dans la vie personnelle, les personnes autorisées doivent toujours garder à l'esprit les responsabilités qui leur incombent en tant que représentants de la CISR ainsi que les conséquences et les risques pouvant découler de l'utilisation de toute forme de médias sociaux.
La Politique vise à encourager les personnes autorisées à respecter les exigences et les attentes applicables, à protéger la réputation et l'intégrité de la CISR et à prévenir la divulgation non autorisée des renseignements classifiés ou l'exécution d'autres activités inacceptables ou illicites au moyen de comptes officiels ou personnels de médias sociaux.
La
Ligne directrice sur l'utilisation acceptable des dispositifs et des réseaux ainsi que la
Politique sur l'utilisation acceptable des dispositifs et des réseaux du Secrétariat du Conseil du Trésor exigent des ministères et des organismes qu'ils veillent à l'utilisation acceptable et efficiente des dispositifs et des réseaux électroniques du gouvernement du Canada et fournissent un accès ouvert aux outils et aux services, conformément à la
Politique sur la sécurité du gouvernement du SCT.
Par conséquent, lorsqu'elles utilisent les médias sociaux, les personnes autorisées doivent faire preuve de prudence et exercer en tout temps leur jugement.
4. Définitions
« Activité illicite » : Toute activité constituant une infraction criminelle, une violation des lois de réglementation fédérales et provinciales ou une action ayant pour résultat d'entraîner une poursuite au civil contre une personne autorisée ou une institution, aux termes de l'annexe A du document Technologie de l'information – Politique relative à l'utilisation acceptable des réseauxde la CISR.
« Activité inacceptable » : Toute activité allant à l'encontre des politiques de la CISR ou du SCT ou des restrictions imposées à l'utilisation personnelle, conformément à l'annexe B du document Technologie de l'information – Politique relative à l'utilisation acceptable des réseaux de la CISR.
« Médias sociaux » : Pour les besoins de la présente politique, les médias sociaux comprennent notamment les wikis (Wikipédia), les sites de partage de signets (Reddit), le réseautage social (Twitter), ainsi que les autres sites et services qui permettent aux utilisateurs de communiquer des renseignements simultanément.
« Personnes autorisées » : Désigne toutes les personnes ayant obtenu l'autorisation d'utiliser un réseau du gouvernement du Canada à la CISR, notamment les personnes nommées par le gouverneur en conseil, les fonctionnaires, les employés à temps partiel, les employés occasionnels, les étudiants, les personnes recrutées par l'entremise d'agences de placement temporaire, les experts-conseils et les entrepreneurs.
« Utilisation officielle » : Utilisation d'un compte de médias sociaux officiel pour le compte du gouvernement du Canada. Seules les personnes ayant été autorisées à représenter le gouvernement du Canada peuvent se servir de comptes officiels dans les médias sociaux. L'utilisation officielle peut comprendre la publication de messages et le téléchargement de contenu (p. ex. du texte, des images, du contenu audio ou vidéo).
« Utilisation personnelle » : Utilisation d'un compte de médias sociaux personnel à des fins n'ayant aucun rapport avec l'emploi ou le perfectionnement professionnel (p. ex. rédiger des conseils de jardinage sur une plateforme Web, consulter la météo ou les horaires d'autobus, ou encore partager des photos personnelles ou de la famille). Ce type d'utilisation est restreint et doit avoir lieu hors des heures de travail.
« Utilisation professionnelle » : Utilisation d'un compte de médias sociaux personnel à des fins liées à des activités professionnelles, par exemple communiquer avec des associations professionnelles, des réseaux professionnels (p. ex. participer à une conférence en ligne), recueillir et partager des connaissances (p. ex. se servir de Twitter pour se tenir au courant des tendances ou visiter les pages Facebook du gouvernement) et pour le perfectionnement professionnel (p. ex. mettre à jour son profil sur LinkedIn).
5. Énoncé de politique
Les personnes autorisées qui ont accès au réseau du gouvernement du Canada à la CISR respecteront :
6. Exigences de la politique
6.1 Autorisations relatives à l'utilisation des comptes de médias sociaux officiels
La CISR utilise un compte de médias sociaux officiel. Toute personne autorisée souhaitant utiliser officiellement les plateformes de médias sociaux de la CISR doit obtenir préalablement l'autorisation du directeur général de la Direction générale des politiques, de la planification et des affaires ministérielles (DGPPAM).
6.2 Création d'un compte de médias sociaux sur une plateforme du gouvernement du Canada
Les personnes autorisées peuvent s'inscrire en vue d'obtenir un compte de médias sociaux sur une plateforme de collaboration du gouvernement du Canada, comme GCconnex, sans avoir à demander l'autorisation de la direction. Avant de créer un compte, il est important de comprendre les conditions d'utilisation de ces plateformes.
6.3 Demandes de recherches de la Section de la protection des réfugiés et de la Section d'appel des réfugiés sur l'utilisation des médias sociaux
Si un commissaire de la Section de la protection des réfugiés (SPR) ou de la Section d'appel des réfugiés (SAR) juge nécessaire de consulter les médias sociaux dans le cadre de ses fonctions avant de prendre une décision, la Section transmet ce type de demande à la Direction des recherches conformément à la Procédure de la Direction des recherches relative aux demandes de recherche dans les médias sociaux concernant des personnes en particulier. Ce faisant, on s'assure que les activités de collecte de renseignements menées par la SPR ou la SAR s'effectuent dans le respect de protocoles bien définis, afin que les personnes qui comparaissent devant la CISR, les intervenants et le public canadien soient convaincus que ces recherches sont effectuées suivant une méthode uniforme et transparente et dans le respect des obligations de la CISR quant à la vie privée. Ces obligations sont décrites dans les
Instructions pour recueillir et communiquer des renseignements pour les procédures de la Section de la protection des réfugiés, les
Instructions pour recueillir et communiquer des renseignements pour les procédures de la Section d'appel des réfugiés ainsi que la
Loi sur l'immigration et la protection des réfugiésNote 1 et dans les lois fédérales sur la protection des renseignements personnels. Cette façon de faire améliorera en outre l'efficacité de la SPR et de la SAR en consolidant cette activité au sein d'un groupe spécialement formé pour mener ce genre de recherches.
6.4 Consulter les médias sociaux à partir du réseau du gouvernement du Canada
Les personnes autorisées peuvent consulter les médias sociaux et en faire une utilisation personnelle et professionnelle limitée sur le réseau du gouvernement du Canada à la CISR.
Lorsqu'elles consultent les médias sociaux sur le réseau du gouvernement du Canada, les personnes autorisées doivent garder à l'esprit que l'adresse de protocole Internet (IP) utilisée pour avoir accès à Internet appartient à la CISR et est donc visible au grand public. Pour éviter tout mauvais usage ou toute apparence de mauvais usage, les personnes autorisées ne doivent pas entreprendre d'activités inacceptables qui, sans être illicites, peuvent néanmoins contrevenir aux politiques du Conseil du Trésor, ni d'activités illicites, telles qu'elles sont définies dans le document Technologie de l'information – Politique relative à l'utilisation acceptable des réseauxde la CISR.
La CISR ne tolérera aucune mauvaise conduite de la part des personnes autorisées sur le réseau du gouvernement du Canada à la CISR. Tout manquement à la présente Politique pourrait entraîner la prise de mesures appropriées, notamment, mais sans s'y limiter, des mesures administratives, disciplinaires ou relatives au rendement, pouvant aller jusqu'au congédiement.
Lorsqu'elles consultent les médias sociaux, les personnes autorisées doivent :
- se servir de leur propre identité;
- assumer personnellement la responsabilité du contenu qu'elles publient;
- être conscientes que tout contenu publié peut être public ou être rendu public par d'autres personnes;
- s'assurer que tous leurs commentaires sont respectueux;
- faire preuve de discernement et de jugement en ce qui concerne le contenu publié;
- s'assurer que l'utilisation des médias sociaux ne nuit pas à leur capacité de s'acquitter de leurs fonctions de manière impartiale et non partisane.
- Lorsqu'elles consultent les médias sociaux, les personnes autorisées doivent éviter :
- de miner ou de compromettre l'intégrité ou la sécurité des opérations de la CISR ou de ses employés;
- de nuire à la capacité de la CISR de remplir sa mission en tant que tribunal administratif indépendant;
- de publier du contenu ou des déclarations qui pourraient nuire à leur capacité d'exécuter leurs fonctions;
- de remettre en question leur impartialité dans l'exercice de leurs fonctions.
6.5 Consulter les médias sociaux à partir d'un réseau autre que celui du gouvernement du Canada
Lorsque les personnes consultent les médias sociaux à partir d'un réseau autre que celui du gouvernement du Canada, elles doivent user de prudence afin que toutes les déclarations ou tout le contenu publiés susceptibles d'avoir des répercussions sur la CISR :
- ne minent ou ne compromettent pas l'intégrité ou la sécurité des opérations de la CISR ou de ses employés;
- ne nuisent pas à la capacité de la CISR de remplir sa mission à titre de tribunal administratif indépendant;
- ne nuisent pas à leur capacité d'exercer leurs fonctions;
- ne remettent pas en question leur impartialité dans l'exercice de leurs fonctions.
En cas de doute, il est fortement recommandé d'aborder la question avec le responsable ou le gestionnaire concerné avant de publier ce type de contenu.
7. Mise en œuvre
Les gestionnaires sont responsables de la mise en œuvre de la présente politique dans les secteurs dont ils sont chargés.
8. Suivi
Les chefs des directions générales et des sections ont la responsabilité d'exercer une surveillance sur la présente politique au sein de leur direction générale et de leurs secteurs respectifs.
Le suivi et l'évaluation de la présente politique seront effectués sous la direction de la Direction des politiques et des procédures.
10. Demandes de renseignements
Pour obtenir de plus amples renseignements :
Direction des politiques et des procédures
Direction générale des politiques, de la planification et des affaires ministérielles
Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada
Édifice Canada (Place Minto)
344, rue Slater
Ottawa (Ontario) K1A 0K1
11. Approbation
signé par Mario Dion
Président
le 30 mai 2016
date
Notes
- Note 1
Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés, L.C. 2001, chap. 27.
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- Note 2
Charte canadienne des droits et libertés, Partie I de la
Loi constitutionnelle de 1982, soit l'Annexe B de la
Loi de 1982 sur le Canada (R.-U.), 1982, chap.11.
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- Note 3
Loi sur la protection des renseignements personnels, L.R.C., 1985, chap. P-21.
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- Note 4
Loi sur l'accès à l'information, L.R.C., 1985, chap. A-1.
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- Note 5
Loi sur les conflits d'intérêts, L.C. 2006, chap. 9, art. 2.
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- Note 6
Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés, L.C. 2001, chap. 27.
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