Date d’entrée en vigueur : le 11 juillet 2017
1. Objet
La présente politique vise à définir l’approche régissant les communications à la Section d’appel de l’immigration (SAI) entre un agent de règlement anticipé (ARA) et les parties ou entre un
ARA et un commissaire en l’absence des parties et qui se rapportent aux cas dont est saisie la
SAI.
La procédure judiciaire, en particulier au moyen d’audiences, est un moyen coûteux et stressant de régler les litiges. Le travail des
ARA consiste à trouver des moyens d’éviter les procédures judiciaires dans la mesure du possible et, lorsqu’elles ne peuvent être évitées, à trouver le moyen le plus efficace de régler un appel. D’abord et avant tout, le rôle d’un
ARA est de
résoudre les problèmes. Cela signifie qu’il doit s’éloigner des
approches excessivement formalistes, légalistes et d’intolérance au risque et se concentrer davantage sur la recherche de solutions concrètes et efficaces permettant de régler les appels ou de les acheminer vers un règlement sans porter atteinte à l’équité. Les
ARA doivent faire preuve de jugement et de discrétion dans le traitement de chaque affaire en vue de trouver la meilleure façon de faire progresser l’appel vers un règlement. Chaque affaire est évaluée selon son bien-fondé afin de déterminer si elle peut être réglée sans la tenue d’une audience.
2. Champ d’application
La présente politique s’applique à toutes les communications qui ont lieu entre les
ARA et les parties, y compris les communications qui ont lieu en l’absence d’une partie et qui se rapportent aux cas dont est saisie la
SAI, ainsi qu’entre les
ARA et les commissaires. Aux fins de la présente politique, lorsqu’un représentant est désigné pour une partie, les communications avec le représentant désigné seront traitées comme des communications avec une partie et seront assujetties à la présente politique. Aux fins de la présente politique, lorsqu’une partie a retenu les services d’un conseil, les communications avec le conseil seront traitées comme des communications avec une partie et seront assujetties à la présente politique.
3. Définitions
« Processus de règlement anticipé » est un terme de portée générale et s’entend de tous les efforts déployés par un
ARA pour encourager les parties à régler l’appel sans tenir d’audience. Ce processus consiste à recueillir des renseignements en début de processus et à lancer la discussion entre les parties au moyen de méthodes informelles, par courriel, par téléphone ou par écrit. Il comprend aussi la conférence du mode alternatif de règlement des litiges (MARL) et les conférences sur la procédure tenues par les
ARA.
« Conférence du mode alternatif de règlement des litiges » (conférence du
MARL) s’entend d’une rencontre en personne, en ligne, par téléphone ou par vidéoconférence entre les parties et qui est animée par l’ARA aux fins d’un règlement consensuel de l’appel.
« Audience » s’entend d’une audience qui est tenue devant un commissaire de la
SAI et à laquelle les parties, à la discrétion de la
SAI, peuvent participer en personne ou par des moyens de télécommunications en direct.
« Instruction sur dossier » s’entend du processus visant à trancher un appel par écrit en s’appuyant sur les documents versés au dossier d’appel, parce que cette façon de faire ne sera pas injuste envers l’une ou l’autre des parties et qu’une audience n’est pas nécessaire.
« Conférence sur la procédure » s’entend de diverses méthodes de conférence utilisées à la
SAI par les
ARA pour trouver les moyens de régler les appels ou pour assurer l’état de préparation à l’audience. Les conférences sur la procédure comprennent les conférences de mise au rôle, les processus accélérés des appels en matière de criminalité, les conférences relatives au sursis et les audiences de justification lorsque l’une ou l’autre des parties doit justifier pourquoi le désistement de l’appel ne doit pas être prononcé ou lorsque le ministre doit expliquer pourquoi un dossier d’appel n’a pas été produit dans les délais.
« Catégories de règlement » s’entend des différents processus permettant de statuer sur un appel.
4. Contexte
La
SAI a fait preuve d’innovation pour trouver d’autres approches qui ne nécessitent pas nécessairement la tenue d’une audience pour régler les appels. La
SAI a modifié ses pratiques et élaboré des méthodes qui permettent de régler les appels en fonction de la complexité et des exigences de chaque cas, et de rendre justice plus efficacement et avec moins de formalisme, tout en préservant l’équité. À partir de 1998, la
SAI a mis sur pied les conférences du
MARL, qui prennent la forme de séances de médiation en personne. Depuis, d’autres catégories de règlement ont été élaborées, notamment le processus d’instruction sur dossier et des conférences sur la procédure.
Malgré ces innovations, la
SAI accumule un arriéré important d’appels, et les délais de règlement sont beaucoup trop longs. Pour aider à résoudre ce problème, les
ARA doivent pouvoir recourir aux moyens les plus efficaces pour régler ou classer les appels tout en veillant à ce que la
SAI fasse preuve d’équité et d’impartialité dans le processus d’appel. L’obligation des
ARA de documenter et de communiquer à une partie le contenu de chacune de ses communications avec l’autre partie représente une lourde tâche et ralentit le mode de règlement. La présente politique vise à accélérer ce processus plutôt qu’à le ralentir.
5. Énoncé de politique
5.1 Objet de la communication
Les
ARA supervisent le règlement anticipé des appels en encourageant les communications entre les parties dans le but de régler les appels sans tenir d’audience ou, si les appels ne peuvent être réglés, ils s’emploient à circonscrire les questions à trancher en obtenant de la part des parties un exposé conjoint des faits. Dans les cas qui ne peuvent pas être réglés, l’ARA peut aussi rencontrer une partie, ou les deux, pour assurer leur préparation à l’audience.
Dans le cadre de ces démarches, les
ARA peuvent devoir communiquer avec une partie en l’absence de l’autre partie, ou avec les commissaires en l’absence des parties.
Les
ARA peuvent communiquer avec les parties dans le cas des appels qui se prêtent à une conférence du
MARL, au processus d’instruction sur dossier ou à un autre processus de règlement anticipé. Bien que la liste suivante ne soit pas exhaustive, les communications servent aussi :
- à demander aux parties des renseignements pertinents relativement à l’appel ou qui concernent la situation personnelle de l’appelant, par exemple pour savoir si l’appelant devrait être désigné personne vulnérable conformément aux Directives no 8 du président ou si l’appelant a besoin qu’un représentant soit désigné;
- à demander le point de vue des parties sur le processus de règlement anticipé qui est le plus susceptible de régler l’appel ou de le rapprocher d’un règlement;
- à demander aux parties de proposer des idées et de présenter des éléments de preuve qui pourraient régler l’appel ou le rapprocher d’un règlement;
- à faciliter la discussion entre les parties dans le but d’en arriver dès que possible à un règlement consensuel après que l’appel a été interjeté;
- au besoin, à fournir aux parties une évaluation objective préliminaire de l’issue possible de l’affaire si une audience s’avérait nécessaire;
- si l’appel ne peut pas être réglé, à faire progresser l’état de préparation à l’audience et à tenter de circonscrire les questions à trancher en obtenant de la part des parties un exposé conjoint des faits qui sera versé au dossier d’appel.
5.2 Processus de communication entre les agents de règlement anticipé et les parties
Afin de faciliter le règlement anticipé d’un appel, l’ARA peut, à sa discrétion, communiquer et discuter de l’appel en privé avec l’une des parties ou ses représentants.
La manière la plus efficace de le faire est souvent de traiter séparément avec chaque partie, par téléphone ou par courrier électronique, parce qu’il faut beaucoup de temps pour planifier des rencontres en personne.
Lorsqu’un
ARA communique avec une partie en l’absence de l’autre partie, il doit informer la partie que le contenu de la communication peut être partagé avec la partie absente, sauf en cas d’objection.
Si la partie s'y oppose, le contenu de la communication ne sera pas partagé avec la partie absente.
5.3 Communications entre les agents de règlement anticipé et les commissaires en l’absence des parties
Les
ARA peuvent communiquer avec un commissaire en l’absence d’une partie à l’appel afin d’obtenir des conseils ou une orientation sur des questions de procédure.
S’il n’a pas été possible de parvenir à un règlement anticipé, l’ARA ne doit pas discuter du fond de l’appel ou de ce qui s’est passé pendant le processus de règlement anticipé avec le ou les commissaires désignés pour trancher l’appel.
L’ARA doit veiller à ce que le dossier transféré au commissaire désigné ne contienne aucun document ni aucune information se rapportant aux efforts déployés en vue d’un règlement anticipé, à l’exception des documents demandés par les participants qui doivent rester au dossier d’appel et des renseignements suivants :
- la mention, sur la couverture du dossier, que l’affaire a été sélectionnée pour le processus de règlement anticipé;
- une fiche de décision contenant les noms des participants au processus de règlement anticipé;
- la date de la conférence du
MARL et l’issue de la conférence du
MARL, à savoir « non réglé »;
- si les questions à trancher ont été circonscrites ou s’il y a un exposé conjoint des faits, cela doit également être noté dans le dossier d’appel.
6. Mise en œuvre
Les vice-présidents adjoints des différents bureaux régionaux sont responsables de la mise en œuvre de la présente politique. Les trois bureaux régionaux de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada, situés à Montréal, à Toronto et à Vancouver, planifieront leurs activités en fonction des exigences énoncées dans la présente politique et selon les procédures connexes.
7. Suivi
Le suivi et l’évaluation du programme prévu dans la présente politique seront exécutés sous la direction de la Direction générale des politiques, de la planification et des recherches.
8. Documents de référence
-
Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés (PDF, 1,15 Mo), L.C. 2001, chap. 27, articles 63, 64, 65, 66 et 168, et paragraphes 162(2) et 175(1);
-
Règles de la Section d’appel de l’immigration (PDF, 341 Ko), DORS/2002-230, paragraphe 25(1), règles 57 et 58.
9. Demandes de renseignements
Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec la personne-ressource mentionnée ci-dessous :
Directeur, Direction des politiques, de la diffusion externe et de la mobilisation
Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada
Place Minto – Édifice Canada
344, rue Slater, 12e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0K1