Résumé de l'étude d'impact de la réglementation

Sommaire

Enjeux : Le système canadien de protection des réfugiés jouit d'un profond respect partout dans le monde pour sa grande équité et la qualité de sa procédure et de ses décisions. Cependant, pour s'attaquer aux longs délais et à l'arriéré important de cas, la Loi sur des mesures de réforme équitables concernant les réfugiés (LMRER), présentée par le ministre de la Citoyenneté, de l'Immigration et du Multiculturalisme, a été adoptée par le Parlement le 29 juin 2010. La LMRER comprenait des modifications à la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés (LIPR), qui visaient à accroître l'efficacité du système de protection des réfugiés et feraient en sorte que les demandeurs d'asile attendent moins longtemps la décision les concernant. Dans le but d'accélérer davantage le traitement des demandes d'asile, la Loi visant à protéger le système d'immigration du Canada (LVPSIC), qui prévoit des modifications à la LMRER et à la LIPR, a reçu la sanction royale le 28 juin 2012. Pour que la LMRER et la LVPSIC puissent être pleinement efficaces et qu'elles puissent atteindre leurs objectifs, il faut renouveler les Règles de la Section de la protection des réfugiés (Règles de la SPR) et les Règles de la Section d'appel des réfugiés (Règles de la SAR). Les Règles de la SPR et les Règles de la SAR fournissent des directives claires et transparentes sur les pratiques et les procédures des sections de la Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) aux parties et à leur conseil qui comparaissent devant la CISR, aux décideurs (commissaires) qui rendent des décisions sur les cas et au personnel de la CISR qui appuie le processus décisionnel. Si les nouvelles Règles de la SPR et Règles de la SAR ne sont pas établies avant la mise en œuvre du nouveau système, il sera impossible de bien mettre en œuvre et d'appliquer les modifications législatives sanctionnées dans la LMRER et la LVPSIC.

Description : Les règles prises par la CISR sont les suivantes :

• nouvelles Règles de la SPR - règles qui régissent les processus de la Section de la protection des réfugiés (SPR);
• nouvelles Règles de la SAR - règles qui régissent les processus de la Section d'appel des réfugiés (SAR).

Les nouvelles Règles de la SPR et Règles de la SAR permettront d'appliquer les modifications procédurales se rapportant au système de protection des réfugiés prévues dans la LMRER et la LVPSIC, et de donner suite aux recommandations formulées par le Comité mixte permanent d'examen de la réglementation (CMPER) et le Commissariat aux langues officielles (CLO).

Énoncé des coûts et avantages : Les Règles de la SPR et Règles de la SAR contribueront aux économies systémiques qui découleront du traitement plus rapide des cas sous le régime de la LIPR, modifiée par la LMRER et la LVPSIC. Globalement, selon l'estimation de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC), la LVPSIC entraînera des économies à l'échelle provinciale de 1,4 G$ en valeur actualisée (VA) sur cinq ans, soit de 2012 2013 à 2016 2017, grâce au traitement et aux renvois plus rapides. En effet, les demandeurs d'asile déboutés passeront moins de temps au Canada et profiteront moins longtemps des services sociaux. Les Règles de la SPR et les Règles de la SAR contribuent au traitement plus rapide des demandes d'asile tout en préservant l'équité.

Selon les estimations, les coûts supplémentaires liés aux nouvelles Règles de la SPR et Règles de la SAR seront de 1,9 M$ (VA) sur une période de 10 ans (de 2012 2013 à 2021 2022) et sont expliqués ci dessous. Tous les montants sont indiqués en valeur actualisée et en dollars de 2012. Ces coûts supplémentaires sont le résultat des modifications apportées aux processus et des nouvelles exigences opérationnelles découlant de la LMRER et de la LVPSIC. Tous les coûts monétaires seront couverts par les ressources actuelles et les ressources obtenues par la CISR pour mettre en œuvre la réforme liée à la LMRER et tout ce qui en découle.

Règle du « un pour un » et Lentille des petites entreprises : La règle du « un pour un » ne s'applique pas aux Règles de la SPR et Règles de la SAR, puisqu'elles n'entraînent aucune modification des coûts administratifs pour les entreprises. Ces règles ne comportent aucuns frais liés à la conformité ni frais administratifs pour les petites entreprises.

Coordination et coopération à l'échelle nationale et internationale : Les Règles de la SPR et les Règles de la SAR nécessitent la modification des procédures actuelles de CIC et de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC). Par conséquent, la CISR continuera à collaborer étroitement avec CIC et l'ASFC tout en respectant son statut de tribunal administratif indépendant pour faire en sorte que les Règles de la SPR et les Règles de la SAR soutiennent un système de protection des réfugiés équitable et efficace. Tant CIC que l'ASFC soutiennent ouvertement ces règles.

Contexte

Le système canadien de protection des réfugiés jouit d'un profond respect partout dans le monde pour sa grande équité et la qualité de sa procédure et de ses décisions. Cependant, en raison du nombre élevé de demandes d'asile reçues au cours d'une période prolongée, entre autres facteurs, le système canadien de protection des réfugiés est aux prises avec un arriéré important, qui s'élevait à 34 000 demandes d'asile à la fin d'août 2012. Par conséquent, les personnes qui présentent une demande d'asile à partir du Canada attendent environ 18 mois pour obtenir une décision initiale concernant leur demande d'asile.

Pour surmonter ces difficultés et d'autres encore, le ministre de la Citoyenneté, de l'Immigration et du Multiculturalisme (le ministre) a déposé le projet de loi C 11, la Loi sur des mesures de réforme équitables concernant les réfugiés (LMRER). La LMRER, qui a reçu la sanction royale le 29 juin 2010, comprend des modifications à la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés (LIPR), qui visent à accroître l'efficacité du système de protection des réfugiés, et fera en sorte que les demandeurs d'asile attendent moins longtemps la décision les concernant.

Par la suite, le 16 février 2012, le ministre a déposé le projet de loi C 31, la Loi visant à protéger le système d'immigration du Canada (LVPSIC). La LVPSIC, qui a reçu la sanction royale le 28 juin 2012, apporte des modifications à la LMRER et à la LIPR, lesquelles ont pour objectif d'accélérer davantage le traitement des demandes d'asile.

Question

Le paragraphe 161(1) de la LIPR prévoit que, sous réserve de l'agrément du gouverneur en conseil, le président de la Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) peut prendre des règles visant les travaux, la procédure et les pratiques des sections. Des règles particulières régissent le processus décisionnel de chaque section de la CISR. Les règles sont essentielles au bon fonctionnement de la CISR puisqu'elles fournissent des directives claires et transparentes sur les pratiques et les procédures de la CISR aux parties et à leur conseil qui comparaissent devant la CISR, aux commissaires qui rendent des décisions sur les cas et au personnel de la CISR qui appuie le processus décisionnel. Ces règles assurent un processus uniforme aux parties qui comparaissent devant les sections de la CISR et qui y présentent leur cas ainsi que le traitement administratif équitable et efficient des cas. Les règles fournissent aussi une orientation aux sections afin que tous les cas soient traités d'une manière uniforme dans le respect des principes d'équité et de justice naturelle.

Pour mettre en œuvre les modifications qu'apporte la LVPSIC à la LIPR et à la LMRER, il a fallu réviser les Règles de la SPR et les Règles de la SAR proposées ayant fait l'objet d'une publication préalable dans la Gazette du Canada, Partie I, le 2 juillet 2011. Par conséquent, les nouvelles Règles de la SPR et Règles de la SAR proposées ont fait l'objet d'une publication préalable dans la Gazette du Canada, Partie I, le 11 août 2012. Les Règles de la SPR et les Règles de la SAR régissent les processus de la SPR et de la SAR, respectivement.

Il faut renouveler les Règles de la SPR et les Règles de la SAR afin de mettre en œuvre les modifications procédurales apportées au système de protection des réfugiés, comme le prévoient la LMRER et la LVPSIC. Les dispositions pertinentes de la LMRER et de la LVPSIC entreront en vigueur à la date fixée par un arrêté du gouverneur en conseil.

Objectifs

Les nouvelles Règles de la SPR et Règles de la SAR ont pour objectif de contribuer aux modifications de la LIPR découlant de la LMRER et de la LVPSIC.

La CISR est un tribunal administratif indépendant quasi judiciaire composé actuellement de trois sections, lesquelles constituent chacune un tribunal distinct ayant un mandat propre conféré par la loi. La mission de la CISR consiste à régler, de manière efficace, équitable et conforme à la loi, les cas d'immigration et de statut de réfugié.

La fonction première de la SPR consiste à statuer sur les demandes d'asile présentées par les personnes qui sont déjà au Canada. La Section de l'immigration (SI) effectue des enquêtes sur les personnes qui seraient interdites de territoire au Canada et procède au contrôle des motifs de détention des personnes qui sont détenues pour des raisons d'immigration. La Section d'appel de l'immigration (SAI), quant à elle, instruit les appels interjetés contre le refus de demandes parrainées de résidence permanente au titre de la catégorie du regroupement familial, les appels interjetés par des résidents permanents et des personnes protégées qui sont visés par une mesure de renvoi, les appels interjetés par des résidents permanents qui, selon un agent d'immigration à l'étranger, n'ont pas respecté l'obligation de résidence, ainsi que les appels interjetés par le ministre contre certaines décisions rendues par des commissaires de la SI. La LIPR a aussi permis de créer une quatrième section, la Section d'appel des réfugiés (SAR), afin d'instruire des appels interjetés contre certaines décisions de la SPR. Les dispositions menant à la création de la SAR ne sont pas entrées en vigueur au moment de l'adoption de la LIPR le 28 juin 2002. Quoi qu'il en soit, les dispositions liées à la SAR qui sont énoncées dans la LIPR, avec des modifications, entreront en vigueur en même temps que les dispositions de la LMRER et de la LVPSIC établissant le nouveau système de protection des réfugiés.

La LMRER et la LVPSIC feront en sorte que les modifications suivantes soient apportées au moment de l'entrée en vigueur des dispositions législatives pertinentes :

• Le premier palier d'audience sur les demandes d'asile sera à la SPR et sera dirigé par des commissaires fonctionnaires de la CISR.
• Une nouvelle section, la SAR, créée au sein de la CISR, sera composée de commissaires nommés par décret.
• Des droits plus étendus et une plus grande souplesse seront accordés au ministre pour interjeter appel et intervenir dans la procédure de la SAR.
• Des limites seront prévues aux compétences de la SPR et de la SAR pour rouvrir des demandes d'asile et des appels pour lesquels une décision a été rendue.
• Des limites seront prévues aux types de demandes d'asile pouvant faire l'objet d'un appel à la SAR.
• Il y aura une disposition visant les « pays d'origine désignés » (POD), ce qui permettra d'exiger une mise au rôle accélérée des audiences devant la SPR et d'interdire tout appel à la SAR.
• Il y aura une disposition selon laquelle les commissaires de la SPR qui rejettent une demande d'asile devront indiquer dans leurs motifs que la demande d'asile est manifestement infondée s'ils estiment que la demande est clairement frauduleuse.
• Il y aura transfert de la fonction d'examen des risques avant renvoi (ERAR) à la SPR (sauf dans le cas des demandeurs d'asile visés au paragraphe 112(3) de la LIPR, p. ex. pour des raisons de sécurité, pour grande criminalité).
• Il y aura des dispositions transitoires régissant le traitement des demandes d'asile présentées avant l'entrée en vigueur des dispositions pertinentes de la LMRER et de la LVPSIC.

Le transfert de la fonction d'ERAR de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) à la SPR aurait lieu environ deux ans après l'entrée en vigueur des autres modifications apportées au système de protection des réfugiés.

Ainsi, il est prévu que, en 2013 2014 ou en 2014-2015, les Règles de la SPR seront de nouveau modifiées afin de tenir compte des modifications que suppose le transfert de la fonction d'ERAR de CIC à la SPR, conformément à la LMRER et à la LVPSIC. Ces autres modifications seront apportées aux Règles de la SPR à temps pour le transfert.

D'autres propositions de modifications aux Règles de la SPR et aux Règles de la SAR actuelles ont également été ajoutées aux modifications nécessaires pour la mise en œuvre de la LMRER et de la LVPSIC afin de donner suite aux recommandations formulées par le Comité mixte permanent d'examen de la réglementation (CMPER) et par le Commissariat aux langues officielles (CLO).

En outre, la CISR remanie les Règles sur le serment professionnel ou la déclaration (Commission de l'immigration et du statut de réfugié), qui régissent le serment professionnel ou la déclaration que prêtent les commissaires de la CISR. Les nouvelles Règles sur le serment entreront en vigueur au même moment que les nouvelles Règles de la SPR et Règles de la SAR. Un Résumé de l'étude d'impact de la réglementation a été préparé de façon distincte concernant les Règles sur le serment.

La CISR prévoit également apporter des modifications aux Règles de la Section de l'immigration (Règles de la SI) et aux Règles de la Section d'appel de l'immigration (Règles de la SAI) en 2013 2014. Ces modifications permettront de préciser et de simplifier les procédures de la CISR, d'harmoniser les règles communes à toutes les sections de la CISR et de donner suite aux recommandations du CMPER.

Description

Chaque section (ou tribunal) dispose de ses propres règles. Ces règles fournissent des directives claires et transparentes sur les pratiques et les procédures des sections aux parties et à leur conseil qui comparaissent devant la CISR, aux commissaires qui rendent des décisions sur les cas et au personnel de la CISR qui appuie le processus décisionnel. Ces règles assurent un processus uniforme aux parties qui comparaissent devant les sections de la CISR et qui y présentent leur cas ainsi que le traitement administratif équitable et efficient des cas. Les règles fournissent également une orientation aux sections afin que tous les cas soient traités d'une manière uniforme dans le respect des principes d'équité et de justice naturelle. L'administration équitable et efficiente des cas, favorisée par l'utilisation des règles, contribue à la réalisation des objectifs globaux de la LMRER et de la LVPSIC.

Si les nouvelles Règles de la SPR et Règles de la SAR ne sont pas établies avant la mise en œuvre du nouveau système, il sera impossible de bien mettre en œuvre et d'appliquer la LMRER et la LVPSIC. Par conséquent, sont prises les nouvelles Règles de la SPR et Règles de la SAR ci-après.

Règles de la Section de la protection des réfugiés (Règles de la SPR)

Les modifications législatives qu'entraînent la LMRER et la LVPSIC auront des incidences sur les procédures en vigueur à la SPR, section dont la principale fonction est de statuer sur les demandes d'asile présentées au Canada. Plusieurs modifications importantes seront apportées aux procédures en vigueur à la SPR. Les demandeurs d'asile seront tenus de fournir des renseignements liés au fondement de leur demande d'asile en respectant les délais prévus dans le Règlement sur l'immigration et la protection des réfugiés (RIPR). Les Règles de la SPR exigeront que ces renseignements soient consignés dans un formulaire intitulé Fondement de la demande d'asile (FDA). Le gouvernement a indiqué que le délai prévu pour la présentation du formulaire FDA à la CISR, qui sera énoncé dans le RIPR, sera d'au plus 15 jours suivant la date à laquelle la demande d'asile a été déférée dans le cas de demandeurs d'asile qui présentent leur demande d'asile à un point d'entrée. Dans le cas du demandeur d'asile qui présente sa demande d'asile dans un bureau intérieur au Canada, c'est-à-dire ailleurs qu'à un point d'entrée, la LVPSIC précise qu'il est tenu de fournir à l'agent qui défère la demande d'asile, dans les délais prescrits dans le RIPR, les renseignements et documents exigés suivant les règles de la CISR concernant le fondement de la demande d'asile. Le RIPR indique que le formulaire FDA devra être présenté à l'agent au plus tard le jour où l'agent détermine si la demande est recevable.

Une autre disposition importante est liée à la mise au rôle d'une audience de premier palier à la SPR. Sous le régime de la LVPSIC, l'agent de CIC ou de l'ASFC qui défère la demande d'asile mettra l'audience au rôle conformément au RIPR, aux règles de la CISR et aux directives du président de la CISR. Le gouvernement a indiqué que les délais prévus pour la tenue de ces audiences, qui seront énoncés dans le RIPR, seront les suivants :

• au plus tard dans les 30 jours suivant la date à laquelle a été déféré le cas d'un demandeur d'asile venant d'un POD et ayant présenté sa demande d'asile dans un bureau intérieur;
• au plus tard dans les 45 jours suivant la date à laquelle a été déféré le cas d'un demandeur d'asile venant d'un POD et ayant présenté sa demande d'asile à un point d'entrée;
• au plus tard dans les 60 jours suivant la date à laquelle a été déféré le cas de tout autre demandeur d'asile ne venant pas d'un POD.

Les nouvelles Règles de la SPR suivantes ont été prises en ce qui a trait au formulaire FDA et à l'audience au premier palier :

• Le mode de transmission du formulaire FDA à la CISR par un demandeur d'asile ayant présenté sa demande d'asile à un point d'entrée, et à un agent par un demandeur d'asile ayant présenté sa demande dans un bureau intérieur.
• La façon dont un demandeur d'asile ayant présenté sa demande d'asile à un point d'entrée doit procéder pour demander la prorogation du délai de présentation du formulaire FDA.
• La procédure de désistement prévue dans le cas où un demandeur d'asile omet de présenter le formulaire FDA dans les délais prescrits.
• La façon dont l'agent qui défère le cas établit la date de l'audience à la SPR avec un commissaire fonctionnaire de la CISR.

Les Règles de la SPR comprennent également les dispositions suivantes, qui ne figurent pas dans les Règles de la SPR actuelles^{Note 1} :

• Tenue d'une audience.
• Modifications intégrant les procédures figurant actuellement dans les Directives du président et dans les politiques de la CISR, par exemple en ce qui concerne les représentants désignés et les demandes de changement de la date et de l'heure d'une procédure.
• Modifications demandées par le CMPER, notamment des modifications importantes visant à préciser que, avant d'agir de sa propre initiative, toute section de la CISR doit aviser au préalable les parties et accorder à celles ci la possibilité de s'opposer, ainsi que des modifications consistant en la correction d'erreurs techniques ou d'incohérences entre les versions française et anglaise des Règles de la SPR.
• Modifications demandées par le CLO concernant la langue de la procédure à la SPR.
• Modifications demandées par des intervenants concernant les personnes vulnérables qui comparaissent devant la SPR.
• Modifications visant à raccourcir les délais concernant des questions de procédure afin de permettre à la SPR de respecter les délais prévus pour la tenue des audiences, délais qui seront établis dans le RIPR. Les délais établis dans les Règles de la SPR portent notamment sur la communication de documents, le changement de la langue de la procédure, le changement de la langue d'interprétation, l'accueil d'une demande d'asile sans audience, les demandes, les réponses et les répliques, ainsi que les demandes de changement de la date et de l'heure d'une audience.
• Avis présenté par la SPR au ministre avant ou durant l'audience concernant tout problème potentiel lié à l'intégrité.
• Afin d'accélérer la désignation par la Section d'un représentant, les Règles de la SPR exigent que l'agent de CIC ou de l'ASFC, ou le conseil du demandeur d'asile, qui croit que la SPR devrait désigner un représentant sera tenu d'en aviser la Section sans délai. Le changement sert aussi à préciser que leur obligation d'aviser la SPR ne s'applique pas dans le cas d'un demandeur d'asile mineur dont la demande est jointe à celle d'un parent ou d'un tuteur légal.
• La Section pourra fournir de la documentation relative au pays en remettant la liste des documents en question ou en indiquant à quel endroit peut se trouver une telle liste sur le site Web de la CISR.
• Si le délai prévu dans les Règles de la SPR prend fin à une date qui n'est pas un jour ouvrable, il prendra fin dans les faits au premier jour ouvrable suivant.
• Il y aura une modification de la procédure de désistement dans le cas où un demandeur d'asile omet de transmettre le formulaire FDA dans les délais ou qu'il omet de se présenter à l'audience. Selon les Règles, dans de tels cas, l'agent fournit au demandeur d'asile, au moment où le cas est déféré, un avis de convocation à une audience spéciale qui permettra au demandeur d'asile d'expliquer pourquoi la Section ne devrait pas prononcer le désistement de la demande d'asile. La règle précise également le moment où la procédure devra commencer ou continuer si la Section décide de ne pas prononcer le désistement de la demande d'asile.
• Il faudra préciser que, si une partie transmet plus d'un document à la fois, elle devra remettre une liste des documents, dont les pages seront numérotées consécutivement.
• À moins que la Section ne reçoive une demande de changement de la date et de l'heure d'une procédure au plus tard trois jours ouvrables avant la date fixée pour la procédure, la partie qui fait la demande doit se présenter à la date fixée pour la procédure et faire sa demande oralement avant l'heure fixée pour la procédure.
• En outre, les Règles établiront un processus spécial pour demander un changement de la date et de l'heure d'une procédure dans les cas où les services d'un conseil ont été retenus ou la disponibilité du conseil a été transmise au plus tard cinq jours ouvrables après la date à laquelle l'audience a été fixée par l'agent qui défère le cas.
• Dans le cas d'une demande visant à ce que la procédure ait lieu en public, le ministre sera réputé être une partie, qu'il prenne part ou non à la procédure.
• Les règles concernant les réouvertures de demandes d'asile reflètent les modifications apportées à la LIPR par la LVPSIC, lesquelles font en sorte que la SPR n'ait plus le pouvoir de rouvrir une demande si la SAR ou la Cour fédérale a rendu une décision finale relativement à un appel ou à une demande de contrôle judiciaire, respectivement.

Les Règles de la SPR comportent d'autres modifications apportées à la LIPR, entrées en vigueur le 30 juin 2011. Les dispositions du RIPR touchant le « représentant autorisé » ont été remplacées par de nouvelles dispositions intégrées à la LIPR, indiquant qui peut représenter ou conseiller une personne - ou offrir de le faire - moyennant rétribution, dans le cadre d'une audience ou d'une demande sous le régime de la LIPR.

Règles de la Section d'appel des réfugiés (Règles de la SAR)

La LMRER et la LVPSIC modifient également les dispositions non proclamées en vigueur de la LIPR concernant la SAR et prévoient leur entrée en vigueur. Après la mise sur pied de la SAR, certains demandeurs d'asile et le ministre auront le droit d'interjeter appel de certaines décisions de la SPR. L'appel pourra porter sur une question de droit, de fait ou de droit et de fait.

De nouvelles règles pour la SAR sont nécessaires pour établir les pratiques et la procédure à suivre. Les Règles de la SAR comportent les dispositions suivantes :

• Délais permettant à la SAR de respecter les délais qui seront prescrits dans le RIPR pour les décisions concernant les appels; ces délais s'appliqueront notamment à des questions comme la réplique aux appels, la préparation du dossier de la SPR (document qui contient tous les renseignements sur lesquels se fonde le commissaire à l'audience) et la date à laquelle une décision peut être rendue sans qu'il soit nécessaire d'en aviser les parties.
• Règles distinctes pour interjeter un appel et pour mettre un appel en état, tant pour la personne que pour le ministre, afin que le processus soit divisé en deux étapes distinctes, conformément aux délais révisés pour interjeter appel et le mettre en état qui seront énoncés dans le RIPR.
• Pratiques et procédures à la SAR, notamment :
  • devenir conseil inscrit au dossier;
  • choisir la langue de l'appel;
  • désigner un représentant;
  • utiliser des connaissances spécialisées
  • déposer un avis de question constitutionnelle
  • tenir une conférence;
  • transmettre des documents;
  • présenter une demande de jonction ou de séparation des appels
  • tenir des audiences en public
  • traiter avec des intervenants ou le Haut Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés (HCR);
  • présenter des demandes de retrait, de rétablissement ou de réouverture;
  • rendre des décisions.
• Dispositions applicables aux appels dans les cas où une audience sera tenue. Ces dispositions s'appliquent à divers éléments liés aux audiences, par exemple, les avis d'audience, les restrictions concernant l'audience, la convocation de témoins, le changement apporté au lieu d'une audience, les demandes de remises et d'ajournements d'une audience et la procédure de désistement.
• Différentes pratiques et procédures dans le cas d'appels interjetés par la personne en cause dans l'appel et d'appels interjetés par le ministre. Par exemple, les exigences sont différentes selon qu'il s'agit de la personne ou du ministre en ce qui a trait à la façon d'interjeter un appel et le mettre en état.
• Règles liées aux demandes de prorogation de délai présentées par le ministre et la personne pour interjeter un appel et le mettre en état, pour répondre à un appel interjeté par le ministre ou pour répliquer à l'intervention du ministre ou à la réponse d'une personne (les facteurs à prendre en considération pour statuer sur les demandes de prorogation de délai pour interjeter un appel et le mettre en état ne sont pas établis dans les Règles de la SAR, car la loi prévoit que ces délais, y compris les prorogations de délai, doivent être établis dans le RIPR; par conséquent, les indications relatives à ces facteurs peuvent être fournies dans d'autres instruments stratégiques de la CISR).
• La SAR ne demandera le dossier de la SPR qu'une fois que l'appel aura été mis en état.
• Si le délai prévu dans les Règles de la SAR prend fin à une date qui n'est pas un jour ouvrable, le délai sera reporté au premier jour ouvrable suivant.
• Si une partie transmet plus d'un document à la fois, elle doit remettre une liste des documents, dont les pages seront numérotées consécutivement.
• Une partie pourra demander une audience à l'étape de la réplique si elle ne l'a pas déjà fait.
• La personne sera tenue d'expliquer, dans ses observations, en quoi la preuve documentaire sur laquelle elle s'appuie respecte les exigences prévues au paragraphe 110(4) de la LIPR.
• Une partie pourra transmettre la transcription complète ou partielle d'une audience de la SPR si elle veut l'invoquer dans l'appel.
• La règle concernant la participation du HCR reflète les modifications que la LVPSIC apporte à la LIPR, selon lesquelles le HCR pourra seulement donner un avis de son intention de participer à un appel si celui ci est instruit par un tribunal constitué de trois commissaires.
• Les coordonnées du conseil devront être incluses dans une demande de rétablissement ou de réouverture d'un appel si le demandeur est la personne en cause.
• Les appelants faisant valoir que le désistement de leur appel ne devrait pas être prononcé après qu'une date d'audience a été fixée seront tenus d'assister à une audience spéciale sur le désistement.
• La règle relative à une demande de réouverture d'un appel reflète la modification apportée à la LIPR prévue dans la LVPSIC, laquelle retire le pouvoir de la SAR de rouvrir un appel lorsque la Cour fédérale a rendu une décision en dernier ressort concernant une demande de contrôle judiciaire.

Les Règles de la SAR comportent également d'autres modifications apportées à la LIPR, entrées en vigueur le 30 juin 2011. Les dispositions du RIPR touchant le « représentant autorisé » ont été remplacées par de nouvelles dispositions intégrées à la LIPR, indiquant qui peut représenter ou conseiller une personne - ou offrir de le faire - moyennant rétribution, dans le cadre d'une audience ou d'une demande sous le régime de la LIPR.

Options réglementaires et non réglementaires envisagées

En vertu du paragraphe 161(1) de la LIPR, le président de la CISR peut, sous réserve de l'agrément du gouverneur en conseil, prendre des règles visant les travaux, la procédure et la pratique des sections de la CISR.

Il a été envisagé d'établir des instructions sur les pratiques et les procédures des sections de la CISR dans d'autres documents, comme les Directives du président, les politiques, les notes sur les politiques ou les instructions du président^{Note 2}. Toutefois, il a été conclu que, comme les règles sont, parmi les documents dont dispose la CISR, les documents qui font le plus autorité, le fait d'y intégrer les pratiques et les procédures de la CISR garantira une plus grande rigueur et une plus grande transparence dans leur utilisation. En outre, pour les personnes qui comparaissent devant une section de la CISR, il est plus facile de consulter un seul document complet qu'une série de documents.

Avantages et coûts

Avantages globaux associés à un système réformé de protection des réfugiés

Les Règles de la SPR et les Règles de la SAR contribuent aux économies systémiques découlant du traitement plus rapide qu'exigent la LMRER et la LVPSIC. CIC a estimé que la LMRER et la LVPSIC entraîneraient, globalement, des économies de 1,4 milliard de dollars exprimées en valeur actualisée [ou 310 millions de dollars (VA) en économies nettes] sur 5 ans, principalement attribuables au traitement des cas et aux renvois plus rapides. En effet, les demandeurs d'asile déboutés passeront moins de temps au Canada et profiteront moins longtemps des services sociaux.

Les Règles de la SPR et les Règles de la SAR contribuent aux objectifs globaux de la LMRER et de la LVPSIC en préservant l'équité, l'intégrité et l'efficacité des procédures de la CISR, ce qui accroîtra l'équité et l'efficacité globales du système de protection des réfugiés.

Avantages et coûts directs des Règles de la SPR et des Règles de la SAR

Les parties qui suivent, résumées dans le tableau 1, présentent l'aspect quantitatif et qualitatif des coûts et des avantages directs liés aux Règles de la SPR et aux Règles de la SAR.

Tous les coûts et les avantages ont été évalués en fonction des modifications graduelles qu'entraîneront les Règles de la SPR et les Règles de la SAR - ces coûts ne seraient pas engagés si ce n'étaient de ces Règles. Pour ce qui est des coûts qui peuvent être calculés, les prévisions visent une période de 10 ans, soit de l'exercice 2012 2013 à l'exercice 2021 2022, exprimées selon leur VA. Les prévisions sont actualisées selon un taux de 8 p. 100 et sont fondées sur les coûts actuels du programme. Le calcul des coûts du programme se fonde sur le fait que la CISR recevra un financement pour traiter et régler 24 500 cas de la SPR et 10 700 cas de la SAR au cours de l'exercice 2012 2013. Pour l'exercice 2013 2014 et pour les exercices subséquents, la CISR recevra un financement pour traiter et régler 22 500 cas de la SPR et 9 800 cas de la SAR. Les coûts et les avantages qui ne pouvaient être évalués de manière fiable sur le plan monétaire parce que les données étaient lacunaires ont fait l'objet d'un examen qualitatif.

Avantages directs des Règles de la SPR et des Règles de la SAR

Ces Règles de la SPR et Règles de la SAR contribuent directement à renforcer l'intégrité et l'efficacité des procédures de la CISR, de même qu'à en préserver l'équité, ce qui aura pour effet d'accroître l'équité et l'efficacité globales du système de protection des réfugiés.

Les Règles de la SPR et les Règles de la SAR fournissent des directives claires et transparentes sur les pratiques et les procédures utilisées par les sections aux parties et à leur conseil qui comparaissent devant la CISR, aux commissaires qui rendent des décisions sur les cas et au personnel de la CISR qui appuie le processus décisionnel. Ces règles assurent un processus uniforme aux parties qui comparaissent devant les sections de la CISR et qui y présentent leur cas, ce qui contribue à un traitement administratif équitable et efficient des cas. Les règles fournissent également une orientation aux sections pour garantir le traitement uniforme de tous les cas, dans le respect des principes d'équité et de justice naturelle.

Avantages liés aux certificats médicaux

Les avantages qualitatifs découlant de ces nouvelles exigences seront les suivants :

• une réduction du nombre de cas remis au rôle, puisque les personnes visées par une procédure seront dissuadées de présenter des demandes futiles ne s'appuyant pas sur des éléments de preuve objectifs;
• si une personne invoque des raisons médicales, elle devra fournir des éléments de preuve objectifs de nature médicale qui permettront au commissaire de prendre une décision éclairée, en fonction des circonstances de chaque demande;
• la CISR pourra effectuer sa mise au rôle de façon efficiente et efficace si elle sait à l'avance à quel moment une personne devrait être en mesure de participer à la procédure;

Coûts associés directement aux Règles de la SPR et aux Règles de la SAR

Même si, globalement, l'établissement des Règles de la SPR et des Règles de la SAR n'entraîne pas de coûts supplémentaires, des coûts précis sont associés aux modifications des processus et aux nouvelles exigences opérationnelles découlant de la LMRER et de la LVPSIC. Ces coûts sont décrits dans les paragraphes qui suivent (voir aussi le tableau 1).

Tous les coûts pour la CISR associés aux nouvelles règles seront couverts par les ressources actuelles et les ressources obtenues par la CISR pour mettre en œuvre la réforme qu'entraînent la LMRER et la LVPSIC et tout ce qui en découle.

Exigences opérationnelles et exigences liées au processus

• Pour l'application des Règles de la SPR et des Règles de la SAR, il faut créer un certain nombre de nouveaux formulaires, documents et manuels de gestion des cas, ainsi que de nouvelles politiques. Dans certains cas, ces documents seront traduits en plusieurs langues. Tout cela contribuera à l'équité et à l'efficience des processus de la SPR et de la SAR. Voici quelques exemples de documents qui seront nécessaires : documents d'information de base sur le processus à l'intention des demandeurs d'asile, avis de convocation à diverses procédures, avis de décision de la SAR et formulaires relatifs à divers processus de la SAR. Le coût ponctuel de la production de ces documents ne dépassera pas 376,6 k$ (VA).
• Une fois qu'un appel est interjeté à la SAR, la SPR devra préparer un dossier et le transmettre à la SAR, qui le communiquera à toutes les parties à l'appel. La création de la SAR et le fait que les Règles de la SAR indiquent que la SPR doit fournir le dossier lié à la procédure de la SPR entraînent des dépenses supplémentaires pour la CISR. Selon le volume déjà établi de cas à traiter à la SPR et à la SAR, le coût annuel moyen de la préparation du dossier de la SPR pour la SAR sera de 84,2 k$ (VA) sur une période de dix ans.
• En conformité avec les principes d'équité et de justice naturelle qui régissent les procédures devant la CISR, les Règles de la SAR prévoient des services d'interprétation durant une éventuelle audience de la SAR. Même si la SPR a déjà besoin d'interprètes, les demandes supplémentaires de services d'interprétation en raison de la tenue d'audiences devant la SAR créeront des coûts supplémentaires pour la CISR. Il faudra recruter et certifier d'autres interprètes pour satisfaire à la demande, et le nombre d'heures d'interprétation à la CISR augmentera. Selon le volume déjà établi de cas à traiter à la SAR, le coût annuel moyen en valeur actualisée lié à l'augmentation du recours à des services d'interprétation sera de 59,5 k$ (VA) sur une période de dix ans.

Motifs écrits de décisions favorables de la SPR

• Selon les Règles de la SPR, les commissaires de la SPR seront tenus de fournir, dans la plupart des cas, des motifs écrits de décisions favorables relativement à des demandes d'asile. Cette nouvelle exigence entraîne des coûts supplémentaires pour la CISR, puisque, à l'heure actuelle, elle n'est pas tenue de fournir systématiquement ces motifs. Le coût global comprend la transcription des parties pertinentes de l'audience, si la décision et les motifs sont exposés de vive voix, ainsi que le temps que les commissaires et le personnel de soutien devront consacrer à la rédaction et à la révision des décisions prises en délibéré (c'est-à-dire les décisions qui ne sont pas prononcées de vive voix à l'audience). Le coût annuel moyen associé à cette exigence s'élèvera, pour la CISR, à 358,5 k$ (VA) sur une période de dix ans.

Représentants désignés

• Un représentant est désigné lorsque la personne en cause à moins de 18 ans, ou qu'une section estime que la personne en cause est incapable de comprendre la nature de la procédure. Dans certaines circonstances, la CISR verse une rétribution à la personne qui agit à titre de représentant désigné. En plus du représentant désigné, actuellement exigé dans le cadre des audiences de la SPR, un représentant devra être désigné pour toute la durée de la procédure d'appel devant la SAR. Selon le volume déjà établi de cas à traiter et le nombre de représentants désignés en 2008 2009 et en 2009 2010 à la SPR, le coût annuel moyen en valeur actualisée à la CISR lié à cette exigence sera de 11,2 k$ (VA) sur une période de dix ans.

Conférences à la SAR

• Selon les Règles de la SPR en vigueur, la SPR peut exiger que les parties participent à une conférence préparatoire à l'audience pour discuter des questions à trancher, des faits pertinents ou de toute autre question afin que les procédures soient plus équitables et efficaces. Une conférence n'a pas lieu dans le cadre de toutes les procédures. En général, une conférence est convoquée pour organiser des cas plus compliqués ou traiter de questions d'ordre procédural qui doivent être réglées avant la tenue de l'audience proprement dite. Les parties pourraient avoir à payer des frais pour participer aux conférences si elles choisissent d'être représentées par un conseil à leurs frais. Malgré cela, l'expérience de la SPR en la matière montre que la conférence est un instrument rentable puisqu'elle rend les procédures plus équitables et plus efficaces. Étant donné cette expérience concluante, les Règles de la SAR prévoient des dispositions semblables relativement aux conférences, afin que les appels soient traités de façon plus équitable et plus efficace. Comme c'est le cas à la SPR, les parties peuvent avoir à payer des frais lorsqu'elles participent à des conférences à la SAR si elles choisissent d'être représentées par un conseil à leurs frais. Pour ce qui est des parties représentées par les services d'aide juridique d'une province ou d'un territoire, les coûts seraient assumés par ces organisations. Bien que la SAR constitue un nouveau processus, la CISR estime, à l'heure actuelle, qu'environ 2,5 p. 100 des appels à la SAR nécessiteront la tenue de conférences. Les coûts associés à ce nouveau processus n'ont pas été quantifiés étant donné que le nombre de parties qui choisiront d'être représentées par un conseil à ces conférences est inconnu.

Certificats médicaux

• Pour s'acquitter de son mandat prévu par la loi et respecter les délais réglementaires prévus pour les audiences de la SPR, la CISR doit mettre au rôle ses procédures de manière à ce que les cas dont sont saisies ses diverses sections soient réglés le plus rapidement possible. La remise d'une procédure et sa remise au rôle à une date ultérieure ont une incidence sur la capacité de la CISR de réaliser cet objectif. De plus, la remise au rôle d'une procédure entraîne des coûts considérables pour la CISR. Lorsqu'une audience de la SPR est remise la journée où elle devait avoir lieu, les coûts salariaux directs que doit assumer la CISR s'élèvent à 251 $; dans le cas d'une audience de la SAR, on s'attend à ce que ces coûts s'élèvent à 289 $^{Note 4}.
  

  La CISR prend diverses mesures pour réduire au minimum le nombre de procédures inutilement remises et remises au rôle. Pour appuyer ces mesures, les Règles de la SPR et les Règles de la SAR établissent que, si une partie (autre que le ministre) qui doit se présenter devant la SPR ou la SAR souhaite faire changer la date ou l'heure d'une procédure pour des raisons médicales (à l'exception de celles en lien avec son conseil), elle doit fournir un certificat médical signé par un médecin autorisé.

  De plus, selon les règles, un demandeur d'asile à la SPR ou un appelant à la SAR doit fournir un certificat médical dans les cas où le demandeur d'asile ou l'appelant doit expliquer pourquoi le désistement ne devrait pas être prononcé et que l'explication s'appuie sur des raisons médicales (à l'exception de celles en lien avec son conseil).

  Enfin, toujours selon les règles, un demandeur d'asile à la SPR devra fournir un certificat médical dans les cas où il doit expliquer pourquoi il devrait se voir accorder une prorogation du délai prévu pour la présentation du formulaire FDA et que son explication s'appuie sur des raisons médicales (à l'exception de celles en lien avec son conseil).

  Toutefois, la CISR a prévu une dispense contrôlée de l'exigence liée au certificat médical, dans les cas où la personne peut montrer, grâce à des éléments de preuve corroborants, qu'elle a tenté d'obtenir le certificat médical exigé sans y parvenir. La personne doit tout de même fournir des renseignements détaillés sur les raisons médicales liées à sa demande, étayés par des éléments de preuve corroborants, ainsi qu'une explication de la façon dont son problème de santé l'empêche de participer à l'audience ou de poursuivre son appel, le cas échéant.

  Les règles mentionnent expressément que le certificat médical doit comprendre ce qui suit :

  • une description détaillée du problème de santé (sans que le diagnostic soit précisé) qui empêche la personne de participer à l'audience ou de remplir le formulaire FDA à la date prévue;
  • la date à laquelle la personne devrait être en mesure de participer à la procédure (ou de poursuivre son appel en fournissant des explications concernant le désistement de l'appel).

Coûts liés à la fourniture d'un certificat médical pour appuyer une demande de prorogation du délai prévu pour la présentation du formulaire FDA ou une demande de modification de la date ou de l'heure d'une audience ou dans le cadre d'un désistement

Les coûts seront assumés par les personnes en cause à l'audience, dans les cas où une personne présente une demande de prorogation du délai prévu ou de changement de la date ou de l'heure de la procédure pour des raisons médicales. La personne peut devoir payer des frais pour obtenir les services d'un médecin ou obtenir un certificat médical. Les coûts peuvent varier en fonction de la province ainsi que du type ou du motif de visite.

Dans le cadre du Programme fédéral de santé intérimaire (PFSI), les demandeurs d'asile qui ne viennent pas d'un pays d'origine désigné (POD) n'ont pas à assumer les coûts de visites médicales s'il s'agit d'un besoin urgent ou essentiel; les demandeurs d'asile qui viennent d'un POD sont couverts par le PFSI pour les coûts des services d'un médecin ou d'une infirmière autorisée ou d'un infirmier autorisé seulement si ces derniers diagnostiquent, préviennent ou traitent une maladie présentant un risque pour la santé publique ou un problème de santé présentant un danger pour la sécurité publique. Si la maladie visée par le certificat ne répond pas à ces critères, et selon l'administration dans laquelle il se trouve, en plus du coût du certificat, le demandeur d'asile venant d'un POD peut devoir payer sa visite chez le médecin.

Dans le cas d'une personne dont l'explication comprend des raisons médicales, il est raisonnable de s'attendre à ce qu'elle consulte un médecin, indépendamment de l'exigence énoncée dans les règles. Toutefois, il est prévu que, dans les cas où un problème de santé peut empêcher une personne de se présenter à une audience, mais qu'il n'est pas suffisamment grave pour justifier une visite chez le médecin, cela pourrait exercer des pressions sur les services de santé et entraîner des coûts pour les personnes qui comparaissent devant la SPR ou la SAR.

Compte tenu du coût lié à la remise au rôle d'une audience, il est prévu que les avantages qualitatifs auront plus de poids que les coûts que devraient assumer les personnes qui se présentent devant la SPR ou la SAR ou qui ont recours aux services des autorités provinciales de la santé. Les coûts totaux et les avantages monétaires annuels liés à cette exigence n'ont pas été évalués puisqu'il s'agit d'avantages de nature qualitative. De fait, il est impossible de faire des estimations fiables touchant la mesure dans laquelle la diminution du nombre de remises pourrait être attribuée à la présente exigence ou le nombre de fois qu'une personne devrait consulter un médecin, car la CISR ne conserve pas de données systématiques sur le nombre de demandes de remise d'une audience liées à des raisons médicales, ni sur le nombre de fois que de telles raisons sont invoquées par une personne pour faire valoir qu'il ne faudrait pas prononcer le désistement d'un cas.

Transcriptions

• Selon les Règles de la SAR, les parties qui veulent, dans le cadre d'un appel devant la SAR, invoquer la transcription de l'audience de la SPR, doivent fournir à la SAR une transcription complète ou partielle de l'audience en question. On ne s'attend pas à ce que les parties exigent une transcription dans le cadre de chaque appel. Contrairement à ce qui était indiqué dans le Résumé de l'étude d'impact de la réglementation (REIR) joint aux Règles de la SPR et aux Règles de la SAR au moment de leur publication préalable dans la Gazette du Canada, Partie I, le 2 juillet 2011, la CISR n'adoptera pas comme pratique de fournir aux parties la transcription de l'audience de la SPR pour interjeter un appel à la SAR. Les Règles de la SAR énoncent qu'une partie doit remettre à la SAR une transcription complète ou partielle de l'audience de la SPR si elle souhaite l'invoquer dans le cadre de l'appel. Les Règles de la SAR ne précisent pas de quelle façon une partie devrait procéder pour obtenir une transcription ni qui devrait effectuer la transcription. Elles précisent que la transcription peut être complète ou partielle et accompagnée d'une déclaration du transcripteur. Un enregistrement électronique de l'audience de la SPR sera offert aux demandeurs d'asile et au ministre. Il incombera donc aux parties de déterminer comment elles veulent procéder pour obtenir une transcription. Les parties devront assumer les coûts liés à la transcription si, pour l'obtenir, elles font appel aux services d'un fournisseur professionnel, par exemple une entreprise de transcription. Un examen des tarifs des fournisseurs de services révèle qu'il faut verser en moyenne 300 $ à une entreprise de transcription pour obtenir la transcription d'une audience complète de la SPR. Les coûts liés à ce nouveau processus n'ont pas été calculés, puisque le nombre de parties qui voudront utiliser une transcription de l'audience de la SPR n'est pas connu ni la façon dont les parties choisiront de procéder pour obtenir une transcription.

Citation à comparaître

• Comme le prévoient les Règles de la SPR actuelles, selon les nouvelles Règles de la SPR et Règles de la SAR, si une partie veut que la Section cite une personne à témoigner à l'audience, elle doit obtenir une citation à comparaître auprès de la Section. Si la Section décide d'acquiescer à cette demande, ce qui n'est arrivé qu'à de très rares occasions dans le passé, les Règles exigent que la partie paye ou offre de payer à la personne citée l'indemnité de témoin et les frais de déplacement prévus dans les Règles des Cours fédérales; le cas échéant, l'indemnité s'élèverait à 20 $ par jour (frais de déplacement raisonnables en sus). S'il s'agit d'un témoin expert, l'indemnité s'élèverait à 100 $ par jour (frais de déplacement raisonnables en sus). La partie devra également être en mesure de verser un montant plus élevé au témoin en compensation des dépenses et du manque à gagner qui résulte, pour lui, de sa comparution. En outre, une partie peut verser au témoin expert un montant supérieur fixé par contrat en compensation de ce qu'il a dû faire pour se préparer et pour témoigner. Les coûts totaux liés à ce nouveau processus n'ont pas été établis, puisque le nombre de citations à comparaître qui seront demandées et acceptées et le nombre de parties qui devront verser aux personnes citées à comparaître les montants énoncés plus haut ne sont pas connus.

Règle du « un pour un »

La règle du « un pour un » ne s'applique ni aux Règles de la SPR ni aux Règles de la SAR puisqu'il n'y a aucun changement au chapitre des coûts administratifs pour les entreprises.

Lentille des petites entreprises

Les Règles de la SPR et les Règles de la SAR n'imposent aucune limite en ce qui a trait aux coûts de conformité ou aux coûts administratifs des petites entreprises.

Consultation

Loi sur des mesures de réforme équitables concernant les réfugiés (LMRER)

Les Règles de la SPR et les Règles de la SAR proposées, qui ont fait l'objet d'une publication préalable en juillet 2011, ont été initialement rédigées de manière à correspondre à la LMRER. Dans le cadre de leur élaboration, la CISR a tenu, à l'automne 2010, des séances d'information à l'intention des intervenants à Montréal, à Toronto et à Vancouver, de même que dirigé des consultations écrites durant lesquelles les partenaires du portefeuille au sein de la fonction publique fédérale et les intervenants ont reçu l'ébauche des Règles de la SPR et des Règles de la SAR proposées et ont été invités à soumettre des commentaires par écrit.

Certains des intervenants et des partenaires du portefeuille ont appuyé ces Règles de la SPR et Règles de la SAR proposées, tandis que d'autres s'y sont opposés. Même si les intervenants étaient heureux de constater que les Règles de la SPR et Règles de la SAR proposées comprenaient des modifications qu'ils avaient demandées par le passé, et même si les partenaires du portefeuille étaient convaincus que ces règles étaient conformes à l'objectif de la LMRER, un certain nombre de préoccupations ont été soulevées. Ces préoccupations ont été, dans la mesure du possible, examinées et prises en considération au moment de l'élaboration de la version des Règles de la SPR et des Règles de la SAR proposées qui a fait l'objet d'une publication préalable dans la Gazette du Canada, Partie I, le 2 juillet 2011. Le public a eu 30 jours pour présenter des commentaires au sujet de ce projet de règles. On a examiné les commentaires reçus attentivement afin de déterminer s'il fallait apporter des modifications au libellé des Règles.

Loi visant à protéger le système d'immigration du Canada (LVPSIC)

Le 16 février 2012, le ministre a déposé le projet de loi C-31, Loi visant à protéger le système d'immigration du Canada (LVPSIC). La LVPSIC, qui a reçu la sanction royale le 28 juin 2012, comporte des modifications à la LMRER et à la LIPR, qui visent à accélérer davantage le traitement des demandes d'asile. Ces modifications législatives et les modifications à la réglementation prévues ont entraîné une mise à jour des Règles de la SPR et des Règles de la SAR proposées.

Les Règles de la SPR et les Règles de la SAR mises à jour ont fait l'objet d'une publication préalable dans la Gazette du Canada, Partie I, le 11 août 2012, et le public a eu 30 jours pour présenter des commentaires à leur sujet. Au cours de la période de consultation, la CISR a tenu des séances d'information à l'intention des intervenants à Montréal, à Toronto, à Vancouver et à Ottawa. Le Conseil canadien pour les réfugiés, la Legal Services Society of British Columbia, le HCR, l'Association québécoise des avocats et avocates en droit de l'immigration, l'Association canadienne des avocats et avocates en droit des réfugiés, l'Association du barreau canadien, Rainbow Refugee, la Vancouver Association for Survivors of Torture, le Forum sur les personnes réfugiées, le Mouvement contre le viol et l'inceste, un universitaire et un conseiller agréé en immigration ont formulé des commentaires par écrit. Un total de 216 commentaires provenant de groupes d'intervenants ont été reçus concernant les Règles de la SPR et les Règles de la SAR. La grande majorité proposait des modifications précises aux Règles de la SPR et aux Règles de la SAR. On a examiné attentivement ces commentaires afin de déterminer s'il fallait modifier le libellé des règles.

Dans certains cas, la CISR a reçu des commentaires qui allaient au-delà de son champ de compétence ou qu'elle n'avait pas le pouvoir de prendre en considération; dans ces cas, elle n'a pas été en mesure de modifier les règles en conséquence. Bon nombre de ces commentaires concernaient les nouveaux délais du premier palier d'audience concernant les demandes d'asile ainsi que les délais pour présenter le formulaire FDA à la CISR dans le cas des demandes présentées à un point d'entrée, lesquels seront énoncés dans le RIPR. D'autres commentaires touchaient l'annulation des services de transcription des audiences à la SPR, décision prise par le gouvernement fédéral dans le cadre de son Plan d'action de réduction du déficit.

Plusieurs commentaires sur le libellé des règles (choix des mots, formulation) ont été reçus et concernaient principalement la rédaction. Lorsqu'un commentaire relatif au libellé touchait le sens, l'application ou l'objectif stratégique sous-jacent des règles, la CISR le considérait comme une proposition de modification et l'examinait en conséquence.

La CISR a également reçu des commentaires laissant supposer qu'il régnait une certaine confusion à l'égard de la SAR, car certains semblaient croire que les cas y seraient instruits oralement. En fait, la SAR instruira les appels sur dossier, sauf dans les circonstances énoncées dans la LIPR, qui justifient la tenue d'une audience. En outre, puisque la LIPR prévoit le même critère pour une audience à la SAR que pour l'ERAR, il semble que la distinction entre la SAR et l'ERAR reste floue. La SAR examinera les appels concernant une décision de la SPR dans le cas d'une erreur de droit, de fait ou de fait et de droit, tandis que le processus d'ERAR entraîne une nouvelle décision quant à la protection, et se fonde sur les nouveaux éléments de preuve reçus depuis la date de la décision de la SPR; il ne s'agit pas d'un appel de la décision de la SPR.

Commentaires sur les Règles de la SPR et les Règles de la SAR ayant entraîné des modifications

La CISR a apporté des modifications aux Règles de la SPR et aux Règles de la SAR à la suite de la publication préalable dans la Gazette du Canada, Partie I, le 11 août 2012, à la suite des commentaires reçus. Ces modifications comprennent les éléments mentionnés ci-après.

Modifications aux Règles de la SPR

Transmettre au ministre le formulaire FDA, toute modification à ce formulaire, les pièces d'identité et les titres de voyage.

Six répondants ont mentionné que l'obligation du demandeur d'asile ou du conseil de fournir au ministre le formulaire FDA, toute modification au formulaire, les pièces d'identité et les titres de voyage était particulièrement contraignante. Les répondants ont soulevé des préoccupations quant aux coûts, à la façon de transmettre les documents et au lieu de réception, ainsi qu'au sujet de l'exigence selon laquelle le demandeur d'asile doit fournir la preuve qu'il a présenté les documents. Les répondants se demandent aussi à quel ministre les documents doivent être transmis et dans quelles circonstances.

En réponse aux préoccupations des intervenants, des modifications ont été apportées aux Règles de la SPR : la SPR fournira au ministre une copie des documents pertinents reçus. En raison de cette modification, les demandeurs d'asile et leur conseil devront fournir deux exemplaires de chaque document à la CISR.

Demander une prorogation du délai établi pour présenter un formulaire FDA (point d'entrée).

Plusieurs répondants ont noté que l'obligation de présenter une déclaration solennelle ou un affidavit au moment de demander une prorogation du délai pour fournir le formulaire FDA dans le cas des demandes d'asile déférées à la CISR à partir d'un point d'entrée est inutile et complique les choses.

Compte tenu des commentaires des intervenants et du fait que la SPR pourrait devoir faire face à un nombre accru de demandeurs d'asile non représentés, l'obligation de fournir une déclaration solennelle ou un affidavit pour une prorogation du délai fixé pour la présentation du formulaire FDA a été retirée.

Fournir un certificat médical.

La grande majorité des répondants ont indiqué que l'obligation de fournir un certificat médical - dans le contexte d'une demande de prorogation du délai établi pour présenter le formulaire FDA, d'une demande de changement de la date et de l'heure et de la procédure de désistement - est trop contraignante. Bon nombre de répondants ont fait allusion aux modifications récemment apportées au Programme fédéral de santé intérimaire et ont signalé des préoccupations quant à la capacité d'un demandeur d'asile d'avoir accès à un médecin et d'obtenir un certificat médical. Les répondants estiment que les Règles étaient beaucoup trop exigeantes quant au contenu du certificat médical exigé.

Compte tenu de ces commentaires et du fait que certains demandeurs d'asile pourraient avoir de la difficulté à obtenir un traitement et des soins médicaux ou à payer les frais importants qui en découlent, la CISR prévoit une dispense contrôlée à cette obligation dans les cas où le demandeur d'asile peut démontrer, preuves à l'appui, qu'il a tenté d'obtenir le certificat médical exigé, mais en vain. Le demandeur d'asile doit tout de même fournir les raisons médicales qui motivent sa demande, éléments de preuve à l'appui, et expliquer pourquoi son état de santé l'empêche de participer à l'audience ou de poursuivre sa demande d'asile, le cas échéant. Les Règles ont été modifiées en conséquence. De plus, il a été décidé d'éliminer les dispositions portant sur les demandes de changement de la date ou de l'heure de la procédure, selon lesquelles il fallait qu'un médecin détermine si le demandeur d'asile pouvait participer à l'audience ou si une partie de la question pouvait être jugée sur dossier ou par le truchement d'une téléconférence.

Modifier le formulaire FDA.

Des répondants ont indiqué que la règle qui concerne les modifications ou les ajouts au formulaire FDA, était trop compliquée. Plusieurs répondants ont dit ne pas comprendre comment les explications demandées ayant trait aux éléments ajoutés ou supprimés, devaient être fournies. Un répondant a aussi suggéré que la CISR fasse en sorte que, au moment de modifier leur formulaire FDA, les demandeurs d'asile soient tenus de confirmer que les modifications sont exactes à leur connaissance.

En réponse à ces commentaires, la CISR a : 1) simplifié le libellé du paragraphe; 2) éliminé l'obligation d'expliquer les modifications; et 3) inclus une exigence supplémentaire selon laquelle les demandeurs d'asile doivent déclarer que les renseignements fournis dans leur formulaire FDA ainsi que les modifications et les ajouts sont complets et exacts, ce qui est conforme à la déclaration que les demandeurs d'asile doivent signer dans le formulaire FDA initial.

Modifier les délais établis pour changer la date ou l'heure d'une procédure.

Plusieurs répondants se sont dits préoccupés par les délais serrés énoncés dans la règle concernant une demande de changement de la date ou de l'heure de la procédure. Cette règle exigeait que, au moment de demander un changement de date ou d'heure, le demandeur d'asile propose trois jours durant lesquels il pourrait être présent à l'audience, au cours des cinq jours ouvrables suivant la date d'audience fixée initialement. Selon les répondants, cela était irréaliste compte tenu, tout particulièrement, de l'horaire chargé des conseils.

Cette préoccupation et l'objectif global de la LIPR et de son règlement d'application ainsi que l'objectif des Règles de la SPR ont amené la CISR à modifier cette règle afin que les demandeurs d'asile proposent trois dates dans un délai de dix jours ouvrables. En outre, les Règles indiquent que la nouvelle date fixée par la Section ne doit pas dépasser dix jours ouvrables, ou l'audience doit avoir lieu le plus rapidement possible par la suite.

Modifications aux Règles de la SAR

Fournir au ministre l'avis d'appel et le dossier de l'appelant.

Un répondant a souligné que de nombreuses personnes se présentant devant la SAR pourraient être non représentées et qu'il est déraisonnable pour la CISR de s'attendre à ce que ces personnes déposent leur appel auprès du ministre en premier, puis en fournissent la preuve à la SAR.

La règle a été modifiée afin que, dans le cas où la personne visée est l'appelant, il faille fournir la version originale et deux exemplaires de l'avis d'appel écrit ainsi que la version originale et un exemplaire du dossier de l'appelant à la CISR, qui transmettra ces documents au ministre. De plus, cette approche a également été utilisée pour des demandes introductives comme la demande de prorogation du délai pour interjeter et mettre en état un appel et la demande de réouverture d'appel. Cette modification apportée à la règle respecte aussi l'objectif fixé pour la SPR quant au formulaire FDA à transmettre au ministre.

Délai pour répliquer à l'intervention du ministre.

D'après un commentaire reçu, le délai de dix jours civils établi pour que l'appelant puisse répliquer à l'intervention du ministre est inadéquat. La CISR a porté ce délai à 15 jours civils afin que les appelants aient assez de temps pour réfléchir à leur réponse au ministre et à s'y préparer, et le délai correspond à d'autres délais prévus dans les Règles de la SAR.

Demande de changement du lieu de l'audience.

Il a été constaté qu'il y avait une incohérence entre la règle énonçant que le délai minimal de l'avis d'audience est de 10 jours, et la règle énonçant que le délai pour présenter une demande de changement du lieu de l'audience est de 30 jours. La CISR s'attend à ce qu'une demande de changement du lieu de l'audience soit présentée au même moment où une partie demande la tenue de l'audience; cette demande figurerait dans le dossier de l'appelant ou le dossier soumis en réplique ou en réponse, dans le cas de la personne, et dans l'avis d'intervention, le dossier de l'appelant, s'il y a lieu, ou le dossier soumis en réplique, dans le cas du ministre. Cependant, la CISR a modifié le délai relatif à la demande de changement du lieu de la procédure, qui passe de 30 à 20 jours civils avant l'audience.

Ordre des interrogatoires à l'audience.

Il y a eu plusieurs commentaires sur le déroulement de l'audience; certains répondants ont rappelé que la personne devait avoir réellement l'occasion d'interroger les témoins de vive voix à l'audience. À la suite de ces commentaires, les Règles de la SAR ont été modifiées afin que, selon l'ordre normal des interrogatoires dans le cadre d'une audience devant la SAR, tous les témoins, y compris la personne visée, soient interrogés tout d'abord par l'appelant, ensuite par les autres parties, de nouveau par l'appelant (réplique) et, enfin, par la Section. Le commissaire de la SAR qui préside l'audience aura le pouvoir discrétionnaire de modifier l'ordre des interrogatoires au cas par cas.

Fournir un certificat médical.

La grande majorité des répondants ont indiqué que l'obligation de fournir un certificat médical dans le contexte d'une demande de prorogation du délai établi pour présenter le formulaire FDA, d'une demande de changement de la date et de l'heure d'une procédure et d'une procédure de désistement est trop contraignante. Bon nombre de répondants ont fait allusion aux modifications récemment apportées au Programme fédéral de santé intérimaire, qui pourraient empêcher certains demandeurs d'asile d'avoir accès à un médecin et d'obtenir un certificat médical. Les répondants estiment que les Règles étaient beaucoup trop exigeantes quant au contenu du certificat médical exigé.

Compte tenu de ces commentaires et du fait que certaines personnes pourraient avoir de la difficulté à obtenir un traitement et des soins médicaux ou à débourser les frais importants qui en découlent, la CISR prévoit une dispense contrôlée à cette obligation dans les cas où la personne peut démontrer, preuves à l'appui, qu'elle a tenté d'obtenir le certificat médical exigé, mais en vain. La personne doit tout de même fournir les raisons médicales qui motivent sa demande, éléments de preuve à l'appui, et expliquer pourquoi son état de santé l'empêche de participer à l'audience ou de poursuivre son appel, le cas échéant. Les Règles ont été modifiées en conséquence. De plus, il a été décidé d'éliminer cette partie de la règle portant sur les demandes de changement de la date ou de l'heure d'une procédure, selon laquelle il fallait qu'un médecin détermine si la personne pouvait participer à l'audience ou si une partie de la question pouvait être instruite sur dossier ou par le truchement d'une téléconférence.

Commentaires sur les Règles de la SPR et les Règles de la SAR qui n'ont pas entraîné de modifications

En général, de nombreux répondants ont souligné que les demandeurs d'asile non représentés, les personnes vulnérables (dont celles qui sont incapables de comprendre la nature des procédures), les mineurs non accompagnés et les demandeurs d'asile détenus peuvent avoir de la difficulté à s'y retrouver dans le nouveau système d'octroi de l'asile, compte tenu des délais plus serrés qu'imposent le RIPR et les Règles. Des répondants ont mentionné les difficultés liées au fait de présenter une demande de prorogation du délai fixé pour la présentation du formulaire FDA, les exigences associées à la règle d'application générale, les délais à respecter au moment de choisir et de fixer les dates de reprise de l'audience, les délais pour la communication de documents, etc.

La CISR sait que ces difficultés existent; cependant, à l'exception des circonstances mentionnées précédemment, ces commentaires d'ordre plus général n'ont entraîné aucune modification importante des Règles. Puisque la conformité avec les principes d'équité et de justice naturelle est primordiale, les commissaires de la CISR peuvent toujours, au besoin, exempter une partie d'une exigence contenue dans les Règles, en prenant soin d'en aviser toutes les parties. Les commissaires demeureront vigilants afin de tenir compte des difficultés particulières de ces personnes et veilleront eux mêmes à ce que tous les cas devant la CISR soient traités de manière juste et équitable.

Commentaires sur les Règles de la SPR

Voici les principales préoccupations des répondants qui n'ont pas entraîné une modification des Règles de la SPR.

Fournir de l'information par écrit au demandeur d'asile.

Plusieurs répondants ont formulé des commentaires sur ces règles, qui précisent que l'information doit être fournie par l'agent au demandeur d'asile pendant l'entrevue visant à déterminer la recevabilité de la demande d'asile au moment où celle-ci est déférée. Un répondant a suggéré que de l'information supplémentaire sur l'aide juridique soit fournie aux demandeurs d'asile le plus rapidement possible, au début du processus. Cela n'exige pas une modification des Règles, mais la CISR s'engagera à fournir de l'information sur les programmes d'aide juridique dans la trousse à l'intention du demandeur d'asile remise à un bureau intérieur ou à un point d'entrée.

Des répondants ont également demandé que l'agent soit tenu d'expliquer en quoi consiste le désistement afin que les demandeurs d'asile puissent prendre pleinement conscience des conséquences du fait de ne pas présenter le formulaire FDA dans les délais prévus ou de ne pas se présenter à une audience. Comme cet aspect ne fait pas partie du mandat direct des agents responsables de déférer les demandes d'asile (ASFC et CIC), ce commentaire n'a pas entraîné une modification des Règles. La CISR ajoutera plutôt à la trousse à l'intention des demandeurs d'asile de l'information mettant l'accent sur l'importante de respecter le délai établi pour la présentation du formulaire FDA ainsi que les dates indiquées sur l'avis de convocation et les conséquences du désistement.

Formulaire FDA

Cinq répondants se sont dits préoccupés par les règles concernant le formulaire FDA. Deux répondants ont suggéré que l'énoncé « complet, vrai et exact » figurant dans le formulaire FDA soit remplacé par « les renseignements sont exacts et complets à ma connaissance ». Il a été mentionné dans les commentaires écrits que, sans conseil juridique, les demandeurs d'asile ne peuvent pas comprendre pleinement ce qui leur est demandé et ne peuvent donc pas savoir si les renseignements sont complets.

La CISR a choisi de conserver cette formulation dans la déclaration du formulaire FDA par souci d'uniformité avec celle qui figure dans le Formulaire de renseignements personnels, qui doit être rempli suivant les Règles de la SPR en vigueur. Il est toutefois raisonnable d'exiger du demandeur d'asile qu'il confirme que les renseignements sont « complets, vrais et exacts ». Cependant, il est important de mentionner que les commissaires feront usage de leur pouvoir discrétionnaire au moment de tirer quelque conclusion que ce soit sur les omissions et sur la question visant à savoir si de telles omissions ont une incidence sur la crédibilité.

Un répondant a indiqué qu'il faut faire preuve de souplesse dans le cas de demandeurs d'asile analphabètes présentant un formulaire FDA qui n'est pas rempli ni signé tel qu'il a été demandé. Puisque les commissaires ont le pouvoir discrétionnaire d'exempter une personne des exigences d'une règle, au besoin, et après en avoir avisé l'ensemble des parties, aucune modification n'a été apportée aux Règles.

Selon un répondant, les Règles n'indiquent pas clairement quels documents doivent être joints au FDA au moment de sa présentation à la CISR. Dans les Règles, il est question de titres de voyage, de pièces d'identité et de tout autre document pertinent en la possession du demandeur d'asile. Le répondant a demandé que la règle soit modifiée afin de préciser si tous les documents appuyant la demande d'asile doivent être fournis ou non dès cette étape. La CISR n'a pas modifié ces règles parce que, à son avis, compte tenu des autres règles régissant la communication des documents, le processus est assez clair.

Délais

La grande majorité des répondants ont critiqué les nouveaux délais associés à diverses procédures de la SPR qui sont énoncés dans les Règles. Plus particulièrement, des répondants ont suggéré à la CISR de réduire ou d'éliminer le délai de trois jours imposé pour présenter une demande de prorogation du délai pour la présentation du FDA, le délai de dix jours pour modifier le FDA et la période de dix jours pour la communication des renseignements ainsi que de réduire le délai pour demander le changement du lieu de l'audience.

La CISR a décidé de ne pas modifier les règles mentionnées ci dessus puisque les délais sont conformes aux autres délais qu'exigent les Règles de la SPR et sont nécessaires, d'un point de vue purement opérationnel, pour veiller à ce que les dossiers soient prêts au moment de l'audience. Si elle n'imposait pas de délais, la CISR aurait de la difficulté à être prête à présenter des dossiers complets au moment de l'audience, et les ajournements et les reports de dernière minute seraient alors nombreux.

Déroulement de l'audience

Plusieurs répondants ont critiqué les Règles de la SPR concernant l'ordre des interrogatoires. Un répondant a suggéré que les commissaires de la SPR puissent faire en sorte que l'ordre des interrogatoires permette de présenter tous les éléments de preuve pertinents de la meilleure façon possible. L'ordre des interrogatoires restera comme il avait été prévu initialement. Les règles sont fondées sur l'approche de la SPR énoncée dans les Directives n^o 7 : Directives concernant la préparation et la tenue des audiences à la Section de la protection des réfugiés, confirmées par la Cour d'appel fédérale dans la décision Thamotharem^{Note 5}. La Cour a conclu que cette approche en ce qui a trait à l'ordre des interrogatoires ne portait pas atteinte aux droits du demandeur d'asile à l'équité procédurale. De plus, l'ordre des interrogatoires établi dans les Règles de la SAR est conforme à une modification de la LIPR découlant de la LMRER, selon laquelle, dans le cadre de toute procédure, la SPR peut interroger les témoins, y compris la personne en cause.

Certains répondants ont également critiqué le délai imposé pour l'interrogatoire des témoins. Selon un répondant, les demandeurs d'asile ou les personnes protégées ne devraient pas voir leur interrogatoire limité, si cette période leur donne l'occasion de mieux justifier leur situation, particulièrement s'ils ne sont pas représentés. Un autre répondant a indiqué que les Règles ne devraient pas permettre au ministre, au conseil du demandeur d'asile et à la Section de contre interroger le demandeur d'asile, la personne protégée ou les autres témoins. Toutefois, les audiences devant la SPR constituent un processus inquisitoire, et il revient au commissaire de déterminer la nature et la durée des interrogatoires pour faire en sorte que la procédure soit juste, efficace et conforme à la loi. Par conséquent, aucune modification aux Règles n'est nécessaire.

Certains répondants ont exprimé leurs préoccupations quant au fait que le prononcé de vive voix des décisions et des motifs à la fin de l'audience pourrait être contraire aux principes d'équité et de justice naturelle. La SPR s'efforce de mettre en œuvre un processus décisionnel juste, de qualité et en temps opportun et d'assurer une administration de la justice accessible et adaptée aux besoins de chaque cas. Le prononcé de vive voix de la décision et des motifs à la fin d'une audience contribue à la réalisation de ces objectifs et constitue une politique de la CISR depuis 2000^{Note 6}.

Globalement, en ce qui concerne le déroulement des audiences, la CISR a choisi de renforcer les procédures liées au prononcé de vive voix des décisions et des motifs, à la limitation de l'interrogatoire des témoins et à l'ordre des interrogatoires des témoins et de les intégrer aux Règles de la SPR. Ainsi, ces pratiques et procédures sont contenues dans les Règles, instrument le plus fiable à la disposition de la CISR, et permettent par ailleurs de présenter de façon plus solide et plus transparente les pratiques et les procédures fondamentales de la SPR aux parties qui comparaissent devant la Section.

Toutefois, la CISR reconnaît qu'il peut arriver, dans certaines circonstances, que l'ordre des interrogatoires prévu par les règles puisse être contraire aux principes d'équité et de justice naturelle. La CISR reconnaît aussi que le prononcé de vive voix des décisions et des motifs à la fin de l'audience peut parfois ne pas être réalisable. Par conséquent, les Règles de la SPR autorisent les commissaires à s'écarter, au besoin, de ces pratiques et de ces procédures.

Pièces d'identité et autres éléments de la demande d'asile

Deux répondants ont indiqué que la règle exigeant des demandeurs d'asile qu'ils transmettent des documents acceptables pour établir leur identité et les autres éléments de leur demande d'asile est trop vague et devrait être plus précise afin de mieux orienter les demandeurs d'asile. Les Règles de la SPR en vigueur contiennent la même exigence. Puisque le demandeur d'asile est responsable d'établir son identité et de prouver les autres éléments de sa demande d'asile, il est raisonnable d'exiger de lui qu'il fournisse les documents acceptables à cette fin. Ces commentaires n'ont pas entraîné une modification de la règle. La trousse à l'intention des demandeurs d'asile soulignera qu'il incombe aux demandeurs d'asile de fournir les documents pertinents et précisera quels documents pourraient être considérés comme acceptables.

Conseil inscrit au dossier

Trois répondants ont commenté le processus que le conseil inscrit au dossier doit suivre pour se retirer. Plus particulièrement, des répondants ont demandé que la règle selon laquelle le conseil inscrit au dossier reste en fonction jusqu'à l'acceptation de la demande soit modifiée pour indiquer que la personne cesse d'être le conseil inscrit au dossier dès que la Section reçoit l'avis écrit. Même s'il est peu probable que la CISR exige que le conseil inscrit au dossier continue de représenter un demandeur d'asile si la demande a été faite à la Section en temps opportun, la Commission soutient qu'elle peut rejeter la demande dans certaines circonstances (p. ex. si le fait d'accepter la demande retarderait une procédure ou entraînerait une injustice). Par conséquent, la règle n'a pas été modifiée.

Représentants désignés

Plusieurs répondants ont formulé des commentaires sur les règles concernant les représentants désignés. Par exemple, un répondant souhaitait que les règles soient modifiées afin qu'un représentant puisse être désigné par l'agent au moment de l'entrevue visant à déterminer la recevabilité et non uniquement par la Section. Même si la CISR reconnaît qu'un représentant devrait être désigné le plus rapidement possible durant le processus, la CISR n'a pas le pouvoir de désigner un représentant avant que la demande d'asile soit déférée, et l'agent n'a pas le pouvoir de le faire au moment de l'entrevue visant à déterminer la recevabilité. Par conséquent, la règle n'est pas modifiée. Cependant, les Règles de la SPR exigent déjà de l'agent ayant déféré la demande d'asile qu'il informe la SPR du fait que le demandeur d'asile aura besoin d'un représentant désigné et de fournir les coordonnées de tout représentant désigné proposé.

Divulgation de renseignements personnels

Un répondant a formulé un commentaire sur la règle révisée permettant d'utiliser des renseignements personnels divulgués pour une demande d'asile dans une autre demande d'asile, dans le cas de questions de fait semblables ou si l'information est pertinente dans le cadre de l'examen de la demande d'asile. D'après le répondant, les mesures énoncées dans les règles n'étaient pas suffisantes pour protéger les renseignements des personnes visées. La règle a été rédigée en tenant compte des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels; c'est pourquoi les règles n'ont pas été modifiées en réponse au commentaire de l'intervenant.

Questions d'intégrité

Plusieurs répondants ont commenté les règles portant sur l'exclusion, les questions d'intégrité, l'interdiction de territoire et la non recevabilité. Cinq répondants ont demandé le retrait de la règle exigeant que la CISR informe le ministre si, d'après la SPR, il est possible que la demande d'asile soulève des questions relatives à l'intégrité du système canadien de protection des réfugiés. En ce qui a trait à la partie de la règle qui fournit une liste d'exemples de circonstances pouvant entraîner un tel avis, plusieurs répondants ont indiqué que la modification du fondement de la demande d'asile ne devrait pas être un motif suffisant pour signaler au ministre un éventuel problème d'intégrité puisque cette situation pourrait être courante du fait que bon nombre de formulaires FDA seront remplis sans l'aide d'un conseil.

La CISR n'a pas retiré cette règle, car elle est conforme à l'un des objectifs de la LIPR, plus particulièrement celui énoncé à l'alinéa 3(2)e), qui consiste à « mettre en place une procédure équitable et efficace qui soit respectueuse, d'une part, de l'intégrité du processus canadien d'asile et, d'autre part, des droits et des libertés fondamentales reconnus à tout être humain ». La raison d'être de la règle est de montrer comment la CISR contribuera à la réalisation de cet objectif énoncé dans la LIPR. Le but de la règle est aussi de préciser de manière transparente ce qui peut amener un commissaire à signaler au ministre d'éventuels problèmes d'intégrité. Enfin, la règle limite son application en énonçant que le commissaire doit également croire que la participation du ministre pourrait contribuer à assurer l'instruction complète et adéquate de la demande d'asile.

Des répondants ont également demandé que le ministre soit tenu de fournir le fondement factuel de l'intervention. Selon la CISR, il n'est pas nécessaire de modifier la règle puisque le ministre est déjà tenu de justifier son intervention et, dans certaines circonstances, le ministre doit préciser les faits et les instruments législatifs sur lesquels le ministre s'appuiera dans son intervention.

Communication et utilisation des documents

Cinq répondants ont formulé des commentaires sur les règles concernant la transmission et l'utilisation des documents en ce qui a trait particulièrement aux délais déjà mentionnés. Un répondant a souligné qu'il est irréaliste de pouvoir répondre à la demande du ministre en seulement cinq jours, dans le cas d'une intervention. Même si la CISR reconnaît les difficultés associées à cette exigence, la règle n'a pas été modifiée puisque les délais sont conformes à l'ensemble des exigences opérationnelles énoncées dans les Règles. Les commissaires étudieront les demandes d'exemption à cette exigence et se prononceront au cas par cas.

Changement de la date et de l'heure

Quatre répondants se sont montrés critiques à l'égard des règles concernant les demandes de changement de la date ou de l'heure d'une procédure. Plus particulièrement, des commentaires ont été formulés à propos des délais pour présenter des demandes de changement de date et d'heure ainsi que de l'exigence touchant les certificats médicaux qui appuient une telle demande. La CISR a modifié certaines exigences (en ce qui a trait, tout particulièrement, aux délais et à certains éléments touchant les certificats médicaux), mais certaines suggestions des répondants n'ont pas entraîné de modifications. Par exemple, un répondant a suggéré que les règles soient modifiées afin qu'il soit indiqué que la SPR doit accepter la demande de changement de la date et de l'heure de la procédure si elle est raisonnable, plutôt que dans des circonstances exceptionnelles. Un autre répondant a aussi suggéré de simplifier la règle et de la rendre plus souple.

Comme une surveillance étroite mais raisonnable du changement de la date et de l'heure est essentielle au respect des délais énoncés dans le RIPR et à l'objectif global de la LIPR modifiée, la CISR a refusé de retirer l'exigence concernant la présence de circonstances exceptionnelles et a décidé de maintenir la structure globale de la règle telle qu'elle est rédigée.

Désistement

Plusieurs répondants ont critiqué les règles concernant la détermination du désistement d'une demande d'asile. Il a notamment été suggéré que la SPR fasse preuve d'une plus grande souplesse dans certains cas où le demandeur d'asile a besoin de plus de temps pour remplir un formulaire FDA. De plus, il a été suggéré que l'avis de convocation à une audience sur le désistement de la demande d'asile pour omission de transmettre un formulaire FDA ne soit pas inclus dans l'avis de convocation à l'audience. De plus, il a été suggéré que l'avis de désistement fournisse une explication très claire des conséquences pour que les demandeurs d'asile les comprennent bien.

En ce qui a trait à la souplesse, comme nous l'avons déjà mentionné, les commissaires peuvent toujours décider de ne pas appliquer une règle, à condition d'en aviser les parties, par principe d'équité et de justice naturelle. Puisque, dans les cas où il est justifié de le faire, les Règles peuvent être appliquées avec une certaine souplesse, les règles concernant le désistement n'ont pas été modifiées à cet égard.

Pour ce qui est de l'avis de convocation à l'audience sur le désistement, la CISR estime que le fait de fournir l'avis au demandeur d'asile au même moment que l'avis de convocation à l'audience permet d'avertir le demandeur d'asile le plus rapidement possible. De plus, les conséquences du désistement sont clairement expliquées dans la trousse que les demandeurs d'asile reçoivent en même temps que les avis de convocation.

Décisions

D'après certains commentaires, la SPR devrait accompagner toutes ses décisions de motifs écrits. La CISR pourrait adopter comme pratique d'accompagner toutes ses décisions de motifs écrits, mais la LIPR ne permet pas de prendre une règle à cet égard. La LIPR exige que la SPR fournisse des motifs (de vive voix ou par écrit), pour chaque décision finale, dans toutes les causes. La LIPR exige aussi que la SPR accompagne de motifs écrits chaque décision défavorable; si la SPR accueille une demande, des motifs écrits sont fournis seulement à la demande du demandeur d'asile ou du ministre ou « dans les circonstances établies dans les règles de la Commission ». Les Règles de la SPR exigent que des motifs écrits soient fournis dans presque toutes les circonstances.

Il a été mentionné qu'il devrait y avoir une règle exigeant que l'enregistrement audio de l'audience devant la SPR soit fourni au demandeur d'asile à la fin de l'audience ou au moment du prononcé de la décision. La CISR établira une pratique afin de veiller à ce que les demandeurs d'asile exigeant l'enregistrement audio de l'audience en vue d'un appel le reçoivent en temps opportun, après l'audience ou la décision. Puisque ce ne sont pas tous les demandeurs d'asile qui demandent à obtenir un enregistrement audio, il ne serait pas approprié que les Règles de la SPR exigent qu'il soit toujours fourni.

Commentaires sur les Règles de la SAR

Voici les principales préoccupations soulevées par les répondants qui n'ont pas entraîné de modification aux Règles de la SAR.

Prorogation du délai pou interjeter appel et mettre en état un appel

Plusieurs répondants ont formulé des commentaires sur les règles concernant la prorogation du délai pour interjeter appel et mettre en état un appel à la SAR. Par exemple, deux répondants ont suggéré que les règles permettent d'accueillir des demandes raisonnables de prorogation du délai pour fournir une transcription et des éléments de preuve. Il a également été suggéré que les Règles de la SAR incluent un processus de présentation d'une demande de prorogation du délai pour transmettre des documents à l'appui de l'appel qui ne sont pas encore disponibles. Les éléments à considérer pour accueillir une demande de prorogation du délai pour interjeter appel et mettre en état un appel sont énoncés dans le RIPR; il s'agit des principes d'équité et de justice naturelle. La CISR examinera les demandes au cas par cas et prendra en considération les facteurs énoncés dans le RIPR. Par conséquent, il est inutile d'ajouter des règles indiquant les circonstances dans lesquelles une demande de prorogation du délai pour interjeter appel et mettre en état un appel sera accueillie.

Affidavit au lieu d'une transcription

Il a été mentionné que les Règles de la SAR devraient permettre la présentation d'un affidavit détaillé au lieu d'une transcription. Aucune modification n'est nécessaire à cet égard puisque les Règles de la SAR n'exigent pas la présentation d'une transcription et n'empêchent pas non plus la présentation d'affidavits, puisqu'ils constituent des éléments de preuve documentaire.

Compétences du transcripteur

Il a été soulevé que les Règles de la SAR devraient mentionner les compétences des transcripteurs afin que les commissaires puissent être certains de l'exactitude de la transcription. La CISR considère de telles restrictions quant aux compétences comme une exigence excessive à imposer aux parties. De plus, les commissaires disposeront toujours d'une copie de l'enregistrement de l'audience devant la SPR et ne seront donc pas tenus de se fier uniquement à la déclaration du transcripteur pour en vérifier l'exactitude. La pratique qui consiste à ne pas exiger qu'un transcripteur possède des compétences précises est conforme à la pratique actuelle de la CISR, c'est-à-dire que les compétences de la personne qui a traduit les documents fournis par les parties ne sont pas à prouver.

Éléments de preuve et questions que la SAR doit prendre en considération

Un répondant a suggéré d'ajouter une règle selon laquelle, si la SAR prend en compte des questions que la personne n'a pas soulevées, tous les éléments de preuve pertinents devraient être examinés, peu importe la date à laquelle ils ont été fournis.

À cet égard, la CISR indique que le processus à la SAR sera principalement axé sur les parties et que la Section rendra une décision en se fondant sur les questions soulevées par les parties. Dans les rares cas où des questions à l'examen n'ont pas été soulevées par les parties, celles ci devraient en être informées, par souci de justice naturelle. En ce qui a trait au moment où certains éléments de preuve sont fournis, les éléments à considérer seraient régis par les dispositions pertinentes de la LIPR, particulièrement l'article 110, qui présente une liste des éléments de preuve que la SAR peut prendre en considération. Mentionnons toutefois que de nouveaux éléments de preuve ne sont pas nécessaires pour interjeter appel devant la SAR.

Dépôt de l'enregistrement audio de l'audience devant la SPR

Deux répondants ont suggéré que les règles soient modifiées pour que l'on puisse demander le dépôt de l'enregistrement audio de l'audience devant la SPR au lieu d'une transcription et que cet enregistrement soit fourni à la personne à la fin de l'audience devant la SPR.

La CISR soutient qu'il n'est pas nécessaire de déposer l'enregistrement audio puisque les Règles de la SAR prévoient qu'il figure au dossier de la SPR que le commissaire consulte au moment de rendre sa décision. Rien n'empêche une partie de faire référence à une section de l'enregistrement dans ses observations.

Jonction automatique d'appels

Un répondant s'est dit préoccupé par la jonction automatique d'appels dans le cas où des demandes d'asile connexes ont été jointes au moment de la décision de la SPR et a demandé que la règle prévoie la possibilité de s'opposer à la jonction. La CISR a examiné ce commentaire et a conclu que la règle de la SAR donne déjà l'occasion à toute personne de s'opposer à la jonction des appels en donnant la possibilité de présenter une demande de séparation des appels.

Déroulement des audiences devant la SAR

En plus des commentaires précédents concernant le déroulement des audiences de la SPR, une critique a été formulée par un répondant concernant la capacité de la SAR de limiter l'interrogatoire des témoins. D'après ce répondant, les personnes ne devraient pas voir leur interrogatoire limité, s'il leur permet de justifier leur situation, particulièrement si elles ne sont pas représentées.

La règle concernant la capacité de limiter l'interrogatoire de témoins est bien étayée par la jurisprudence. En outre, puisque la portée des audiences devant la SAR sera restreinte et que le commissaire sera la dernière personne à interroger les témoins, la CISR estime qu'il est particulièrement important d'énoncer cette capacité dans les Règles de la SAR.

Politiques stratégiques, formulaires et activités de la SAR

Un répondant a suggéré que la SAR fournisse des formulaires qui aideraient les appelants à mieux comprendre la procédure devant la SAR. Plus particulièrement, il a été suggéré que le processus d'appel et de demande de prorogation soit facilité grâce à des formulaires simples que les personnes non représentées seraient en mesure de remplir. La CISR a l'intention de fournir ce type de formulaire, et la Section a tenu des consultations officieuses à cet égard. Cependant, puisque ces formulaires ne sont pas visés par les Règles de la SAR, aucune modification à une règle n'est nécessaire.

Un répondant a mentionné que la SAR devrait publier de l'information sur les cas à venir qui comparaîtront devant un tribunal constitué de trois commissaires de façon à protéger les renseignements personnels; ainsi, les personnes souhaitant participer pourraient envisager la possibilité de présenter une demande à cet égard. La CISR a l'intention de fournir de plus amples renseignements sur le processus d'affectation et le déroulement des audiences d'appel devant le tribunal constitué de trois commissaires dans d'autres politiques, y compris sur la demande de participer présentée par un tiers. Par conséquent, aucune modification des Règles de la SAR n'est nécessaire.

Personnes vulnérables

Plusieurs répondants ont exprimé certaines préoccupations quant aux personnes vulnérables. Il a été suggéré que les Directives n^o 8 : Directives sur les procédures concernant les personnes vulnérables qui comparaissent devant la CISR s'appliquent à la SAR. Puisque la CISR a l'intention de revoir ces directives et de les mettre à jour qu'elles s'appliquent explicitement à la SAR, aucune modification des Règles de la SAR n'est nécessaire.

Un répondant a suggéré que la Commission exerce un pouvoir discrétionnaire pour rendre une réponse favorable à l'égard des personnes vulnérables en ce qui a trait à l'utilisation de documents sans qu'elles aient recours à à la règle d'application générale, comme c'est le cas pour le ministre. Un autre répondant a également indiqué que les exigences procédurales devraient être plus souples pour ce qui est de la présentation et de la langue des documents en ce qui concerne les personnes non représentées ou détenues.

La SAR prendra des mesures pour accommoder les parties au cas par cas. Comme pour toute exigence procédurale, la Section examinera toutes les demandes et appliquera le principe de l'équité et de la justice naturelle. Lorsque des mesures d'adaptation sont prises, un avis en ce sens sera fourni aux parties.

Justification

Comme il a été mentionné précédemment, les Règles de la SPR et les Règles de la SAR contribuent de façon importante à la réalisation des objectifs généraux de la LMRER et de la LVPSIC, et elles sont conformes aux modifications législatives qui y sont établies. L'objectif qui sous tend les nouvelles Règles de la SPR et Règles de la SAR est de garantir que ces règles soient claires et qu'elles correspondent à la LIPR, suivant les modifications découlant de la LMRER et de la LVPSIC.

De plus, les Règles de la SPR et les Règles de la SAR fournissent des directives claires et transparentes sur les pratiques et les procédures des sections aux parties et à leur conseil qui comparaissent devant la CISR, aux commissaires qui rendent des décisions sur les cas et au personnel de la CISR qui appuie le processus décisionnel. Ces directives assurent l'uniformité du processus dans le cadre duquel les parties comparaissent devant les sections de la CISR et y présentent leurs cas, ce qui contribue à un traitement administratif efficient des cas. En outre, elles fournissent une orientation aux sections pour garantir le traitement uniforme des cas, dans le respect des principes d'équité et de justice naturelle. L'administration efficiente des cas, rendue possible par l'application des Règles, facilite la réalisation de l'objectif global de la LMRER et de la LVPSIC.

Comme il a déjà été indiqué, si les nouvelles Règles de la SPR et Règles de la SAR ne sont pas prises avant la mise en œuvre du nouveau système, il sera impossible d'appliquer la LMRER et la LVPSIC comme il se doit.

Mise en œuvre, application et normes de service

La mise en œuvre des Règles de la SPR et des Règles de la SAR comprendra des activités liées à la création de nouveaux processus, formulaires, documents et manuels de gestion de cas, ainsi que de nouvelles politiques qui appuieront les règles, de même que des activités de formation à l'intention du personnel concerné par les Règles de la SPR et Règles de la SAR.

Toutes ces activités sont menées dans le cadre de la stratégie globale de mise en œuvre de la LMRER et de la LVPSIC.

Mesure du rendement et évaluation

CIC procédera à une évaluation du nouveau système de protection des réfugiés suivant la LMRER et la LVPSIC, trois ans après son entrée en vigueur. L'évaluation sera coordonnée par CIC, et tous les partenaires touchés par la mise en œuvre de la LMRER et de la LVPSIC y participeront. La CISR prendra part à l'évaluation d'une manière compatible avec son statut de tribunal administratif indépendant.

Personne ressource

Sylvia Cox-Duquette
Avocate générale principale
Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada
344, rue Slater
Ottawa, Ontario
K1A 0K1
Courriel : reforme-reform@cisr-irb.gc.ca
Télécopieur : 613-995-2355