Colombie : information sur les exigences et la marche à suivre pour obtenir un rapport médical en Colombie ainsi que depuis l’étranger; information indiquant si un rapport médical peut être obtenu par procuration; le cas échéant, information sur les exigences et la marche à suivre; information indiquant si une forme type de rapport est utilisée par tous les hôpitaux au pays et information sur les renseignements qu’il contient; information indiquant si les médecins sont tenus de signaler les blessures graves ou liées à un acte criminel
Lois
En Colombie, l’accès aux dossiers médicaux (historias clínicas) est régi par la Résolution no 1995 de 1999 (Resolución No. 1995 de 1999), qui a établi les règlements sur la gestion des dossiers médicaux et qui prévoit ce qui suit :
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ARTICLE 14 - Accès aux dossiers médicaux
Aux termes de la loi, les personnes suivantes peuvent avoir accès aux renseignements versés dans un dossier médical :
- le patient;
- les professionnels de la santé;
- les autorités judiciaires et de la santé, dans les cas prévus par la loi;
- toute autre personne prévue par la loi.
PARAGRAPHE. Dans tous les cas, l’accès à un dossier médical est un accès qui vise uniquement et exclusivement des fins pertinentes au titre de la loi. L’obligation légale de ne pas divulguer les renseignements qui y figurent doit être maintenue en tout temps (Colombie 1999).
Les règlements de 1999 ont été modifiés en 2005 (ibid. 2005). L’article 15 de la Résolution no 1715 de 2005 prévoit ce qui suit relativement aux périodes de conservation des dossiers médicaux :
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ARTICLE 15 - Période de conservation des dossiers
Les dossiers médicaux doivent être conservés pendant une période d’au moins dix (10) ans suivant les plus récents soins médicaux, c’est-à-dire au moins trois (3) ans dans les dossiers du fournisseur de soins de santé et au moins sept (7) ans dans les archives centrales.
Ils peuvent ensuite être détruits (Colombie 2005).
Marche à suivre pour obtenir un dossier médical
Parmi les établissements de soins de santé qui ont fait l’objet de recherches, la marche à suivre pour obtenir un dossier médical varie. Par exemple, à l’hôpital La Victoria (Hospital La Victoria), à Bogota, ainsi qu’à l’Agence de promotion de la santé Compensar (Compensar Entidad Promotora de Salud - Compensar EPS) (Compensar EPS s.d.b), qui offre un réseau de soins primaires composé de 18 unités de services de santé à Bogota (ibid. s.d.c), le citoyen doit se présenter à l’établissement en personne, montrer sa carte de citoyenneté (cédula de ciudadanía) et remplir un formulaire de demande (Hospital La Victoria 2007, 14; Compensar EPS s.d.a). À l’hôpital Pablo Tobón Uribe (Hospital Pablo Tobón Uribe), à Medellín, le patient peut se présenter en personne ou transmettre sa demande par courriel (s.d.). À la Clinique Medellín (Clínica Medellín), il peut se présenter en personne ou transmettre sa demande par la poste (18 oct. 2011).
Deux des établissements de santé ont mentionné que, si le patient est mineur, le dossier médical sera uniquement remis à un parent ou à un représentant juridique qui fournit une preuve documentaire de sa relation avec le patient, sa carte de citoyenneté, la demande signée (Hospital Pablo Tobón Uribe s.d.; Hospital La Victoria 2007, 14-15) et la carte de citoyenneté du mineur (Hospital Pablo Tobón Uribe s.d.).
La marche à suivre pour obtenir un dossier médical par procuration varie également selon l’établissement de santé (Hospital La Victoria 2007; Clínica Medellín 18 oct. 2011; Compensar EPS s.d.a; Hospital Pablo Tobón Uribe s.d.). Dans trois établissements, les dossiers médicaux peuvent être obtenus par procuration si le mandataire présente sa carte de citoyenneté, ainsi qu’une lettre d’autorisation du patient et une copie de sa carte de citoyenneté (ibid.; Clínica Medellín 18 oct. 2011; Compensar EPS s.d.a). Aucun de ces établissements n’exige que la lettre d’autorisation soit notariée (ibid.; Clínica Medellín 18 oct. 2011; Hospital Pablo Tobón Uribe s.d.).
En revanche, le chef des dossiers médicaux et des statistiques (Registros Médicos y Estadística) de l’hôpital universitaire de la Fondation Saint-Vincent (Hospital Universitario San Vicente Fundación), à Medellín, a expliqué, dans une communication écrite envoyée à la Direction des recherches, que l’hôpital accepte les demandes présentées par un tiers si celui-ci fournit une lettre notariée du patient (4 nov. 2011). Dans une communication écrite envoyée à la Direction des recherches, un avocat de l’hôpital universitaire de la Fondation Santa Fe de Bogotá (Hospital Universitario de la Fundación Santa Fe de Bogotá) a mentionné qu’un patient peut avoir accès à un dossier médical par procuration si son mandataire fournit une demande écrite sur laquelle l’empreinte digitale du patient est apposée ainsi qu’une copie de la carte de citoyenneté de ce dernier (Fundación Santa Fe de Bogota 17 nov. 2011).
Certains des établissements de santé qui ont fait l’objet de recherches exigeaient des frais pour les dossiers médicaux (Hospital Universitario San Vicente Fundación 4 nov. 2011; Hospital Pablo Tobón Uribe s.d.; Compensar EPS s.d.a).
Délais de traitement
Parmi les établissements de santé qui ont fait l’objet de recherches, les délais de traitement variaient selon l’établissement. Par exemple, Compensar EPS signale qu’un patient peut obtenir une copie d’un dossier médical trois jours suivant le dépôt de sa demande (ibid.). À l’hôpital La Victoria, le patient peut venir chercher la copie de son dossier médical 48 heures plus tard (2007, 15). L’hôpital Pablo Tobón Uribe remet une copie papier du dossier médical la journée même ou un disque compact (CD) dans les cinq jours ouvrables (s.d.). À ce même hôpital, si la copie demandée concerne des dossiers antérieurs à 2006, elle peut être prête en une journée, mais aucune copie CD ne peut être produite (ibid.).
Demandes par correspondance
Parmi les établissements de santé qui ont fait l’objet de recherches, la marche à suivre pour obtenir un dossier médical par correspondance variait selon l’établissement. Par exemple, l’hôpital Pablo Tobón Uribe accepte les demandes par courriel, mais exige des copies numérisées de la carte de citoyenneté du patient ainsi qu’une lettre d’autorisation en pièce jointe (s.d.). L’hôpital envoie ensuite le dossier médical sous forme de CD dans les 15 jours ouvrables suivant la réception de la demande (Hospital Pablo Tobón Uribe s.d.). L’hôpital universitaire de la Fondation Saint-Vincent accepte aussi les demandes par courriel ou par télécopieur, à condition que la personne y joigne une copie numérisée d’une lettre de demande notariée (Hospital Universitario San Vicente Fundación 4 nov. 2011). L’hôpital envoie ensuite par courriel ou par télécopieur un résumé du dossier médical, mais non une version complète (ibid.). Lors d’un entretien téléphonique avec la Direction des recherches, le chef des dossiers médicaux et administratifs (Registros Clínicos y Administrativos) de la Clinique Medellín a expliqué que l’établissement pouvait transmettre une copie du dossier médical par courrier si le patient fournit une lettre de demande, une copie de sa carte de citoyenneté et une enveloppe-réponse affranchie (Clínica Medellín 18 oct. 2011).
Selon l’avocat de la Fondation Santa Fe de Bogotá, un patient qui se trouve à l’étranger et qui désire obtenir un dossier médical doit communiquer avec la fondation et donner le numéro du compte par l’entremise duquel il couvrira les frais postaux et de copie (Fundación Santa Fe de Bogotá 17 nov. 2011).
Éléments contenus dans le dossier médical
La Résolution no 1995 de 1999 prévoit ce qui suit quant aux éléments contenus dans le dossier médical :
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ARTICLE 9 - Identification du patient
Règles de gestion des antécédents médicaux. Au minimum, cette section doit contenir les données d’identification du patient, son prénom et son nom complets, son état matrimonial, sa carte de citoyenneté, sa date de naissance, son âge, son sexe, son emploi, son adresse domiciliaire, son adresse postale et son numéro de téléphone; le nom et le numéro de téléphone de son accompagnateur; le cas échéant, le nom et le numéro de téléphone de la personne responsable ainsi que sa relation avec le patient; l’assureur et le type d’adhésion.
ARTICLE 10 - Registres précis
Le registre précis est un document qui contient des renseignements sur un type de soins en particulier. Le fournisseur du service de santé doit choisir le registre précis correspondant à la nature des services offerts et y inscrire les renseignements relatifs aux soins fournis au patient.
Les renseignements minimaux que le registre précis doit contenir par rapport aux soins donnés au patient sont régis par la Résolution 2546 (2 juillet 1998) ainsi que par tout règlement la modifiant ou la complétant, et par les pratiques généralement acceptées dans le domaine de soins de santé.
PARAGRAPHE UN. Chaque institution peut déterminer les renseignements supplémentaires sur les antécédents médicaux qui doivent être inscrits pour que le patient reçoive des soins adéquats le cas échéant.
PARAGRAPHE DEUX. Tout fournisseur de soins de santé doit, conformément aux présentes dispositions, utiliser les registres portant sur les services offerts par son établissement, ainsi que leur contenu, qui comprend, en plus des éléments minimaux, les éléments nécessaires à l’offre de soins adéquats au patient. Le fournisseur de service peut utiliser le mode de présentation et les supports d’enregistrement qui répondent à ses besoins, sous réserve qu’il respecte les directives données par les autorités compétentes.
ARTICLE 11 - Pièces jointes
Tous les documents qui servent de soutien juridique, technique, scientifique ou administratif aux actions menées relativement au patient au cours du processus de traitement, comme les autorisations de chirurgie (consentement éclairé), les formalités, les autorisations d’autopsie, les déclarations de retrait volontaire et tout autre document réputé pertinent par les institutions offrant les services.
PARAGRAPHE UN. Les rapports sur les examens paracliniques peuvent être remis au patient une fois les résultats inscrits dans les antécédents médicaux, dans le registre portant précisément sur les examens paracliniques, que le fournisseur de service est tenu de remplir à cette fin.
PARAGRAPHE DEUX. À compter de la date de parution de la présente Résolution, dans le cas des images diagnostiques, les rapports d’interprétation doivent aussi être inscrits dans le registre portant précisément sur les examens paracliniques et les images diagnostiques peuvent être remises au patient, à qui il convient de souligner l’importance qu’elles soient conservées aux fins d’analyses futures. Une note à ce sujet doit être inscrite dans les antécédents médicaux et signée par le patient.
[…]
PARAGRAPHE QUATRE. Le fournisseur de service est responsable de ces images dans tous les cas où aucune note n’a été inscrite dans les antécédents médicaux à propos du fait qu’elles ont été remises au patient. Lorsque ce dernier signe la note, il est chargé de les conserver (Colombie 1999).
Dossiers médicaux de l’Institut national de médecine légale et de criminalistique
L’Institut national de médecine légale et de criminalistique (Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses - INMLCF) est l’institution étatique responsable de l’administration des évaluations médicolégales sollicitées par [traduction] « les avocats, les juges, la police judiciaire, le bureau du protecteur du citoyen et toute autre autorité compétente au pays » (Colombie 22 nov. 2011), qui participent à un processus judiciaire (ibid. s.d.a). Ainsi, l’INMLCF offre [traduction] « du soutien scientifique et technique à l’administration de la justice » dans six domaines : les autopsies, la recherche de personnes portées disparues, les évaluations psychiatriques, les examens de santé généraux, les enquêtes génétiques et le retour de corps (ibid. s.d.b) aux personnes autorisées (ibid. s.d.c).
Dans une communication écrite envoyée à la Direction des recherches, le chef du cabinet d’avocats (Oficina Jurídica) de l’INMLCF a expliqué que les personnes qui désirent obtenir des copies d’un rapport médical produit par l’Institut doivent avoir l’autorisation d’une [traduction] « autorité compétente » (Colombie 22 nov. 2011). Un avocat du cabinet d’avocats a mentionné, lors d’un entretien téléphonique avec la Direction des recherches, que la notion [traduction] « [d’] autorité compétente » renvoie au juge responsable de l’affaire (ibid. 15 déc. 2011). De plus, les représentants du cabinet d’avocats ont expliqué que l’intéressé doit obtenir cette autorisation auprès d’un avocat ou du procureur chargé de l’affaire (ibid. 12 déc. 2011; ibid. 22 nov. 2011).
Lorsque la demande est présentée dans une ville autre que celle où le rapport a été produit, elle doit être transmise au bureau de l’INMLCF le plus près (ibid.). Les demandes par procuration peuvent être présentées en Colombie ou depuis l’étranger à condition que le mandataire ait une autorisation notariée de l’intéressé, ainsi qu’une autorisation de [traduction] « [l’] autorité compétente » (ibid.).
Le chef du cabinet d’avocats a mentionné que tous les bureaux de l’INMLCF utilisent une forme type et que les champs d’information varient selon le crime (ibid.).
Obligations de dénonciation
Selon le chef des dossiers à la Clinique Medellín, les hôpitaux et les centres de soins de santé sont tenus d’aviser la police lorsqu’ils soignent une personne pour des blessures liées à un crime (Clínica Medellín 18 oct. 2011). L’avocat de la Fondation Santa Fe de Bogotá a expliqué ce qui suit :
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En Colombie, toute personne qui est témoin d’un acte criminel est tenue, par la loi, de le signaler aux autorités. Par conséquent, si l’hôpital apprend que les blessures d’une personne résultent vraisemblablement d’un geste violent qui implique un acte criminel, il est tenu de le signaler (Fundación Santa Fe de Bogotá 17 nov. 2011).
Cette réponse a été préparée par la Direction des recherches à l'aide de renseignements puisés dans les sources qui sont à la disposition du public, et auxquelles la Direction des recherches a pu avoir accès dans les délais fixés. Cette réponse n'apporte pas, ni ne prétend apporter, de preuves concluantes quant au fondement d'une demande d'asile. Veuillez trouver ci-dessous les sources consultées pour la réponse à cette demande d'information.
Références
Clínica Medellín. 18 octobre 2011. Entretien téléphonique avec le chef, Registros Clínicos y Administrativos.
Colombie. 15 décembre 2011. Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses. Entretien téléphonique avec un avocat.
_____. 12 décembre 2011. Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses. Entretien téléphonique avec un avocat.
_____. 22 novembre 2011. Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses. Communication écrite du chef, Oficina Juridica.
_____. 2005. Resolución No. 1715 de 2005. Traduit par le Bureau de la traduction, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. <http://www.minproteccionsocial.gov.co/Normatividad/RESOLUCIÓN%201715%20DE%202005.pdf> [Date de consultation : 17 nov. 2011]
_____. 1999. Resolución No.1995 de 1999. Traduit par le Bureau de la traduction, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. <http://www.ese-an.org/descargas/LIQUIDACION/HISTCLINICA/Resolucion1995de1999.pdf> [Date de consultation : 4 nov. 2011]
_____. S.d.a. Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses. « Servicios ». <http://www.medicinalegal.gov.co/index.php?option=com_content&view=category&layout=blog&id=13&Itemid=38> [Date de consultation : 14 déc. 2011]
_____. S.d.b. Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses. « Objetivos y funciones ». <http://www.medicinalegal.gov.co/index.php?option=com_content&view=article&id=4&Itemid=133> [Date de consultation : 14 déc. 2011]
_____. S.d.c. Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses. « Servicios - Entrega de cadáveres ». <http://www.medicinalegal.gov.co/index.php?option=com_content&view=article&id=19&Itemid=41> [Date de consultation : 19 déc. 2011]
Compensar, EPS. S.d.a. « Formato para solicitud de copia de historia clínica ». <http://www.compensar.com/formularios/websolicitudcopiahistoriaclinica.aspx> [Date de consultation : 7 nov. 2011]
_____. S.d.b. « Marco legal ». <http://www.compensar.com/marLegEPS.aspx> [Date de consultation : 7 nov. 2011]
_____. S.d.c. « Modelo de salud compensar para vivir más cerca de nuestros afiliados ». <http://www.compensar.com/salud/modSal.aspx#undSerSal> [Date de consultation : 23 déc. 2011]
Fundación Santa Fe de Bogotá. 17 novembre 2011. Hospital Universitario. Communication écrite d’un avocat.
Hospital La Victoria. 2007. Manual de manejo y diligenciamiento de historia clínica. <http://www.esevictoria.gov.co/sitio2/mapaProcesos/procedGerencia/REHABILITACION/ MANUAL/MANUAL%20DE%20MANEJO%20Y%20DILIGENCIAMIENTO%20DE%20HISTORIA%20CLINICA.doc> [Date de consultation : 4 nov. 2011]
Hospital Pablo Tobón Uribe. S.d. « Requisitos para reclamar la historia clínica ». <http://www.hptu.org.co/hptu/es/preguntas-sobre-algunos-servicios-del-hospital/499-requisitos-para-reclamar-la-historia-clinica> [Date de consultation : 7 nov. 2011]
Hospital Universitario San Vicente Fundación. 4 novembre 2011. Communication écrite du chef, Registros Médicos y Estadistica.
Autres sources consultées
Sources orales : Les tentatives faites pour joindre des représentants de la Clínica CES, de la Clínica SOMA, de Fiscalía General de la Nación et de la Policía Nacional de Colombia ont été infructueuses.
Sites Internet, y compris : Amnesty International, El Colombiano, El Espectador, Factiva, Fiscalía General de la Nación, Freedom House, Human Rights Watch, Ministerio de la Protección Social, El Mundo, Nations Unies – Haut Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés, Organisation des États américains,Organisation mondiale de la Santé, Policía Nacional de Colombia, Semana, El Tiempo.