Instructions pour recueillir et communiquer des renseignements liés à la procédure de la Section d'appel des réfugiés

Instructions données par le président conformément à l'alinéa 159(1)a) de la Loi Sur l'immigration et la protection des réfugiés

Table des matières

1. Champ d'application
2. Définitions
3. Contexte et aperçu
4. Principes généraux
5. Collecte et communication de renseignements aux fins du processus d'appel des réfugiés
1. 1. Renseignements ministériels
2. 2. Renseignements sur le pays d'origine
3. 3. Renseignements précis
4. 4. Modification du processus suivant l'accord des parties
5. 5. Vérification judiciaire des documents
6. 6. Renseignements biométriques
6. Demandes de renseignements

A. Champ d'application

Les présentes instructions du président de la Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) entrent en vigueur le 30 mai 2016.

Les présentes instructions décrivent comment la Section d'appel des réfugiés (SAR) de la CISR recueillera et communiquera les renseignements nécessaires au déroulement de sa procédure.

B. Définitions

« Évaluation des risques » – Évaluation en vue de déterminer s'il existe une possibilité sérieuse que la vie, la liberté ou la sécurité de la personne en cause ou de toute autre personne puisse être mise en danger par la collecte de renseignements.

« Formulaire de demande d'information » (FDI) – Formulaire utilisé pour demander des renseignements sur les conditions dans un pays d'origine.

« Formulaire d'obtention de renseignements » (FOR) – Formulaire utilisé pour consigner et communiquer aux parties les mesures prises par la CISR pour recueillir des renseignements précis.

« Parties » – Dans le cas d'un appel interjeté par la personne en cause, cette personne et le ministre, s'il intervient dans l'appel; dans le cas d'un appel interjeté par le ministre, la personne en cause et le ministre.

« Renseignements biométriques » – Données biologiques telles que des empreintes digitales, des photographies ou des lectures de l'iris qui permettent d'identifier une personne.

« Renseignements ministériels » – Renseignements que recueillent des agents d'Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) ou de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) au sujet de la personne en cause, en vertu de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés^{Note 1} (LIPR) et des lois connexes, au moment où cette personne a demandé l'asile. Voici des exemples de renseignements ministériels :

• les copies des pièces d'identité et des titres de voyage de la personne en cause, les renseignements sur ses voyages, de même que tout autre document pertinent concernant la demande d'asile de cette personne;
• tout formulaire rempli par IRCC, l'ASFC ou la personne en cause au moment de demander l'asile au point d'entrée ou au bureau au Canada où la demande d'asile a été reçue;
• les renseignements obtenus de bureaux canadiens des visas au sujet de toute demande de visa canadien présentée par la personne en cause;
• les résultats des vérifications faites par la Gendarmerie royale du Canada (GRC) sur l'identité et les antécédents criminels, lesquelles peuvent comprendre des vérifications du casier judiciaire effectuées dans d'autres pays par la GRC par l'intermédiaire d'INTERPOL;
• des renseignements biométriques;
• les renseignements recueillis par IRCC et l'ASFC aux fins de l'application de la LIPR, de la Loi sur le ministère de la Citoyenneté et de l'Immigration^{Note 2} ou de la Loi sur l'Agence des services frontaliers du Canada^{Note 3};
• les renseignements que recueillent IRCC et l'ASFC en vue de décider si le ministre devrait participer à une procédure;
• tout renseignement relatif à la présentation d'une demande d'asile antérieure dans un autre pays.

« Renseignements précis » – Renseignements propres à la personne en cause autres que les renseignements ministériels ou les renseignements sur le pays d'origine.

« Renseignements sur le pays d'origine » (RPO) – Renseignements fiables, opportuns et accessibles au public, y compris des renseignements trouvés sur Internet, qui :

1. n'identifient pas et ne permettraient pas d'identifier la personne en cause comme étant une personne qui a antérieurement demandé l'asile au Canada;
2. n'entraîneraient pas de risques sérieux pour la vie, la liberté ou la sécurité de la personne en cause ni de toute autre personne.

Les RPO ne comprennent pas les renseignements concernant les personnes en cause recueillis par IRCC ou par l'ASFC en vertu de la LIPR et des lois connexes lorsque ces personnes ont demandé l'asile (c. à d. les renseignements ministériels tels qu'ils sont définis ci dessus), ou les renseignements recueillis par la CISR propres aux personnes en cause (c. à d. les renseignements précis, tels qu'ils sont définis ci dessus).

C. Contexte et aperçu

Outre le dossier de la Section de la protection des réfugiés (SPR) et les renseignements fournis par les parties, les commissaires de la SAR peuvent déterminer les autres renseignements qui seront nécessaires pour le règlement de l'appel et peuvent recueillir ces renseignements, lesquels seront communiqués aux fins de l'instance devant la SAR. Cependant, il incombe principalement à la Direction des recherches (DR) de recueillir les renseignements auprès de sources nationales et étrangères.

En général, le commissaire désigné détermine les renseignements nécessaires, notamment lorsque le dossier de la SPR et les renseignements fournis par les parties ne permettent pas de régler certaines questions à trancher par la SAR ou lorsque de nouvelles questions sont soulevées.

D. Principes généraux

Les principes qui suivent s'appliquent à toute demande en vue d'obtenir des renseignements autres que ceux présentés par les parties :

1. La responsabilité de présenter des éléments de preuve additionnels à l'appui incombe aux parties, conformément à la LIPR et aux Règles de la Section d'appel des réfugiés^{Note 4} (Règles de la SAR). Cette responsabilité demeure même si la SAR décide d'obtenir d'autres renseignements que ceux qui sont fournis dans le dossier de la SPR et par les parties dans la procédure devant la SAR.
2. Si la SAR décide de recueillir des renseignements, elle le fait au moyen d'un processus transparent et uniforme afin d'assurer l'équité du processus décisionnel.
3. Le commissaire désigné ne demande de renseignements précis portant sur la personne en cause et ne les utilise qu'après avoir procédé à un examen des risques et être convaincu que le fait de recueillir ces renseignements ne présente aucun risque sérieux pour la vie, la liberté ou la sécurité de la personne en cause ou de toute autre personne.
4. Lorsque la source des renseignements demande le paiement de frais, la DR informe le commissaire désigné et le vice‑président adjoint (VPA) responsable. La décision de payer des frais est prise par le VPA de concert avec le commissaire désigné.
5. La SAR demande les renseignements seulement dans les cas où ces derniers sont jugés pertinents relativement à une question déterminante de l'appel, peuvent être obtenus en temps opportun et permettront vraisemblablement d'obtenir de nouveaux renseignements ou des renseignements concluants. Compte tenu du délai prévu par le Règlement sur l'immigration et la protection des réfugiés (RIPR) dont dispose la SAR pour rendre sa décision (90 jours après la mise en état de l'appel) ^{Note 5}, avant de présenter la demande, le commissaire désigné consulte le VPA concernant le temps nécessaire à l'obtention des renseignements. Le commissaire désigné avise le VPA de toute demande de RPO, de toute demande de renseignements précis et de toute demande de vérification judiciaire des documents formulée dans le contexte d'un appel. Si la SAR ne reçoit pas la réponse à la demande de RPO ou, s'agissant de la personne en cause, à la demande de renseignements précis ou à la demande de vérification judiciaire des documents dans le délai de réponse prévu, le commissaire désigné évalue de nouveau la valeur des renseignements demandés et informe la DR, si les renseignements sont requis.

E. Collecte et communication de renseignements aux fins du processus d'appel des réfugiés

1. Renseignements ministériels

1. 1.1 Les agents d'IRCC et de l'ASFC transmettent régulièrement des renseignements ministériels à la SPR. Ces renseignements sont compris dans le dossier de la SPR qui est transmis à la SAR en prévision de la procédure d'appel.
2. 1.2 Lorsque le ministre est partie, il est chargé de fournir toute preuve documentaire qu'il veut utiliser pendant la procédure d'appel, conformément à la LIPR et aux Règles de la SAR.
3. 1.3 Dans les cas où des renseignements ministériels n'ont pas été transmis à la SPR et que la SAR juge qu'elle peut en avoir besoin pour trancher l'appel, le commissaire désigné :
   1. i. peut demander les renseignements suivant les modalités convenues entre la CISR et IRCC ou l'ASFC (p. ex. les renseignements obtenus de bureaux canadiens des visas au sujet de toute demande de visa canadien présentée par la personne en cause);
   2. ii. peut demander au Greffe de la SAR d'obtenir les renseignements suivant les modalités convenues entre la CISR et IRCC ou l'ASFC.

2. Renseignements sur le pays d'origine

1. 2.1 Règles générales. Les documents sur le pays que comprennent les cartables nationaux de documentation (CND) produits par la DR peuvent être communiqués aux parties au moyen d'une liste de ces documents ou de directives sur la façon de les trouver sur le site Web de la CISR. Si le commissaire désigné trouve des RPO autres que ceux qui sont contenus dans les CND versés au dossier de la SPR qu'il utilisera pendant la procédure d'appel, ces RPO seront communiqués aux parties par le Greffe de la SAR.
2. 2.2 Renseignements supplémentaires pertinents sur les pays d'origine. Le commissaire désigné peut décider d'obtenir des RPO supplémentaires, outre ceux qui sont fournis par les parties ou contenus dans le dossier de la SPR. Le commissaire désigné utilise un FDI lorsqu'il présente une demande de RPO supplémentaires à la DR. Pour cette demande, le commissaire désigné prend en compte la pertinence des renseignements par rapport à une question déterminante dans le cadre de l'appel et, avec l'aide de la DR, la probabilité d'obtenir des renseignements nouveaux ou concluants et la question de savoir si les renseignements peuvent être obtenus en temps opportun.
3. 2.3 Clause conditionnelle. En cas de doute quant à savoir s'il s'agit de RPO ou de renseignements précis sur la personne en cause, les modalités énoncées à la section 3 ci dessous s'appliquent.

3. Renseignements précis

1. 3.1 Demande de renseignements précis. Le commissaire désigné prend la décision d'obtenir des renseignements précis sur la personne en cause pour régler une question fondamentale de l'appel.
2. 3.2 Facteurs à prendre en considération avant de décider de recueillir des renseignements. Le commissaire désigné doit se demander :
1. i. si les renseignements sont nécessaires pour régler une question fondamentale de l'appel;
2. ii. si les renseignements peuvent vraisemblablement être obtenus;
3. iii. si l'obtention des renseignements ne retarde pas indûment la procédure;
4. iv. si la collecte des renseignements n'entraîne pas de risques sérieux pour la vie, la liberté et la sécurité de la personne en cause ou d'une autre personne (« évaluation des risques »);
5. v. si la méthode de collecte des renseignements respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels^{Note 6}.
3. 3.3 Formulaire d'obtention de renseignements. S'il est déterminé que des renseignements précis sur la personne en cause sont nécessaires, le commissaire désigné prépare un FOR.

   S'il y a lieu, le commissaire désigné demande l'aide de la DR pour :

1. i. déterminer le délai requis pour obtenir les renseignements;
2. ii. déterminer les sources de renseignements possibles et les méthodes à utiliser pour les recueillir;
3. iii. évaluer la probabilité d'obtenir les renseignements.

Le commissaire désigné veille à intégrer les éléments suivants dans le FOR :

4. i. une description des renseignements nécessaires;
5. ii. les sources bien précises avec lesquelles communiquer pour obtenir les renseignements, lorsque ces sources sont connues;
6. iii. l'objet de la recherche et la méthode à utiliser pour recueillir les renseignements;
7. iv. le temps requis pour obtenir les renseignements.
4. 3.4 Consultation des parties et obtention de l'autorisation de la personne en cause. Lorsque le commissaire désigné décide d'aller de l'avant avec un FOR, il est demandé au Greffe de la SAR de prendre les mesures suivantes :
   1. i. transmettre immédiatement une copie du FOR aux parties et les inviter à présenter leurs commentaires. Les commentaires sur le FOR doivent être soumis au Greffe de la SAR par écrit, dans les cinq jours ouvrables suivant la réception d'une copie du FOR, et doivent être accompagnés d'une preuve confirmant qu'une copie des commentaires des parties a été transmise aux autres parties;
   2. ii. joindre au FOR le formulaire « Autorisation de communiquer des renseignements personnels » et identifier les sources de renseignements (l'autorisation est accordée au moyen du formulaire « Autorisation de communiquer des renseignements personnels », qui se trouve à la page 3 du FOR).

   Même si la source de renseignements n'exige pas invariablement qu'un formulaire d'autorisation soit signé par la personne en cause pour que des renseignements sur cette personne puissent être obtenus, il vaut mieux, pour éviter de retarder inutilement les renseignements demandés, que le commissaire désigné obtienne ce formulaire dûment signé de la personne en cause.

   Si la personne en cause ne signe pas le formulaire « Autorisation de communiquer des renseignements personnels », le commissaire désigné peut néanmoins aller de l'avant avec le FOR, mais il doit tenir compte des facteurs énumérés au paragraphe 3.2 en accordant une attention particulière aux facteurs de risque.

5. 3.5 Examen final du FOR à la suite des commentaires. Une fois que la période prévue pour recevoir les commentaires a pris fin, le commissaire désigné procède à l'examen final du FOR :
1. i. il prend connaissance des commentaires reçus des parties et corrige le FOR, s'il y a lieu;
2. ii. il examine le FOR pour s'assurer que les facteurs prévus au paragraphe 3.2 ont été respectés, et il le note sur le formulaire;
3. iii. il demande au Greffe de la SAR de transmettre le FOR par courriel à la DR afin que des mesures soient prises et fait parvenir une copie du FOR aux parties à titre indicatif.
6. 3.6 Annulation d'un FOR après consultation des parties. Si le commissaire désigné détermine que les facteurs du paragraphe 3.2 ne sont pas respectés ou s'il décide pour une autre raison de ne pas recueillir les renseignements, cette décision est notée sur le FOR et il est demandé au Greffe de la SAR de transmettre sans tarder une copie du formulaire dûment rempli aux parties.
7. 3.7 Suite donnée à un FOR malgré les commentaires des parties ou en l'absence du formulaire « Autorisation de communiquer des renseignements personnels » signé. Le commissaire désigné, après avoir examiné les commentaires relatifs au FOR, peut modifier le FOR en fonction des suggestions des parties ou poursuivre sans faire de changements. Les facteurs énumérés au paragraphe 3.2, en particulier l'évaluation des risques décrite au point iv, doivent être pris en considération lorsque le commissaire désigné poursuit sans apporter de modifications ou que la personne en cause n'a pas signé le formulaire « Autorisation de communiquer des renseignements personnels ».

En l'absence du formulaire d'autorisation signé, la DR ne peut traiter le FOR que si la source concernée ne l'a pas déjà informée du fait que cette autorisation est nécessaire à la communication des renseignements personnels.

Toutefois, un formulaire d'autorisation signé est nécessaire pour certaines sources de renseignements. Par exemple, un formulaire signé est requis pour vérifier le statut d'immigration de la personne en cause dans tout pays. De plus, beaucoup d'institutions et d'organismes gouvernementaux et certaines organisations non gouvernementales exigent un formulaire d'autorisation signé avant de communiquer des renseignements personnels. Si la source de renseignements exige un formulaire d'autorisation signé par la personne en cause et qu'aucun formulaire  signé n'est reçu dans les 20 jours, le FOR est annulé par la DR, et le commissaire est informé de cette mesure.

8. 3.8 Entente en matière d'échange de renseignements avec d'autres organisations. Si la CISR a convenu, dans une entente écrite, d'échanger des renseignements, aux fins de décision relativement à une demande d'asile, avec un ministère ou un organisme fédéral ou provincial, le gouvernement d'un pays étranger ou un organisme international gouvernemental ou non gouvernemental, le commissaire désigné peut supposer, en l'absence de preuve contraire, que :
1. i. les renseignements peuvent vraisemblablement être obtenus;
2. ii. l'obtention des renseignements n'entraînerait pas de risques sérieux pour la vie, la liberté ou la sécurité de la personne en cause ou de toute autre personne.
9. 3.9 Réception des résultats du FOR. Dès que les renseignements précis sur la personne en cause sont reçus, le Greffe de la SAR en fait parvenir sans délai une copie aux parties et les invite à transmettre leurs observations écrites à cet égard au plus tard à la date fixée par le commissaire désigné. Chaque partie est tenue de transmettre aux autres parties une copie de ses observations.

Dans le cas où des informations indiquent que les renseignements précis reçus peuvent, s'ils sont communiqués aux parties, entraîner des risques sérieux pour la vie, la liberté ou la sécurité de la personne en cause ou de toute autre personne, le commissaire désigné les examine et décide s'ils peuvent être communiqués aux parties.

10. 3.10 Délai de réponse prévu. Si la réponse à la demande de renseignements précis sur la personne en cause n'est pas reçue dans le délai prévu, le commissaire désigné évalue de nouveau la valeur des renseignements demandés. Après avoir reçu les instructions du commissaire désigné, s'il y a lieu, le Greffe de la SAR informe les parties ainsi que la DR de toute décision d'annuler la demande de renseignements précis.

4. Modification du processus suivant l'accord des parties

1. 4.1 Les parties peuvent convenir de modifier le processus établi à la section 3, mais tous les facteurs prévus au paragraphe 3.2 au sujet de la collecte de renseignements précis sur la personne en cause doivent être respectés dans tous les cas.

5. Vérification judiciaire des documents

1. 5.1 Dans les cas où le commissaire désigné est d'avis qu'un document doit faire l'objet d'une vérification judiciaire, il peut charger le Greffe de la SAR de transmettre le document aux Services de laboratoires judiciaires de la GRC pour qu'il soit vérifié.
2. 5.2 Dans les cas où le document original à faire vérifier se trouve en la possession de la CISR, le Greffe de la SAR le transmet aux Services de laboratoires judiciaires de la GRC. Dans les cas où le document original se trouve en la possession d'IRCC ou de l'ASFC, le Greffe de la SAR demande une vérification du document original par écrit à IRCC ou à l'ASFC, selon le cas, ainsi que les résultats de cette vérification par écrit. Le Greffe de la SAR transmet sans délai aux parties une copie de la demande de vérification. Dans les cas où le document original à faire vérifier se trouve en la possession de la personne en cause, le Greffe de la SAR lui demande de le transmettre à la SAR. Une fois qu'il l'a reçu, le Greffe de la SAR transmet le document original aux Services de laboratoires judiciaires de la GRC.

Le Greffe de la SAR transmet sans délai aux parties une copie du rapport reçu des Services de laboratoires judiciaires de la GRC, d'IRCC ou de l'ASFC et invite les parties à lui faire parvenir leurs observations écrites concernant ce rapport au plus tard à la date fixée par le commissaire désigné.

6. Renseignements biométriques

1. 6.1 Les renseignements biométriques sont des données biologiques telles que des empreintes digitales, des photographies ou des lectures de l'iris qui permettent d'identifier une personne. L'identification biométrique est l'identification automatique de personnes au moyen de l'appariement d'au moins une de ces caractéristiques uniques avec un échantillon correspondant obtenu précédemment. Dans le contexte de la CISR, les renseignements biométriques découlent du processus d'identification biométrique; ils ne comprennent pas les données en soi, comme les véritables empreintes digitales, mais plutôt les résultats de l'appariement des renseignements, s'il y a lieu. IRCC ou d'autres organismes gouvernementaux peuvent, selon les besoins, conclure des ententes avec des pays étrangers en vue d'échanger des renseignements biométriques.
2. 6.2 La CISR ne participe pas à la sélection des cas à traiter, au traitement des empreintes digitales ou à l'échange de renseignements biométriques avec des pays étrangers. Lorsque le ministre communique à la CISR des renseignements biométriques reçus conformément aux ententes susmentionnées, les données sont transmises à la DR pour traitement.
3. 6.3 La DR fait parvenir les renseignements biométriques provenant d'IRCC au Greffe de la SAR concerné, qui, à son tour, les communique aux parties.

F. Demandes de renseignements

Pour obtenir de plus amples renseignements :

Direction des politiques et des procédures
Direction générale des politiques, de la planification et des affaires ministérielles
Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada
Édifice Canada (Place Minto)
344, rue Slater
Ottawa (Ontario)  K1A 0K1

Versions française et anglaise disponibles sur le site Web de la CISR : www.cisr-irb.gc.ca.
Available in English and French on the IRB's Internet site : www.irb-cisr.gc.ca

G. Approbation