Audit de 2019 — Principales conclusions, recommandations et progrès de la mise en œuvre

​​​Messages clés

  • L'audit de 2019 sur le processus d'octroi de l'asile au Canada a permis de dégager trois constatations principales :
    1. Le système de détermination du statut de réfugié du Canada ne disposait pas des moyens nécessaires pour traiter les demandes d'asile dans les délais prescrits.
    2. Une série d'inefficiences avait aggravé les retards dans le traitement des demandes. Il y avait d'importantes lacunes sur le plan de l'échange de renseignements et un chevauchement des efforts entre les trois principales organisations qui participent au processus de traitement des demandes d'asile (l'Agence des services frontaliers du Canada [ASFC], Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada [IRCC] et la Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada [CISR]).
    3. Les audiences concernant près des deux tiers des demandes d'asile ont été reportées. La plupart de ces reports s'expliquaient par des facteurs qui relevaient du contrôle du gouvernement et ont entraîné des retards de plusieurs mois.
  • La CISR demeure déterminée à donner suite aux recommandations formulées par le vérificateur général en étroite collaboration avec IRCC et l'ASFC, y compris la nécessité d'un modèle de financement souple.
  • Notamment, le système d'asile doit être entièrement financé pour faire face à l'augmentation du nombre de demandes d'asile reçues et pour stopper l'accroissement des arriérés. Le portefeuille a réalisé de solides progrès grâce aux investissements récents et à la coordination stratégique, mais il reste des lacunes à combler.
  • En ce qui concerne les progrès pertinents à ce jour :
    • En vertu de la Mise à jour économique, le financement temporaire a été prolongé, ce qui permet à la CISR de régler 50 000 demandes d'asile et 13 500 appels par année. Ce financement devrait prendre fin en 2023‑2024; cependant, la CISR travaille avec ses partenaires à l'élaboration d'un modèle de financement souple pour faire face aux augmentations subites par rapport au nombre prévu.
    • La CISR a également appliqué des stratégies de mise au rôle qui ont permis de réduire le nombre d'audiences reportées, y compris le réalignement de la mise au rôle, passée de l'ASFC à la CISR.
    • Des fonds ont été obtenus dans le cadre du budget de 2019, et les trois partenaires travaillent en étroite collaboration à l'amélioration de l'échange de renseignements, par exemple pour être en mesure de transmettre et de gérer un plus grand nombre de nos documents clés par voie électronique.

Résumé des recommandations et du statut

Recommandation 1 :

  • L'ASFC, IRCC, et la CISR devraient travailler avec des organismes publics centraux à la conception et à la mise en œuvre d'un modèle souple qui leur permet d'accéder rapidement à des fonds supplémentaires afin de mieux répondre à l'évolution du volume de demandes d'asile et mettre à jour leurs attentes en matière de rendement et de productivité à l'égard des étapes clés du système de détermination du statut de réfugié.
  • Statut : Mesures de rendement établies au Conseil de gestion du système d'octroi de l'asile (CGSOA); modèle de productivité établi à la CISR; et une collaboration avec les organismes centraux est en cours en vue de cerner des possibilités de financement à long terme ainsi qu'un modèle de financement souple (financement prolongé en vertu de la Mise à jour économique de 2020).

Recommandation 2 :

  • L'ASFC, IRCC et la CISR devraient travailler ensemble pour déterminer quels renseignements doivent être recueillis et communiqués pour une demande d'asile et trouver une façon de partager l'information de façon sécuritaire, précise et efficace, en passant du traitement sur papier au traitement numérique des demandes d'asile (lien éventuel vers l'audit des renvois d'immigrants en ce qui a trait à l'amélioration de l'interface de données partagée avec les partenaires).
  • Statut : Financement de projet approuvé, ce qui fournit à la CISR 3,8 M$ sur deux ans pour travailler avec IRCC et l'ASFC à la mise en œuvre des changements aux interfaces des systèmes et à l'amélioration des pratiques d'échange de renseignements (par exemple, le partage numérique du fondement de la demande d'asile, des motifs de décisions, de la demande d'intervention du ministre et des décisions relatives aux demandes).

Recommandation 3 :

  • La CISR devrait explorer les façons de réduire le nombre d'audiences reportées, surtout pour des motifs qui relèvent de sa compétence, et fixer une nouvelle date pour les audiences en temps opportun.
  • Statut : Stratégie à volets multiples élaborée, y compris le réalignement de la mise au rôle, passée de l'ASFC à la CISR; le taux de report est tombé à moins de 40 p. 100 pendant le reste de 2019‑2020 (jusqu'au début de la période COVID). Le taux de report était de 98 p. 100 au premier trimestre de 2020‑2021, étant donné que toutes les audiences en personne ont été reportées. Avec la reprise des audiences en personne, le taux de report d'août à octobre 2020 était de 32 p. 100.

Recommandation 4 :

  • La CISR devrait utiliser de façon plus efficace et plus fréquente les processus à sa disposition pour accélérer le traitement des demandes d'asile admissibles.
  • Statut : Groupe de travail sur les demandes d'asile moins complexes établi et traitement de plus de 10 000 demandes en 2019‑2020.

Recommandation 5 :

  • L'ASFC et IRCC devraient aviser la CISR dès que leur examen d'une demande d'asile est terminé, qu'ils prévoient ou non intervenir. La CISR devrait tenir compte de cet avis dans sa stratégie de mise au rôle en vue de réduire les délais d'attente pour les décisions en matière d'asile.
  • Statut : Renseignements partagés chaque semaine. Amélioration du partage et de l'échange de données par leCentre intégré d'analyse des demandes d'asile (CIADA); améliorations de la TI prévues en 2021.

Contexte

L’audit visait à déterminer si l’ASFC, IRCC et la CISR avaient traité les demandes d’asile de manière uniforme, avec efficience et dans un délai convenable.

Principales conclusions

  • Le système de détermination du statut de réfugié du Canada ne disposait pas des moyens nécessaires pour traiter les demandes d’asile dans les délais prescrits.
  • Une série d’inefficiences avait aggravé les retards dans le traitement des demandes. Il y avait un dédoublement des efforts ainsi que des lacunes importantes dans la communication de l’information entre les trois organisations responsables au premier chef du traitement des demandes d’asile, soit l’ASFC, IRCC ainsi que la CISR. Plus précisément, les partenaires fédéraux utilisaient leur systèmes de gestion des cas interne, dont l’interopérabilité était limitée, ce qui pouvait causer des risques pour l’intégrité des programmes, certaines inefficacités administratives ou des retards dans le traitement des demandes d’asile.
  • Les audiences concernant près des deux tiers des demandes d’asile ont été reportées. La plupart de ces reports s’expliquaient par des facteurs qui relevaient du contrôle du gouvernement et ont entraîné des retards de plusieurs mois.

Recommandations et réponses liées à la CISR et aux ministères partenaires

2.28 L’ASFC, IRCC et la CISR devraient travailler avec des organismes publics centraux à la conception et à la mise en œuvre d’un modèle souple qui leur permet d’accéder rapidement à des fonds supplémentaires afin de mieux répondre à l’évolution du volume de demandes d’asile et mettre à jour leurs attentes en matière de rendement et de productivité à l’égard des étapes clés du système de détermination du statut de réfugié.

  • Remarque : Des investissements ont été faits récemment dans le système d’asile, et le portefeuille a fait de bons progrès. Toutefois, pour stopper la croissance de l’arriéré et gérer l’augmentation du nombre de demandes d’asile, le système d’asile doit être entièrement financé.

Mesures de la CISR

  • Les cibles de rendement et de productivité de la CISR ont été mises à jour à la réunion de septembre 2019 du CGSOA. 
  • Un mécanisme de financement souple permettra à la CISR et aux organismes partenaires d'accéder plus facilement aux fonds une fois que le système sera pleinement financé, ce qui leur permettra de mieux réagir aux fluctuations du nombre de demandes lorsqu'il dépasse les prévisions.
  • La CISR a adopté un modèle national de productivité qui tient compte des facteurs liés à la complexité et au caractère courant d'un cas afin d'optimiser l'affectation des ressources en équilibrant les charges de travail et en les rendant plus équitables. Des travaux sont en cours pour modifier le modèle de productivité afin de tenir compte de l'introduction des audiences virtuelles et des limites de la capacité en raison de difficultés liées à la COVID‑19.
  • La CISR est en voie d'examiner le modèle d'affectation des ressources, et les résultats financiers et le futur modèle de détermination des ressources sont prévus pour février 2021. Des modifications au modèle d'affectation des ressources sont en cours afin de tenir compte des nouvelles initiatives en matière de productivité et de la transition vers les audiences virtuelles.

2.39 L'ASFC, IRCC et la CISR devraient travailler ensemble pour déterminer quels renseignements doivent être recueillis et communiqués pour une demande d'asile et trouver une façon de partager l'information de façon sécuritaire, précise et efficace, en passant du traitement sur papier au traitement numérique des demandes d'asile. (À noter que cette recommandation est le seul lien possible avec l'audit des renvois d'immigrants, car elle porte sur l'amélioration de son interface de données avec les partenaires. Toutefois, aucune des conclusions de l'audit des renvois d'immigrants ne critiquait la CISR sur le plan du partage de données.)

Mesures des ministères partenaires

  • IRCC et l'ASFC affirment adopter davantage une approche d'assurance de la qualité pour les demandes d'asile. Cette mesure ne s'applique pas directement à la CISR.

Mesures de la CISR

  • Des investissements sont prévus dans le budget de 2019 à l'appui du travail de développement des TI et plus précisément du projet d'interopérabilité en matière d'asile. La CISR a reçu 3,8 M$ sur deux ans.
  • L'investissement consiste à apporter les modifications et les améliorations nécessaires à notre interface numérique actuelle, pour les quatre sections, et à appuyer le transfert de tous les renseignements nécessaires pour les procédures d'immigration ou d'asile entre les trois partenaires dans le respect du mandat et de l'indépendance de la CISR. Cela comprend le fondement de la demande d'asile, les motifs (des décisions), la demande d'intervention du ministre et les décisions relatives aux demandes.
  • Plus précisément, des travaux importants sont prévus en vue de reconstruire les systèmes de la CISR (NOVA) et d'IRCC (Système mondial de gestion des cas) et de soutenir une nouvelle interface entre eux, ce qui permettra d'accroître l'échange de données et l'échange de documents. Des travaux sont également en cours en vue d'examiner l'échange de données pertinentes pour les questions d'immigration (Section de l'immigration et Section d'appel de l'immigration) ainsi que d'appuyer le CIADA sur les lieux du projet pilote de Toronto de la Section de la protection des réfugiés (SPR).

2.44 La CISR devrait explorer les moyens de réduire le nombre d'audiences reportées, surtout lorsque les raisons relèvent de sa compétence, et fixer la nouvelle date des audiences en temps opportun.

Mesures de la CISR

  • La CISR a mis en œuvre une stratégie à volets multiples (sous réserve de la suspension des activités en raison de la COVID-19) :
    • Le contrôle de la mise au rôle relevant autrefois de l'ASFC a été affecté à la CISR. Compte tenu de cette stratégie, le taux de report a diminué, mais il a augmenté de nouveau durant la COVID-19 pour des raisons de santé et de non-disponibilité des commissaires et des personnes qui comparaissent devant la CISR (détails ci-dessous).
    • Changement de la date et de l'heure (CDH) du tribunal (les demandes de report d'audience sont tranchées par un groupe de commissaires coordonnateurs expérimentés triés sur le volet et bien formés afin d'assurer l'uniformité.)
    • Prévoir de la souplesse en cas de reprise d'audiences en demandant aux commissaires coordonnateurs d'instruire des dossiers.
    • Amélioration des pratiques de mise au rôle. La CISR n'a pas encore donné d'instructions quant à la pratique visant à décourager les reports par les conseils et les demandeurs d'asile, car une plus grande souplesse est nécessaire en cette période extraordinaire pour traiter les cas où l'accès aux conseils et aux demandeurs d'asile est limité ainsi que les questions de santé et de sécurité. Le taux de report et les motifs de report sont évalués chaque semaine.
  • En ce qui concerne le taux de report :
    • Près de 50 p. 100 des audiences mises au rôle ont été reportées (pour aboutir à un CDH) au cours de la période préalable à l'audit (2013 et 2014). Le taux de report a augmenté tout au long de la période d'audit (2015‑2018) et par la suite pour atteindre un sommet de 68 p. 100 au premier trimestre de 2019.
    • Ce nombre élevé est attribuable en grande partie au fait que les dossiers entrants dépassent la capacité de la SPR et à l'exigence du système de mettre au rôle toutes les demandes d'asile en vue d'une audience dès leur renvoi, peu importe la disponibilité réelle des décideurs.
    • Cette pratique a pris fin à la fin de 2018, et les effets de ce changement se font sentir dans un taux de report de moins de 40 p. 100 pendant le reste de 2019‑2020 (jusqu'au début de la période COVID).
    • Le taux de report d'août à octobre 2020, après la reprise des activités, était de 32 p. 100.

2.48 La CISR devrait utiliser de façon plus efficace et plus fréquente les processus à sa disposition pour accélérer le traitement des demandes d'asile admissibles.

Mesures de la CISR

  • Établissement du Groupe de travail sur la réduction de l'arriéré (GTIR) de la SPR, qui continue de trier les demandes d'asile moins complexes en fonction de nouvelles instructions régissant la catégorisation des demandes d'asile moins complexes, donc cette mesure est en cours.
  • Le GTIR a évalué l'application et l'efficacité des instructions sur les demandes d'asile moins complexes au moyen du programme d'assurance de la qualité et des données/mesures. Le GTIR a tenu des consultations avec les commissaires au sujet d'autres pays ou types de demande d'asile qui pourraient être ajoutés, et il élargit la portée de ses activités de triage.

2.52 L'ASFC et IRCC devraient aviser la CISR dès que leur examen d'une demande d'asile est terminé, qu'ils prévoient ou non intervenir. La CISR devrait tenir compte de cet avis dans sa stratégie de mise au rôle en vue de réduire les délais d'attente pour les décisions en matière d'asile.

Mesures des ministères partenaires

  • L'ASFC et IRCC avisent chaque semaine la CISR de leur intention d'intervenir ou non dans certains cas; cette mesure est donc en cours. Les indicateurs de surveillance convenus sont intégrés manuellement à l'interface électronique.
  • Le développement des TI sera terminé d'ici juin 2021 afin de permettre le partage électronique des résultats du triage, de l'examen et du travail d'intervention, un peu comme le partage actuel des résultats du contrôle de sécurité préliminaire.

Mesures de la CISR

  • Le projet pilote du CIADA a commencé à Toronto en octobre 2019 et il avance. Une évaluation provisoire des résultats sera effectuée et présentée au CGSOA en décembre 2020.
  • L'évaluation finale des résultats du projet pilote sera menée et présentée au CGSOA en septembre 2021.
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