Le présent avis décrit le processus relatif aux communications par courriel avec la Section de l'immigration (SI), dont la procédure que les participants aux audiences doivent suivre lorsqu'ils transmettent des documents par courriel.
La
SI encourage les participants aux audiences à communiquer des pièces de correspondance et d'autres documents par courriel au greffe de la
SI de chaque bureau régional lorsque cela est approprié.
Pour l'application du présent avis, les participants aux audiences comprennent l'intéressé, le conseil, le conseil du ministre, le garant et tout représentant désigné.
Consentement à la communication par courriel
Sur consentement, la
SI communique par courriel avec les participants aux audiences, et ce, pour toutes les procédures actuelles et à venir devant la
SI. La
SI estime qu'un participant à une audience a consenti à la communication par courriel si, à un moment donné, il a fourni son adresse de courriel à la
SI ou à l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), à moins que le consentement ne soit expressément révoqué.
Si un participant à une audience a fourni son adresse de courriel à la
SI ou à l'ASFC, il est réputé avoir consenti à recevoir par courriel la correspondance relative à la procédure devant la
SI de la part de toute autre partie à la procédure.
Si l'intéressé ne souhaite pas recevoir de communications de la part de la
SI par courriel, il doit en aviser la
SI et l'ASFC par écrit. À la réception de l'avis, la
SI retirera l'adresse de courriel des coordonnées au dossier pour toutes les procédures actuelles et à venir devant la
SI.
Pièces de correspondance pouvant être communiquées par courriel
Les types de documents suivants peuvent être envoyés par courriel à la
SI :
- Les formulaires de la
SI
- Les demandes
- La communication de documents
- Les observations écrites
- Les réponses à toute demande de la
SI ou de l'autre partie à la procédure
Tous les documents doivent être communiqués sous la forme de pièces jointes au courriel, à l'exception des demandes courtes, lesquelles peuvent être rédigées dans le corps du courriel.
La
SI n'accepte aucun hyperlien renvoyant vers un document sauf si le contenu du document en question figure dans le courriel.
Envoi de documents classifiés Protégé B ou contenant des renseignements de nature délicate
Afin de protéger les renseignements confidentiels, la
SI utilise la fonctionnalité de chiffrement de
Microsoft Azure. Cette fonctionnalité permet à la Section d'envoyer par courriel aux participants aux audiences des documents qui sont classifiés Protégé B ou qui contiennent des renseignements de nature délicate, comme dans le cas d'une ordonnance de confidentialité ou d'une interdiction de publication.
Instructions concernant la communication de documents par courriel
Contenu du courriel
- S'il s'agit d'une affaire publique, l'objet du courriel doit comprendre le nom de l'intéressé, le numéro du dossier de la
SI correspondant et l'identificateur unique de client (IUC). Ces renseignements se trouvent dans le haut de toute correspondance de la
SI relative au cas. Pour toute question concernant l'emplacement de ces renseignements, prière de communiquer avec le greffe de la
SI du bureau régional.
- S'il s'agit d'une affaire à huis clos, l'objet du courriel doit comprendre le numéro du dossier de la
SI, la date de l'audience et le type de document joint au courriel, le cas échéant.
- Le courriel doit contenir le nom de l'expéditeur si ce dernier n'est pas l'intéressé.
- Tous les courriels doivent être adressés au greffe de la
SI du bureau régional où l'audience a lieu.
- Si le courriel n'est pas adressé à toutes les autres parties à la procédure, il faut indiquer dans le courriel la manière dont le document en question a été communiqué aux autres parties et le moment où cela a été fait.
Documents joints
- La taille totale du courriel, incluant toutes les pièces jointes, ne doit pas dépasser 20 mégaoctets (Mo). Les courriels de plus de 20 Mo pourraient de ne pas être remis à tous les destinataires. Si la taille d'un document est supérieure à 20 Mo, celui-ci peut être envoyé au moyen du service
Connexion, de Postes Canada, ou en passant par le portail Mon dossier; communiquer avec le greffe de la
SI du bureau régional pour obtenir de l'aide.
- Les documents doivent être communiqués en format de document portable (PDF).
- Les documents doivent contenir le nom de l'expéditeur, le nom de l'intéressé, le numéro du dossier de la
SI et l'IUC.
- Les documents doivent être conformes aux
Règles de la Section de l'immigration (Règles de la
SI) en ce qui concerne la communication de documents.
- Les documents en couleur seront imprimés en noir et blanc (niveaux de gris) pour être versés au dossier.
- En ce qui concerne les documents nécessitant une signature, une signature électronique (c'est-à-dire dactylographiée) est généralement acceptable. Si le document doit légalement porter une signature manuscrite (comme dans le cas d'un affidavit), une copie numérisée du document est acceptable à la condition que l'expéditeur conserve l'original.
L'envoi d'un courriel sera suivi d'une réponse automatique de la
SI indiquant que le courriel a bien été reçu. Ce courriel sert d'accusé de réception officiel; il pourrait être utile de l'imprimer pour consultation ultérieure.
Prière de ne pas envoyer de copie papier ni de duplicata si le document a été communiqué par courriel.
Communications non conformes ou inappropriées
Il se peut qu'un courriel qui ne respecte pas les instructions mentionnées précédemment soit retourné à une partie, qui sera invitée à le retransmettre correctement. La
SI peut aussi refuser un courriel et le retourner à l'expéditeur si celui-ci fait une mauvaise utilisation du service en envoyant des courriels excessivement longs, répétitifs ou irrespectueux à l'égard de la
SI ou de tout autre participant à l'audience.
Moment où un document est jugé reçu
Lorsqu'un document est fourni par courriel conformément aux Règles de la
SI et aux instructions énoncées dans le présent avis de pratique, la
SI considère que la date et l'heure de réception du courriel sont celles indiquées par l'horodatage du courriel.
Pour obtenir de l'aide
Prière de communiquer avec le greffe de la
SI du bureau régional pour toute question concernant la transmission de documents par courriel à la
SI. Les numéros de téléphone des greffes de la
SI se trouvent sur le
site Web de la Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR).
Adresses de courriel du greffe de la Section de l'immigration
Pour communiquer par courriel avec la
SI, prière d'utiliser l'adresse de courriel appropriée :
SI, bureau régional de l'Ouest (numéros de dossier de la
SI commençant par 0001-)
IRB.Western_ID_detentions-ouest_SI_detention.CISR@irb-cisr.gc.ca
SI, bureau régional du Centre (numéros de dossier de la
SI commençant par 0003-)
IRB.TorontoID-SIToronto.CISR@irb-cisr.gc.ca
SI, bureau régional de l'Est (numéros de dossier de la
SI commençant par 0018-)
Mtl.Fax606-SI@irb-cisr.gc.ca
Signé le 7 avril 2020
Modifié le 21 mai 2024
Greg Kipling
Vice-président,
SI