Reprise des activités : retour à la productivité

​La Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) est essentiellement une organisation fondée sur le papier qui se fonde sur des audiences pour rendre la plupart de ses décisions en matière d’immigration et de statut de réfugié. En raison de la COVID-19, la CISR a suspendu toutes les audiences, à l’exception des contrôles des motifs de détention, du 17 mars 2020 à la fin juillet. La CISR a élaboré un plan de retour à la productivité en améliorant sa capacité de travailler à distance, y compris en élargissant le nombre d’audiences à distance dans toutes les sections et en mettant en œuvre des mesures pour permettre un retour au travail en toute sécurité. À l’avenir, la CISR continuera de tenir des audiences à distance, dans la mesure du possible, afin de réduire au minimum le nombre d’employés et de visiteurs dans ses bureaux et d’assurer la sécurité et la protection des employés du gouvernement et des personnes qui comparaissent devant elle.

Passage au numérique

Points saillants des activités antérieures

• Mise en place d’outils de collaboration améliorés (MS Teams) pour tous les employés
• Reprise des enquêtes à distance (SI)
• Projet pilote sur les audiences virtuelles (SPR et SAI)

1. Renforcer l’infrastructure technologique pour permettre à tous les employés de travailler à distance et de prendre en charge les audiences virtuelles (juillet)
2. Évaluer les projets pilotes d’audiences virtuelles et les mettre à l’échelle (SPR et SAI) (août)
3. Signature de l’entente sur la numérisation à l’externe (septembre)
4. Équipe temporaire de numérisation à l’interne embauchée et formée (cible : 7 000 dossiers) (de septembre à décembre)
5. Achèvement des plans de rétablissement pour les sections et les fonctions de soutien des activités de niveau 1 (octobre)
6. Lancement de la 1re vague d’échanges électroniques (portail électronique) avec les conseils (octobre)
7. Préparation pour la 2e vague du portail électronique (appelants, demandeurs d’asile et représentants désignés) et la 3e vague (partenaires du portefeuille) (novembre)
8. Début de la numérisation à l’externe (cible : 17 000 dossiers d’ici le 31 mars 2021) (décembre)

Retour sur le lieu de travail

Points saillants des activités antérieures

• Mesures de santé et de sécurité au travail approuvées pour le retour dans les bureaux
• Retour des Services du courrier et d’une partie du Greffe aux bureaux de Vancouver, de Toronto et de Montréal
• Avis de reprise envoyé à tous les bureaux régionaux de la SPR et de la SAI

1. Reprise des audiences en personne à la SPR et à la SAI au bureau de Vancouver (modèle hybride) (juillet)
2. Reprise des audiences en personne à la SPR et à la SAI durant la semaine du 3 août pour le reste des emplacements (modèle hybride) (août)
3. Affichage de l’avis de convocation sur le site Web externe (août)
4. La SPR et la SI ont repris les audiences en personne et la SAI a continué de tenir des audiences selon un modèle hybride (septembre)
5. Résultats du sondage précisant quels employés doivent retourner au bureau (septembre)
6. Réunion régionale de la santé et de la sécurité au travail et consultation syndicale (octobre)
7. Planification du retour dans tous les immeubles (novembre)

Phases

Phase 2

• Reprise des audiences en personne
• Mise en œuvre de juillet à septembre

Phase 3A

• Retour des employés qui doivent être présents physiquement en raison de leurs besoins en matière de productivité ou d’équipement ergonomique ou spécialisé
• Mise en œuvre de septembre à décembre

Prochaines phases

• Phase 3B
• Retour des employés qui préféraient travailler sur place
• Phase 4
• L’avenir du milieu de travail

Difficultés

• Résurgence de la COVID-19 — répercussions sur les activités
• Taux d’occupation en personne réduit pour les employés de la CISR et les audiences en personne (afin de respecter les exigences de distanciation)
• Plateformes technologiques de soutien pour les nouvelles configurations des salles d’audience
• Disponibilité des interprètes et des autres services de soutien
• Dépendances et soutien à l’égard des autres ministères et des organismes gouvernementaux ainsi que des intervenants
• Changement de culture et gestion du changement
• Dépendance technologique à l’égard de Services partagés Canada

2020-2021 Cas réglés — projections

Principaux motivateurs et facteurs limitatifs

SPR et SAI

• Réussite des projets pilotes d’audiences virtuelles
• Nombre de décisions n’exigeant pas la tenue d’une audience

SAR et SI

• Cas reçus en 2020-2021

28 octobre 2020