Instructions pour recueillir et communiquer des renseignements pour les procédures de la Section de la protection des réfugiés

1. Renseignements ministériels

1.1 Les agents de CIC et de l'ASFC transmettent régulièrement des renseignements du ministre à la SPR.

1.2 Dans les cas où des renseignements du ministre n'ont pas été transmis à la SPR et que cette dernière juge qu'elle peut en avoir besoin pour trancher la demande d'asile, le commissaire assigné :

1. peut demander les renseignements suivant les modalités convenues entre la CISR et CIC ou l'ASFC (p. ex. les renseignements obtenus de bureaux canadiens des visas à l'étranger au sujet de toute demande de visa canadien présentée par le demandeur d'asile);
2. peut demander à l'équipe de soutien au processus décisionnel de la SPR d'obtenir les renseignements suivant les modalités convenues entre la CISR et CIC ou l'ASFC.

1.3 Lorsque le ministre est partie, son conseil est chargé de remettre une copie de tout document qu'il veut utiliser pendant la procédure au plus tard 10 jours avant la tenue de l'audience, conformément aux Règles de la SPR.

2. Renseignements sur les pays d'origine

2.1 Règles générales. Les documents sur le pays que comprennent les cartables nationaux de documentation (CND) produits par la Direction des recherches de la CISR peuvent être communiqués aux parties au moyen d'une liste de ces documents ou de directives sur la façon de les trouver sur le site Web de la CISR. Si le commissaire repère des renseignements sur le pays d'origine autres que ceux contenus dans les CND qu'il utilisera à une audience sur la demande d'asile, ces renseignements seront communiqués aux parties par l'équipe de soutien au processus décisionnel de la SPR conformément aux Règles de la SPR.

2.2 Renseignements supplémentaires pertinents sur les pays d'origine. Le commissaire assigné peut décider d'obtenir des renseignements généraux supplémentaires, outre ceux fournis par les parties ou contenus dans le CND. Le commissaire assigné utilisera un formulaire de demande d'information (FDI) lorsqu'il présentera des demandes de renseignements généraux supplémentaires à la Direction des recherches. Pour ces demandes, le commissaire prendra en compte la probabilité d'obtenir des renseignements nouveaux ou concluants et la question de savoir si les renseignements peuvent être obtenus en temps opportun.

2.3 Clause conditionnelle. En cas de doute quant à savoir s'il s'agit de renseignements sur les pays d'origine ou de renseignements précis, les modalités énoncées à la section 3 ci-dessous s'appliquent.

3. Renseignements précis

3.1 Demande de renseignements précis. Le commissaire assigné prend la décision d'obtenir un renseignement précis pour régler une question fondamentale du cas.

3.2 Formulaire d'obtention de renseignements (FOR). S'il est déterminé qu'un renseignement précis est nécessaire, le commissaire assigné préparera un formulaire d'obtention de renseignements (FOR).

S'il y a lieu, le commissaire assigné demandera l'aide de la Direction des recherches pour :

1. déterminer le délai requis pour obtenir les renseignements;
2. déterminer les sources de renseignements possibles et les méthodes à utiliser pour les recueillir;
3. évaluer la probabilité d'obtenir les renseignements;
4. préciser les coûts connus pour obtenir les renseignements.

Le commissaire assigné veillera à intégrer les éléments suivants dans l'ébauche du FOR :

1. une description des renseignements nécessaires;
2. les sources bien précises avec lesquelles communiquer pour obtenir les renseignements;
3. l'objet de la recherche, les sources de renseignements et la méthode à utiliser pour recueillir les renseignements;
4. le temps requis pour obtenir les renseignements;
5. le coût prévu pour obtenir les renseignements, lorsqu'il est connu.

3.3 Facteurs à prendre en considération avant de décider de recueillir des renseignements. Le commissaire assigné doit se demander :

1. si les renseignements sont nécessaires pour régler une question fondamentale du cas;
2. si les renseignements peuvent vraisemblablement être obtenus;
3. si l'obtention des renseignements ne retarde pas indûment la procédure;
4. si la collecte des renseignements n'entraîne pas de risques sérieux pour la vie, la liberté et la sécurité du demandeur d'asile ou d'une autre personne (c.-à-d. faire « l'évaluation du risque »);
5. si la méthode de collecte des renseignements respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels.

3.4 Consultation du demandeur d'asile et obtention d'un consentement. Lorsque le commissaire décide d'aller de l'avant avec un FOR, il sera demandé à l'équipe de soutien au processus décisionnel de la SPR de prendre les mesures suivantes :

1. transmettre immédiatement une copie du FOR aux parties et les inviter à présenter leurs commentaires. Les commentaires sur le FOR doivent être reçus au Greffe de la SPR et des copies envoyées aux autres parties, par écrit, dans les cinq jours ouvrables suivant la réception d'une copie du FOR;
2. joindre au FOR le formulaire de consentement précisant les sources de renseignements pour lesquelles le consentement écrit du demandeur d'asile est requis pour communiquer les renseignements demandés.
3. NOTA : La SPR ne demande pas au demandeur d'asile la permission d'obtenir les renseignements. Le consentement est demandé au demandeur d'asile pour qu'il soit au dossier lorsque la source des renseignements exige le consentement écrit du demandeur d'asile pour communiquer les renseignements. Il faut remplir à cette fin la section appropriée du FOR.

3.5 Examen final du FOR à la suite des commentaires et des observations. Une fois que la période prévue pour recevoir les commentaires a pris fin, le commissaire assigné procède à l'examen définitif du FOR :

1. il prend connaissance des commentaires reçus des parties et corrige le FOR, s'il y a lieu;
2. il examine le FOR pour s'assurer que les facteurs prévus au paragraphe 3.3 ont été respectés et il le note sur le formulaire;
3. il demande à l'équipe de soutien au processus décisionnel de la SPR de transmettre le FOR par courriel à la Direction des recherches afin que des mesures soient prises et fait parvenir une copie du FOR aux parties à titre de renseignement.

3.6 Annulation d'un FOR après consultation du demandeur d'asile. Si le commissaire assigné détermine que les facteurs du paragraphe 3.3 ne sont pas respectés ou s'il décide pour une autre raison de ne pas recueillir les renseignements, cette décision est notée sur le FOR et il est demandé à l'équipe de soutien de soutien au processus décisionnel de la SPR de transmettre sans tarder une copie du formulaire dûment rempli aux parties.

3.7 Suite donnée à un FOR malgré les objections du demandeur d'asile ou en l'absence d'un formulaire de consentement signé. Le commissaire de la SPR, après avoir examiné les objections du demandeur d'asile à l'obtention de renseignements, peut modifier le FOR en fonction des suggestions du demandeur d'asile ou poursuivre sans faire de changements. Les facteurs énumérés au paragraphe 3.3, ceux en particulier liés aux risques, doivent être pris en considération lorsqu'il poursuit sans apporter de modifications ou que le demandeur d'asile n'a pas signé le formulaire de consentement.

Si le commissaire donne suite à un FOR sans avoir reçu le consentement du demandeur d'asile concernant la communication de renseignements personnels, la Direction des recherches ne peut traiter le FOR que si la source en question ne l'a pas déjà informé du fait que ce consentement est nécessaire à la communication des renseignements personnels.

Par exemple, des formulaires de consentement signés sont requis pour vérifier le statut d'immigration d'un demandeur d'asile dans tout pays. De plus, un grand nombre d'institutions et d'organismes gouvernementaux et certaines organisations non gouvernementales exigent un consentement avant de communiquer des renseignements personnels. Si le formulaire de consentement signé n'est pas fourni, le commissaire sera informé que le consentement est requis avant que le FOR ne puisse être traité. Si aucun consentement n'a été reçu dans les 20 jours, le FOR sera classé, et le commissaire, informé de cette mesure.

3.8 Entente en matière d'échange de renseignements avec d'autres organisations. Si la CISR a convenu, dans une entente écrite, d'échanger des renseignements, aux fins de décision relativement à une demande d'asile, avec un ministère ou un organisme fédéral ou provincial, le gouvernement d'un pays étranger ou un organisme international gouvernemental ou non gouvernemental, le commissaire assigné peut supposer, en l'absence de preuve contraire, que :

1. les renseignements peuvent vraisemblablement être obtenus;
2. l'obtention de renseignements n'entraînerait pas de risques sérieux pour la vie, la liberté ou la sécurité de quiconque.

3.9 Réception des résultats du FOR. Dès que les renseignements précis sont reçus, l'équipe de soutien au processus décisionnel de la SPR fait parvenir sans délai une copie aux parties et les invite à transmettre leurs commentaires écrits concernant les renseignements avant l'audience ou au plus tard à la date fixée par le commissaire assigné. Chaque partie transmet aux autres parties une copie de ses commentaires.

Dans le cas où des informations indiquent que les renseignements précis reçus peuvent, s'ils sont communiqués aux parties, entraîner des risques sérieux pour la vie, la liberté ou la sécurité de quiconque, le commissaire assigné les examinera et décidera s'ils peuvent être communiqués aux parties.

3.10 Délai de réponse prévu. Si la réponse à la demande de renseignements précis n'est pas reçue dans le délai prévu, le commissaire assigné évalue de nouveau la valeur des renseignements demandés en consultation avec le commissaire gestionnaire, le cas échéant. Après avoir reçu les instructions du commissaire assigné, s'il y a lieu, l'équipe de soutien au processus décisionnel de la SPR informe les parties ainsi que la Direction des recherches de toute décision de mettre fin à la demande de renseignements précis.

4. Modifications du processus suivant l'accord des parties

4.1 Les parties peuvent convenir de modifier le processus établi à la section 3, mais :

1. les facteurs prévus au paragraphe 3.3 au sujet de la collecte de renseignements précis doivent être respectés.

5. Vérification judiciaire des documents

5.1 Dans les cas où le commissaire assigné est d'avis qu'un document doit faire l'objet d'une vérification judiciaire, il peut charger l'équipe de soutien au processus décisionnel de la SPR de transmettre le document aux Services de laboratoires judiciaires de la GRC pour qu'il soit vérifié.

5.2 Dans les cas où le document original à faire vérifier se trouve en la possession de la CISR, l'équipe de soutien au processus décisionnel de la SPR le transmet aux Services de laboratoires judiciaires de la GRC. Dans les cas où le document original se trouve en la possession de CIC ou de l'ASFC, l'équipe de soutien au processus décisionnel de la SPR demande une vérification du document original par écrit à CIC ou à l'ASFC, selon le cas. L'équipe de soutien au processus décisionnel de la SPR transmet sans délai aux parties une copie de la demande de vérification. Dans les cas où le document original à faire vérifier se trouve en la possession du demandeur d'asile, le Greffe de la CISR lui demande de le transmettre à la SPR. Une fois qu'il l'a reçu, l'équipe de soutien au processus décisionnel de la SPR le transmet aux Services de laboratoires judiciaires de la GRC.

L'équipe de soutien au processus décisionnel de la SPR transmet sans délai aux parties une copie du rapport reçu des Services de laboratoires judiciaires de la GRC et les invite à faire parvenir leurs commentaires écrits concernant le rapport au Greffe de la CISR avant l'audience.

6. Renseignements biométriques

6.1 Les renseignements biométriques sont des données biologiques telles que des empreintes digitales, des photographies ou des lectures de l'iris qui permettent d'identifier une personne. L'identification biométrique est l'identification automatique de personnes au moyen de l'appariement d'au moins une de ces caractéristiques uniques avec un échantillon correspondant obtenu précédemment. Dans le contexte de la collecte d'information effectuée par la CISR, les renseignements biométriques découlent du processus d'identification biométrique. Ils ne comprennent pas les données biologiques comme telles, comme les véritables empreintes digitales, mais plutôt les résultats de l'appariement des renseignements, s'il y a lieu. CIC ou d'autres organismes gouvernementaux pourront, selon les besoins, conclure des ententes avec des pays étrangers pour ce qui est l'échange de renseignements biométriques.

6.2 La CISR ne participe pas à la sélection des cas à traiter, au traitement des empreintes digitales ou à l'échange de renseignements biométriques avec des pays étrangers. Lorsque le ministre communique à la CISR des renseignements biométriques reçus conformément aux ententes susmentionnées, les données sont transmises à la Direction des recherches de la CISR pour traitement.

6.3 La Direction des recherches fait parvenir les renseignements biométriques provenant de CIC aux bureaux régionaux de la CISR, qui à leur tour les communiquent en vue de l'audience sur la demande d'asile pertinente, conformément aux Règles de la SPR.