Chers collègues,
Je suis heureux de vous informer que la Commission de l’immigration et du statut du réfugié du Canada (CISR ou Commission) lancera la phase 2 de son projet pilote Mon dossier le 26 octobre 2020. Fait important, le portail libre-service en ligne comportera, parmi ses nouvelles fonctionnalités, l’échange sécurisé de documents.
Alors que la création de Mon dossier précède la pandémie, le lancement de la phase 2 représente la réponse de la CISR à la COVID-19 et démontre, par ce fait même, la transformation accélérée de notre organisation en une organisation numérique.
Ce serait peu dire que les derniers mois ont été difficiles. La pandémie a été un véritable phénomène perturbateur, bouleversant nos structures et normes sociales. Cependant, elle nous a également fourni d’excellentes possibilités de mettre en place de nouvelles façons de travailler et de repenser notre organisation. Nous vous remercions de nous avoir accordé votre collaboration et votre aide pour saisir ces possibilités.
L’utilisation accrue de la technologie a été un facteur essentiel pour adapter notre façon de travailler. Elle a joué un rôle important dans notre capacité de continuer à offrir un accès significatif à la justice d’une manière qui permette de protéger la santé et la sécurité de toutes les parties. Fait significatif, nos efforts de numérisation comprennent le lancement d’audiences à distance grâce à la mise en œuvre d’une plateforme technologique sécurisée.
Nous avons également travaillé rapidement à moderniser nos canaux de communication. Comme vous le savez, toutes les sections ont étendu leur utilisation du courriel pour inclure l’échange de documents. À titre de mesure provisoire, nous avons étendu l’utilisation de Connexion postel.
Mais ce que nous avons toujours misé, en matière de communications numériques, c’est notre portail Mon dossier. Lorsque nous avons lancé la phase 1 du portail en novembre 2019, nous avons reconnu que les fonctionnalités étaient limitées. Mais c’était le premier pas dans notre parcours numérique, et un important bloc fonctionnel pour l’expansion des capacités.
Avec le lancement de la phase 2 le 26 octobre prochain, la communauté des conseils disposera d’un moyen stimulant et plus dynamique de communiquer avec la CISR. Les conseils inscrits pourront échanger des documents de manière sécuritaire avec la Commission, en plus de consulter les renseignements sur les cas et les dates des prochaines audiences relatives aux cas actifs. Pour soutenir ce lancement, un avis de pratique a été publié.
Nous sommes aussi conscients qu’une exigence clé pour soutenir une adoption complète de Mon dossier est de vous permettre de déléguer votre accès à d’autres – une exigence clé que vous nous avez fait valoir au cours de la phase 1. De plus, au cours des prochains mois, nous explorerons cet aspect ainsi que d’autres fonctionnalités, comme la possibilité d’étendre l’utilisation aux demandeurs d’asile et aux appelants, et nous espérons discuter davantage de ces sujets lors de la réunion du Comité consultatif sur le passage au numérique prévue pour la fin octobre.
L’inscription à Mon dossier sera ouverte à tous les conseils non encore inscrits. Au cours des prochaines semaines, des invitations à s’inscrire à ce portail seront envoyés directement aux conseils. Elles leur seront envoyées par courriel, par télécopieur et par la poste. Les conseils qui partagent notre enthousiasme pour le portail et qui veulent s’y inscrire plus tôt sont priés de communiquer avec les employés désignés de Mon dossier au bureau régional concerné de la CISR.
Alors que nous nous préparons à entreprendre cette prochaine étape vers une numérisation élargie, j’aimerais vous remercier sincèrement de votre soutien et de vos conseils sur la mise en place de nos nouveaux processus et technologies. Forts de l’orientation que vous nous fournissez, nous sommes bien placés pour veiller à ce que ces innovations nous permettent de relever les défis à court terme posés par la pandémie et d’améliorer nos opérations et notre efficience à long terme.
Richard Wex
Président